Карточка учета взносов и суточные: вы уже внесли изменения в учетную политику-2017?

В свете последних налоговых потрясений, связанных с кампанией по сдаче отчетности по взносам за I квартал 2017 года, бухгалтерам было не до учетной политики. Однако, пока не слишком поздно, давайте вспомним про этот важнейший документ и поговорим о том, какие изменения нужно было внести в него по состоянию еще на 1 января 2017 г.

Учет взносов: как организовать

И первое изменение касается формирования новой карточки по страховым взносам. Самое главное – такая карточка учета страховых взносов должна быть в наличии у каждой организации и предпринимателя с наемными работниками (п. 4 ст. 431 НК РФ). Поскольку ФНС не разрабатывала и не утверждала никаких шаблонов данной формы, то компания вправе разработать ее самостоятельно.

НК РФ также не содержит каких-либо конкретных требований к учету взносов. Основное – нужно вести такой документ по каждому работнику. Если на каждого работника организации карточки не окажется, то существует риск неверно рассчитать взносы, что может образовать их недоимку, и, соответственно, компания получит штрафные санкции в размере 20% от суммы недоимки.

Также помните, что форму прошлогоднего регистра использовать нельзя, поскольку она основана на положениях уже отмененного Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ (далее по тексту – Закон № 212-ФЗ).

Если не сделать новую форму карточки, то возможен риск, что при налоговой проверке взносов, проверяющие сочтут, что у вас ее вовсе нет. Тогда компания может получить штраф в размере 200 руб. за каждую отсутствующую карточку.

Возможно, что такие карточки ведутся уже в вашей программе и заполняются автоматически. Главное – проверить их соответствие требованиям 2017 года.

Кроме того, контролируйте процесс заполнения, чтобы быть уверенными в правильности отраженных в форме сумм. Электронные карточки распечатывайте по итогам каждого года и заверяйте подписью главного бухгалтера. Также возможно их хранение и в электронном виде, но только если заверите электронной подписью.

Как известно, взносы на травматизм остались за ФСС РФ. Но и здесь существуют нормы закона, в которых установлена обязанность работодателя вести учет по этому виду взносов (п. 17 ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ). Поскольку администрируют взносы разные государственные структуры, компании вправе вести единую карточку по учету всех видов взносов.

Как сформировать карточку

Для разработки формы можно использовать карточку, рекомендованную ранее фондами (Письмо от 09.12.2014 ПФР №АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380). Если в качестве учетной формы вы решите использовать данный бланк, то необходимо будет ссылку на Закон №212-ФЗ заменить ссылками на НК РФ.

Однако, возможно упростить форму и разработать шаблон, который представлен ниже. Скачать образец можно тут.

Что с суточными?

Если говорить о втором изменении, то это установление лимита по суточным, освобожденным от обложения взносами (700 руб. по территории России и 2500 руб. – при поездках за границу (п. 2 ст. 422 НК РФ)). Понятно, что из-за внесения таких изменений организациям стало невыгодно выплачивать командированным работникам суточные в суммах, превышающих лимит.

В таком случае необходимо уменьшить размер суточных и обновить Положение о командировках. Для этого достаточно издать приказ руководителя организации (образец приведен ниже).

Также обращаю внимание, что в данной ситуации не требуется оповещение сотрудников, которые постоянно ездят в командировки, за два месяца. Ведь условия труда не изменяются.

Образец приказа можно скачать тут.

Комментарии к позициям, выделенным желтым маркером:

1. Компания имеет полное право в любое удобное ей время уменьшать или увеличивать размер суточных. Это не обязательно делать с 01.01.2017 года.

2. Лучше указать в приказе фразу о том, что суммы превышения суточных облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. Работники бухгалтерии обратят внимание на то, что изменилось в расчетах.

3. Компания может установить для разных категорий работников различный размер суточных. Как, например, в данном приказе: для руководства установлен повышенный размер, для остальных работников – в пределах лимита.