В период кризиса любое предприятие думает прежде всего о том, как сохранить свои позиции на рынке, поддержать на должном уровне ликвидность, обеспечить максимально эффективный контроль за расходование денежных средств. Особенно важно в период изменений не застыть в неподвижном состоянии и не дать стрессу парализовать работу. Это первое средство, которое не позволит бизнесу «умереть». Что дальше?
Стимулировать «кровообращение» компании в виде денежных потоков и лечить его «больные места» в виде лишних расходов. Ведь необоснованно высокие затраты являются одним из главных рисков любого бизнеса особенно в период нестабильности. Руководитель в данной ситуации является лидером любых изменений, который обязан реинтегрировать процессы в организации таким образом, чтобы она была в состоянии совладать с постоянно возникающими новыми и новыми проблемами. А лучший способ справиться с изменениями - это самому оказать помощь в их осуществлении.
Как сократить затраты во время кризиса?
Определяющим фактором положения компании на рынке сегодня является её умение и возможность сконцентрироваться на решении приоритетных задач основного бизнеса при максимальном сокращении затрат времени, сил и денег на «поддерживающие» функции. Острая необходимость сокращения затрат уже подвигла многие компании к сокращению персонала, снижению заработной платы, урезанию социальных пакетов для сотрудников. Конечно, без некоторых штатных должностей можно спокойно обойтись в кризисный период, но вот с отсутствием финансового и бухгалтерского подразделения деятельность любой компании будет повержена в полный хаос. И дело не только в обязанности предоставлять налоговую и бухгалтерскую отчетность для фискальных органов, но и в необходимости четко понимать, что же происходит с Вашим бизнесом. В такой ситуации существенную помощь окажут профессиональные компании, которым можно передать «непрофильный» функционал на исполнение.
Есть решение, позволяющее не только существенно — до 30-40% снизить затраты на работу финансового и бухгалтерского подразделений, не сокращая объема выполняемых работ, но и получить дополнительные преимущества по сравнению с применяемым в настоящий момент способом организации работы бухгалтерии. При этом ключевым моментом в принятия решения о начале перехода на рельсы аустсорсинга, конечно, является «золотое правило» внедрения любого новшества: общий положительный эффект от нововведения должен превышать затраты на его создание.
Несмотря на текущий кризис, многие компании не намерены отказываться от своих планов развития и выходов на новые рынки. Вариант аутсорсинга является несравнимым преимуществом для подобных компаний и организаций, находящихся на этапе start-up. В этот момент все процессы и идеи находятся в зачаточном состоянии, бизнес учится расти в новых сложных условиях, начинает решать нестандартные проблемы, диктуемые молниеносно меняющейся окружающей средой, формировать бюджеты и, что самое непростое, жить с учетом их ограничений. На этом этапе любая компания похожа на ребенка, которому нужен хороший учитель для того, чтобы спокойно встать на ноги, научится ходить и войти в период с роста с необходимыми знаниями и должной организацией всех процессов. Пока фирма молодая и сравнительно небольшая, ошибки, которые могут быть сделаны, не очень велики и их последствия сравнительно неопасны, что нельзя сказать о масштабном бизнесе с огромной неорганизованной структурой. Привести процессы в божеский вид на втором этапе будет значительно труднее и дороже.
Процесс глобализации и международной интеграции привел к тому, что в связи с ростом благосостояния, уровня жизни, а так же квалификации персонала в развивающихся странах стоимость потребляемых у них подобного рода услуг, продолжала неуклонно расти и приближаться к среднему уровню развитых стран. Казалось бы, коллапс мировой экономики, наблюдаемый в настоящее время, поставил жирную точку в этом процессе, но он же одновременно открыл и новые перспективы.
Неравномерность социально-экономического развития регионов России, например, открывает большие возможности для текущей реорганизации аутсорсингового бизнеса, который будет включать в себя определенную социальную составляющую, потому что спровоцирует открытие большого количества рабочих мест на периферии. Для создания качественного и одновременно бюджетного продукта компании-провайдеры услуг аутсорсинга уже начали интенсивное движение в регионы, где они быстро находят квалифицированный и недорогой персонал, открывают процессинговые центры и офисы с более низкими операционными расходами, в том числе по аренде и эксплуатации офисов. Одновременно с этим, аутсорсер аккумулирует все необходимые ему ресурсы и имеет единый центр контроля расходов. В то же время для компаний, приобретающих бухгалтерские и финансовые услуги совершенно нецелесообразно искать профильных специалистов в регионах, т.к. затраты при всех возможных вариантах организации работы значительно увеличиваются. При варианте перевода сотрудника из региона его проживания в регион, где осуществляет свою деятельность заинтересованное в нем предприятие будущему работнику необходимо обеспечение переезда, места проживания, временной регистрации и т.п., что представляет собой дополнительные разовые и регулярные расходы, которые могут свести на нет цель сэкономить. Организация же обособленного подразделения требует ещё больших вложений денег, сил и времени, кроме того для дистанционного управления необходима реорганизация действующей системы менеджмента в компании, не привыкшей работать в режиме филиальной сети.
Что передать на аутсорсинг?
В какой-то мере аутсорсинг можно сравнить с профилактикой здоровья организации, особенно необходимой в периоды таких финансовых катаклизмов как сейчас. Конечно, как и у любого лекарства у него имеются своя дозировка, показания и противопоказания, а так же побочные эффекты. Попробуем вначале разобраться с дозировкой. Какие же услуги возможно передать на специализированный бухгалтерский и финансовый аутсорсинг? В основе своей это следующие компетенции:
- ведение бухгалтерского и налогового учета;
- расчет заработной платы и налогов с ФОТ;
- кадровое делопроизводство;
- ведение управленческого учета и учета по МСФО.
Объем работ, как видим, перечислен огромный. Для его выполнения организации потребуется формировать как минимум два, а то и три отдела. При этом, перечисленный функционал достаточно легко аутсорсится, за некоторыми исключениями. Так, например, при наличии кассового аппарата книга кассира-операциониста должна вестись кассиром организации и передача такой функции провайдеру невозможна. В кадровом делопроизводстве так же имеется ряд ограничений и одно из них: заполнение трудовых книжек, которое логичнее оставить в ведении компании.
Очень часто предприятия сталкиваются с необходимостью организации системы налогового планирования. Между тем, на рынке труда не так много действительно грамотных специалистов в этой области. Большинство из них работают в сфере консалтингового бизнеса, получают солидную заработную плату и не думают о смене места работы. Решить эту проблему так же поможет аутсорсинг. Услуга по организации системы налогового планирования может быть предложена компаниям как входящая в состав комплексного пакета услуг, так и отдельным блоком.
В качестве противопоказания следует отметить, что применение такой схемы как мультисорсинг (распределение функций по нескольком провайдерам) для бухгалтерского и финансового учетов не подходит по ряду причин: нет смыла минимизировать зависимость от одного единственного поставщика услуг (т.к. это не ключевая компетенция), может способствовать существенному удорожанию услуги за счет роста транзакционных издержек и сравнительно высоких тарифов провайдеров, т.к. каждому из них передается лишь малый кусок ( в аутсорсинге применятся принцип: «Оптом - дешевле», который на практике выглядит как скидка для постоянного клиента).
Что сулит аутсорсинг?
Какие ситуации являются строгими «показаниями к применению»? Для работающих компаний это ситуации переживания бизнесом переходного или кризисного периода своего развития, когда изменения действующей структуры необходимы как воздух. Другими стимулами вполне могут быть мощный рост бизнеса, в результате которого нагрузка и затраты от непрофильных процессов существенно возрастают, так же как и трудности с наймом профессиональных сотрудников.
Для того чтобы эффективно сотрудничать с аутсорсером, компании прежде не пользовавшейся подобными услугами, требуется быть готовой к изменению части своих внутренних бизнес-процессов. А так же к тому, что в первое время по ряду причин, как то: отсутствия опыта аутсорсинга, сопротивления сотрудников внутри компании, ошибки в ведении бизнеса, аутсорсинг может показаться невыгодным, но, по прошествии срока первоначальных внутренних изменений, модель становится действительно эффективной.
Как уже было сказано, благодаря аутсорсингу компанией может быть достигнута существенная экономия издержек. Почему же провайдер финансовых и бухгалтерских услуг поможет компании сэкономить без снижения качества? Одна из причин упоминалась выше: ведение основной деятельности в регионах России, где затраты на оплату труда персонала, аренду офиса и коммунальные расходы значительно ниже. Другая - экономия на масштабе деятельности и унификации операций. Отточенные и формализованные бизнес-процессы, а так же организация системы централизованного контроля позволяют решать сложные вопросы гораздо быстрее и эффективнее.
Генри Минцберг в своей книге «Структура в кулаке: создание эффективной организации» заметил, что «сложные инновации требуют совершенно особой конфигурации, способной объединить специалистов разных профессий в слаженно функционирующие adhoc (специальные) проектные команды». Это очень сложно, если пытаться сконцентрировать проектные команды на решении непрофильных вопросов и задач дополнительно к основным функциям. Оптимальным вариантом здесь является фокусирование работы на основных прерогативах развития бизнеса, ведь любая компания преследует свои стратегические цели, которые на разных этапах развития должны лежать в основе её действий. Очень часто происходит так, что за ежедневной рутиной теряется смысл бизнеса и основным становится администрирование, развивается типичная бюрократическая модель управления и бизнес начинает медленно умирать. Тактические задачи компании требуют оптимизации, которая может быть достигнута с помощью аутсорсинга, в том числе бухгалтерских и финансовых услуг.
Адекватная оценка объемов и стоимости услуг аутсорсинговой компании позволяет сделать систему контроля затрат на ведение бухгалтерского, налогового и финансового учетов максимально простой и прозрачной, а открытость для финансового контроля позволяет максимально точно оценить финансовый результат работы бизнес-подразделений компании.
Ответственность профессиональных провайдеров бухгалтерских и финансовых услуг обычно застрахована, что служит дополнительной гарантией качества.
Кроме того, в случае с бухгалтерским и финансовым аутсорсингом отсутствует риск потери компетенции, т.к. аутсорсеру не отдается ключевая компетенция.
Как выбрать аутсорсера?
Очень важно правильно выбрать поставщика услуг, который обеспечит успех проекта передачи функций на аутсорсинг своим профессионализмом, а соответственно и качеством. Что следует учитывать прежде всего? На первом месте здесь однозначно выступает профессионализм, ведь компании нужны качественные услуги. Как его оценить? Можно это сделать путем получения рекомендации от клиентов будущего поставщика услуг, а так же попробовать произвести самостоятельную оценку в процессе переговоров. Это можно сделать посредством выяснении вопросов об организации внутренних бизнес-процессов (система контроля и внутреннего аудита, защиты информации клиентов), о наличии опыта работа с подобными клиентами, о квалификации специалистов, в том числе руководящего состава компании - аутсорсера. Естественным является вопрос о наличии полиса страхования профессиональной ответственности.
Несмотря на ряд ограничений и недостатков аутсорсинг бухгалтерских и финансовых услуг позволяет компании уделять больше внимания своему будущему, изучать новые тенденции на рынке, освободиться от груза большого количества текущих операций и позволить себе заниматься любимым и по настоящему необходимым делом. Компания по сути принимает изменения, не выпуская из рук свои основные ценности.
Следует помнить о том, что умение планировать свою деятельность, в том числе и финансовые потоки - это умение предвидеть будущие проблемы, а значит быть уже более чем на половину готовым к успешному их преодолению. Ведь для движения вперед следует, прежде всего, укрепить тылы!
Начать дискуссию