Зачем вам товарный учет: пора бросить тетрадки, Excel и начать работать быстрее конкурентов

С каждым днем предпринимателям добавляют все больше хлопот. Раньше главное было выбить чек при продаже товара, а сейчас этого уже мало: надо указать в чеке, какой товар был продан и по какой цене. За несоблюдение требований к кассовому чеку могут и оштрафовать. А если вы реализуете товар, подлежащий маркировке, то информация о продажах должна передаваться в соответствующую систему, иначе — правильно, снова штраф. Избежать штрафов поможет вовремя настроенный автоматизированный товарный учет.

Чтобы вести учет по закону, нужно его правильно организовать. Давайте подробно разберемся, как это сделать.

Под товарным учетом понимают совокупность операций:

• реализация товаров;

• производство товаров;

• закупка товаров для перепродажи;

• перемещение между организациями;

• списание;

• возврат и т.д.

Как организовать товарный учет

Небольшие предприятия, у которых ассортимент состоит из нескольких позиций и не изменяется (например, вы продаете кофе черный и кофе с молоком и все), до какого-то момента могут вести товарный учет, допустим, в Excel.

Если же на предприятии более 100 позиций товаров, то есть смысл как можно скорее ввести автоматизированный товарный учет, чтобы не запутаться в ценах, остатках, скидках, акциях.

Узнайте больше о возможностях управления торговлей в сервисе МойСклад

Вести товарный учет в организации можно двумя способами:

1. По старинке, на бумаге. Надежно, но очень объемно и, если ваш бухгалтер не находится в офисе все время, возникает необходимость возить ему большие стопки документов.

2. В электронном виде. Удобно, в частности при приемке товаров. Можно отсканировать накладную и данные автоматически загрузятся в программу учета. При реализации маркированных товаров информация автоматически передается в Честный Знак после продажи. Во время инвентаризации удобно сверять остатки с помощью сканера: они автоматически проверяются по информационной базе. А если вы ведете учет в облачном сервисе, то данные всегда под рукой: они доступны с любого устройства, даже с телефона.

Стоит сказать, что для товаров, подлежащих маркировке, электронный документооборот обязателен. Сведения о любых действиях с ними должны передаваться в систему Честный Знак. Сделать это вручную невозможно — только автоматически через интернет или онлайн-кассу. Уже сейчас маркировать нужно множество товаров от одежды до молочных продуктов, и к системе быстро подключаются новые категории.

А с тех пор, как налоговики разрешили хранить первичную документацию в электронном виде, бумажные документы становятся все менее актуальными.

Если у вас розничный магазин с большим ассортиментом, то без автоматизации учета вам не обойтись. Во-первых, вы обязаны установить онлайн-кассу. Во-вторых, чтобы оптимизировать процессы и свести к минимуму ошибки персонала, лучше интегрировать онлайн-кассу с системой складского учета.

Настройте товарный учет для розничной торговли здесь.

Как строится товарный учет в розничном магазине:

1. Оприходование поступивших товаров: сканируем накладные или вносим в программу вручную;

2. Направление продукции на склад;

3. Со склада отправляем товары в магазин и оформляем перемещение;

4. Продаем товары (обычно через онлайн-кассу), товары автоматически списываются с учета;

5. Закрываем смену, сверяем и корректируем остатки.

Если учет автоматизирован и ошибок в течение отчетного периода не было, то и инвентаризация пройдет очень быстро.

Как провести инвентаризацию в магазине

Предпринимательская деятельность не ограничивается учетными операциями. Законы постоянно меняются, требования ужесточаются, и активным предпринимателям необходимо интегрировать учет с решениями для работы с кассой, которые поддерживают новые правила. Возьмем изменения, которые касаются товарных чеков.

Учет и касса: все о требованиях к кассовому чеку

Все подробные требования к кассовому чеку можно узнать из ст. 4.7 ФЗ-54 от 22.05.2003 г., в частности там указаны следующие обязательные элементы:

1. Наименование товаров/работ/услуг.

2. Количество данных товаров или услуг.

3. Цена за единицу продукции с учетом скидок на день продажи.

Однако единого требования к тому, как правильно прописать наименование товара, нет. Есть только рекомендации от налоговиков о том, что покупатель должен понимать, что он купил, а значит поле «наименование товара» должно быть заполнено четко и подробно.

Подробнее о наименовании товара в чеке читайте тут.

Если в чеке отсутствует номенклатура, то штраф для предпринимателей и предприятий до 10 000 рублей.

Для маркированных товаров в чеке должен быть реквизит «код товара», в котором указывается код идентификации, содержащийся в средстве идентификации товара (например в штрих-коде). Обязательно в коде в печатной форме нужно указать «[М]».

Сервис МойСклад позволяет вести учет маркированных товаров — их поступление и реализацию, так как информация о действиях с такими товарами должна сразу попадать в Честный Знак. Напомним, что под маркировку в 2020 году попадают сигареты, шины, духи, фотокамеры, вспышки, обувь и некоторые виды одежды и белья. Постепенно запускается маркировка и для молочной продукции.

Чтобы узнать, нужно ли маркировать именно ваши товары, прочтите перечень в распоряжении Правительства РФ 792-р (читать подробности и скачать Распоряжение).

Штраф за продажу немаркированной продукции. Обычных граждан ждет штраф до 4 000 рублей. Должностным лицам придется заплатить до 10 000 рублей, а юридическим — до 300 000 рублей. Индивидуальные предприниматели, которые производят товары без маркировки или торгуют ими, рискуют получить штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Подробнее о штрафах при отсутствии маркировки читайте здесь.

Чтобы не доводить дело до штрафа, советуем использовать решение для автоматизированного учета МойСклад, который объединяет товарный учет и кассовую программу. Чеки всегда будут отвечать последним требованиям законодательства, проблем с маркировкой не возникнет, а инвентаризации будут проходить гораздо быстрее.

Начните вести товарный учет бесплатно вместе с МоимСкладом

Как развивать бизнес с помощью товарного учета

Организация товарного учета, безусловно, правильное решение для предприятия, ведь автоматизированный учет, как минимум даст вам порядок в магазине и на складе, поможет не упустить всех изменений в законодательстве и выдавать правильные чеки, а как максимум поможет решить многие управленческие проблемы и развивать свой бизнес. Как товарный учет может помочь предпринимателю:

• Анализ ассортимента. Если на предприятии организован товарный учет, то менеджеру по закупкам будет проще отследить, какие товары пользуются наибольшим спросом, а какие лежат и ждут, когда их спишут, потому что истек срок годности.

Чтобы товары не залеживались, учетная программа позволяет выгружать аналитику, на основе которой можно совершенствовать ассортимент и составлять оптимальные заказы на поставки новых товаров.

Также анализ ассортимента позволит отследить изменения в закупочной цене и при необходимости быстро корректировать цену реализации.

Анализ ассортимента в товарном учете позволит избежать задвоений в номенклатуре. Бывает, что поставщики привезли товар, который по накладным проходит как «Молоко 3,2%», а на следующий день привезли этот же товар, но его название теперь «Молоко 3,2». Казалось бы, один и тот же товар, но при отражении в учете его могут внести как новую позицию, и получится «задвоение», которое также будет видно при анализе.

• Постоянный контроль ваших сотрудников. Все действия с товарами сразу отражаются в программе. Вы всегда знаете, кто принимал товар, кто оформлял возврат или делал скидку, поэтому сделать лишнюю операцию для своей выгоды продавец уже не сможет.

Если вдруг покупатель оставил чек на кассе, а продавец решил оформить возврат и оставить деньги себе, то, во-первых, инвентаризация покажет недостачу (товар забрал покупатель, и в магазине его уже нет), а во-вторых, в программе будет видно, кто оформил такой возврат.

• Печать ценников и этикеток со штрих-кодами возможна прямо из программы товарного учета. МойСклад позволяет формировать собственные шаблоны и еще до печати смотреть, как будут выглядеть ваши этикетки и ценники. Все документы, необходимые для правильного ведения товарного учета (чеки, накладные, счета-фактуры, кассовые ордера и многое другое), тоже можно сформировать прямо в программе.

• Работа с маркетплейсами. Если вы решили расширить бизнес и начать работать с маркетплейсами типа Wildberries или Ozon, то без налаженного товарного и складского учета вам не обойтись.

Приложение МойСклад позволяет автоматически выгружать все товары, находящиеся в вашем товарном учете, сразу на маркетплейс. В дальнейшем все изменения в ценах также автоматически будут отражаться на площадке.

Помимо этого, на маркетплейс автоматически будет поступать информация об остатках на складах, чтобы не получилось неприятной ситуации, когда покупатель делает заказ, а у вас такой позиции уже нет в наличии. За подобные ситуации маркетплейс штрафует и блокирует продавцов.

С МоимСкладом таких ситуаций не возникнет. Все надежно и быстро, можно начать торговлю в интернете, даже не имея собственного сайта, организованной доставки и навыков продвижения.

• Работа со сложными товарами. Актуальная тема для предприятий общественного питания, где товары производятся по технологическим картам и являются составными. Можно отслеживать, что пробивает официант на кассе, и действительно ли со склада были списаны ингредиенты, необходимые для производства этого блюда.

Автоматизированный товарный учет — это не прихоть, а необходимость. Если вы хотите быстро развиваться, получать дополнительную прибыль и выходить на новые площадки продаж, то вам просто необходим товарный учет. С налаженным учетом вы всегда будете в курсе дел своего предприятия, сможете контролировать своих сотрудников, анализировать ассортимент и вводить новые позиции товаров, вам не грозят нулевые остатки на складах и блокировка на маркетплейсах, инвентаризация перестанет быть головной болью.

Склад, продажи, маркировка и кассы

Попробуйте бесплатно прямо сейчас

Попробовать

• Наш аккаунт в Instagram

• Канал на YouTube

• Группа в ВК

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/tovarnyy-uchet-v-magazine-roznichnoy-torgovli/