Контрагенты-самозанятые — это теперь не экзотика, а обыденность. Для решения определенных задач компаниям гораздо выгоднее нанимать физлиц, зарегистрированных в качестве плательщиков НПД, чем обычных физлиц по договорам ГПХ.
Но чтобы процесс такого сотрудничества прошел гладко, необходимо соблюдать определенные правила безопасности.
В этом материале расскажем об общих принципах работы с самозанятыми и ответим на некоторые вопросы, которые были заданы в ходе недавнего вебинара.
Деталь № 1. Проверяем статус
Перед тем, как начать сотрудничество с самозанятым исполнителем, необходимо проверить его статус — действительно ли данный человек на данный момент является плательщиком НПД.
Для этой цели можно воспользоваться специальным бесплатным сервисом, который выдает сведения о наличии статуса плательщика НПД на заданную дату.
Поиск там осуществляется исключительно по ИНН. Поэтому если человек предъявил бухгалтерии заказчика только паспорт, придется сначала выяснить ИНН исполнителя. Если у самозанятого на руках нет свидетельства с ИНН, пробить номер можно по данным паспорта с помощью специального сервиса ФНС. Даже если самозанятый сам сообщил свой ИНН, будет нелишним сначала проверить, действительно ли этот ИНН присвоен именно этому физлицу, и уже потом — действительно ли человек с таким ИНН зарегистрирован в качестве плательщика НПД.
Деталь № 2. Проверяем наличие трудовых отношений в прошлом
Закон запрещает сотрудничество в рамках НПД с лицами, которые являются штатными сотрудниками компании или являлись таковыми в течение последних 2 лет.
Поэтому проверьте кадровые документы. Самозанятый не должен быть вашим бывшим сотрудником, недавно работавшим по трудовому договору.
При этом если он ранее привлекался по договору ГПХ, это не будет помехой для заключения с ним договора в рамках НПД.
Деталь № 3. Составляем договор
При составлении договора следует указать, что исполнитель имеет статус плательщика НПД.
Например, в преамбуле договора с самозанятым можно написать так:
Иванов Сергей Сергеевич, являющийся налогоплательщиком налога на профессиональный доход, именуемый в дальнейшем Исполнитель.
Также будет нелишним прописать в договоре ответственность самозанятого исполнителя за утрату им статуса плательщика НПД в процессе сотрудничества.
Дело в том, что в случае трансформации самозанятого в обычное физлицо компании-заказчику грозят финансовые потери. На фирму возлагается обязанность по исчислению и уплате НДФЛ и страховых взносов в отношении физлица, с даты утраты последним права на применение НПД. Об этом, в частности, предупреждает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.
Еще один нюанс, который следует учесть при составлении договора — это его формулировки. Договор ГПХ ни в коем случае не должен содержать признаки трудового договора.
Налоговики предупреждают, что схему подмены трудовых отношений гражданскими с привлечением самозанятых будут пресекаться. Проверки уже идут.
Деталь № 4. Оплачиваем услугу
Перед тем, как произвести оплату, еще раз проверьте наличие у самозанятого статуса плательщика НПД в сервисе ФНС. Ситуация может поменяться за один день. Поэтому важно знать, что на дату икс человек все еще самозанятый и выплаченная ему сумму не будет облагаться НДФЛ и взносами.
В своей профессиональной деятельности самозанятые используют обычный банковский счет физлица, к которому привязана карта.
При оплате не забывайте, что вы производите перечисление на счет физического лица и за это взимается комиссия.
Если в силу специфики своей деятельности у компании много контрагентов-самозанятых, то производить оплату можно по реестру.
Такую услугу, в частности, предоставляет МТС-банк при помощи онлайн-сервиса выплат вознаграждений на счета самозанятых. Перед отправкой платежей проверяется статус самозанятости, если ответ ФНС отрицательный, то деньги не уйдут до корректировки статуса. По перечисленным суммам банк сам пробьет чеки за самозанятых и пришлет документы. Бухгалтерии больше не нужно собирать чеки.
Кроме того, МТС-банк оказывает своим клиентам и другие услуги:
- Регистрация самозанятых (если потенциальный исполнитель работ готов зарегистрироваться и заинтересован в заказе от юрлица).
- Проверка статуса. От вас — только список физлиц, а мы сообщим об их статусе самозанятости.
- Резервирование и уплата налога на профессиональный доход по уплаченным от юрлиц суммам.
- Страховые продукты для самозанятых — страхование ответственности, медицинские страховки, включая Covid и другие. Для организаций особое предложение — если самозанятые будут оформлять страхование через вас, то вы получите вознаграждение.
Бесплатный счет для бизнеса. Открытие без визита в банк — представитель доставит документы в удобные время и место.
Деталь № 5. Получаем документы
После оплаты самозанятый обязательно должен выдать чек, который он формирует в приложении «Мой налог».
При безналичном расчете чек должен быть сформирован и передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.
Чек — это наиважнейший документ при работе с самозанятыми. Без чека учесть эту выплату в составе расходов заказчик не может. Об этом, в частности, напоминает ФНС в письме от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@.
Обратите внимание на содержание чека. Там должен быть указан ИНН компании-заказчика. Если самозанятый ошибся при формировании чека, он должен аннулировать неправильный чек и сформировать новый, с правильными данными.
Имейте в виду, что чек плательщик НПД обязан вам выдать даже если он является индивидуальным предпринимателем.
Кроме чека компании потребуется акт выполненных работ. Этот закрывающий документ фиксирует дату оказания услуги и влияет на отражение расходов в налоговом учете, ведь даты в чеке и акте могут быть в разных отчетных периодах.
Еще раз озвучим риски и опасности, которые возможны при сотрудничестве с самозанятыми исполнителями. Избегайте таких нарушений.
Риск № 1. Самозанятый — ваш бывший сотрудник
Об этом в компании, кстати могут и не помнить, если штат большой и текучесть кадров внушительная.
Риск № 2. Самозанятый — вовсе не самозанятый
Статус плательщика НПД — это не константа. Человек может добровольно от него отказаться, или же быть снят с учета в принудительном порядке, например, из-за превышения дохода.
Риск № 3. В договоре с самозанятым — признаки трудового
Отношения с самозанятыми должны быть гражданско-правовыми и не должны по сути своей являться трудовыми. Самозанятый исполнитель — это не ваш сотрудник. Он не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.
Помните, что по договору ГПХ исполнителем выполняется какая-то конкретная разовая работа, а по трудовому договору работник выполняет определенные трудовые функции.
Риск № 4. Самозанятый не выдал вам чек
Мало произвести оплату, надо еще получить от исполнителя чек из «Моего налога». Следите за тем, чтобы чек вам предоставили.
Риск № 5. В чеке ошибка
Самозанятый может ненамеренно ошибиться при указании ИНН вашей компании или вида оказанной услуги. Поэтому проверяйте чеки.
Отвечаем на ваши вопросы
Можно ли нанять самозанятого для создания сайта компании в интернете?
Перечень видов деятельности, разрешенных для самозанятых, не является закрытым. Разрешено все, что не запрещено.
В частности, под запретом — продажа покупных товаров и сдача в аренду нежилой недвижимости.
Несомненно самозанятый может заниматься созданием сайтов, оказывать услуги по их поисковой оптимизации и т.д.
При этом не важно, где находится заказчик сайта. Работу можно выполнять дистанционно, будучи зарегистрированным в качестве плательщика НПД по месту жительства.
Применяется ли «антиотмывочный закон» 115-ФЗ к самозанятым?
115-ФЗ касается всех — и организаций, и ИП, и обычных физлиц, и самозанятых.
В своей деятельности самозанятые используют обычные счета физлиц.
ФНС считает налог самозанятых на основании дохода по выданным чекам в приложении «Мой налог», а не на основе мониторинга поступления денег на карту.
На заре введения НПД в 2019 году самозанятые нередко сталкивались с негативной реакцией банков на активные движения по счету, который для предпринимательской деятельности не предназначен. Самозанятым блокировали счета по 115-ФЗ.
Между тем деятельность самозанятых не предпринимательская, а профессиональная.
ЦБ выпустил рекомендации для банков, в которых отметил, что при определении источников денег необходимо учитывать информацию о статусе клиента как самозанятого и фиксировать эту информацию в анкете.
Об этом говорится в письме № ИН-06-59/46 от 30.05.2019 «О подходах к порядку реализации кредитными организациями права, предусмотренного подпунктом 1.1 пункта 1 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ, в отношении самозанятых».
Кроме того, ЦБ в письме от 19.12.2019 № ИН-014-12/94 рекомендовал банкам не допускать необоснованные отказы от проведения операций по текущему банковскому счету только по причине поступления на такие банковские счета денежных средств в виде профессиональных доходов физических лиц, применяющих специальный налоговый режим НПД.
Но тем не менее самозанятым целесообразно завести отдельную карту, которая будет применяться только для профессиональной деятельности и на которую будут поступать доходы, облагаемые НПД.
Станьте самозанятым с бесплатной виртуальной картой #ЯСАМ: снимайте деньги в банкоматах любых банков, принимайте платежи от юрлиц без комиссий, переводите деньги на другие карты по номеру телефона.
Начать дискуссию