На фоне других забот руководителя выбор офисной техники для работы с документами кажется не столь серьезной проблемой. Тем не менее ошибки при выборе принтеров могут не только привести к увеличению издержек, но и замедлить развитие всей организации.
Особенно чувствителен к этому малый бизнес, в котором рост операционных расходов может значительно сказаться на показателях компании. Разобраться с критериями выбора принтеров или МФУ для небольшой организации и избежать ошибок поможет обзор iBusiness.
Этап 1: отсекаем лишнее
Дополнительные расходы — больное место практически всех СМБ-компаний. Поэтому некоторые нюансы лучше продумать еще до момента выбора — это позволит не переплачивать за неиспользуемые возможности и при этом не экономить в ущерб работе.
В первую очередь стоит определиться с типом устройства, которое подойдет компании. Это зависит от того, какие функции ему придется выполнять. Так, если основной нагрузкой станет обычная печать документов, вряд ли стоит покупать МФУ. А если многим сотрудникам часто приходится и сканировать, и печатать, возможно, оптимальнее не смешивать процессы, а приобрести два отдельных устройства. Это позволит избежать очереди.
МФУ отлично подойдет небольшим компаниям, которые хотят совместить все в одном устройстве
Следующий пункт — цветной или черно-белый. Если вы печатаете документы в основном для внутреннего использования, можно сэкономить и приобрести черно-белый принтер. Но зачастую цветное печатающее устройство — это совсем не лишние расходы. Цветным презентациям и коммерческим предложениям чаще сопутствует успех. Небольшим компаниям выгоднее самостоятельно готовить промоматериалы, чем заказывать их в промышленных масштабах у сторонних типографий. А цветные листовки и буклеты очевидно гораздо выигрышнее черно-белых.
Этап 2: подгоняем под бизнес
Переходим непосредственно к выбору модели. Рынок принтеров и МФУ в России достаточно большой, многие известные производители предлагают модели на любой вкус и бюджет. Вот несколько параметров, которые стоит учесть небольшой компании.
Первое — это итоговые расходы на устройство. Сумма складывается из стоимости принтера, расходников — картриджей и бумаги, а также стоимости обслуживания. Большая емкость картриджей обычно означает меньшую стоимость печати в расчете на 1 страницу. Кроме того, небольшим компаниям стоит обратить внимание на полезное дополнение — возможность двусторонней печати. Это позволит сократить расходы на бумагу и сделать свой вклад в сохранение экологии.
Следующий момент — физические размеры устройства. Небольшие компании часто ограничены в офисном пространстве, поэтому чем компактнее будет принтер или МФУ, тем удобнее с ним работать. Не забывайте про технологические зазоры и место под выдвигающиеся лотки с бумагой.
Небольшие компании часто ограничены в офисном пространстве, поэтому чем компактнее будет принтер или МФУ, тем удобнее с ним работать
Важный показатель — износостойкость устройства. Каждый принтер имеет определенный лимит страниц, которые можно отправить на печать за месяц работы — более высокая нагрузка может привести к раннему износу механизмов, поломке и, соответственно, дополнительным затратам. Для техники, предназначенной для небольшого бизнеса, своего рода стандартом является показатель в 50 тысяч листов. Это довольно большой объем, до 2,5 тысячи страниц в день (если брать в расчет только будни). Но не стоит ориентироваться на эти цифры как на показатель плановой загрузки принтера — по сути это «запас прочности», который пригодится в случае форс-мажора или резкого роста нагрузки.
Еще одна полезная функция — возможность отправки документов на печать не только из локальной сети. Это будет интересно небольшим компаниям, в которых поощряется удаленная работа или часто случаются выезды к клиенту — за счет допфункции они смогут значительно ускорить процесс документооборота.
Сама же технология печати не столь критична для предприятий СМБ. И струйные, и лазерные модели обеспечивают приемлемое качество цветных и черно-белых отпечатков, чего вполне достаточно для компаний подобного масштаба. Но здесь мы видим палку о двух концах. Струйный принтер априори стоит меньше лазерного, дешевле в обслуживании, но обычно проигрывает ему по скорости печати и стоимости отпечатка. А оба показателя — и цена, и скорость — важны для небольшого бизнеса.
Однако несколько последних технологий струйной печати позволяют уйти от выбора между быстрым и недорогим. Для примера рассмотрим попавшие к нам на тестирование принтер и МФУ из линейки HP Officejet Pro X.
Этап 3: конкретные примеры
Два компактных устройства — цветной струйный принтер Officejet Pro X451 и МФУ Officejet Pro X476 специально предназначены для использования в малом бизнесе и при невысокой стоимости обладают огромной скоростью печати. В самой компании рекомендуют эти модели для рабочих коллективов от трех до десяти человек.
МФУ HP Officejet Pro X476 обладает высокой скоростью печати и допускает двухстороннее сканирование документов в полностью автоматическом режиме
Эти модели снабжены неподвижной печатающей головкой, способной печатать сразу во всю ширину страницы. И в черно-белом, и в цветном режиме скорость может достигать 55 страниц в минуту, а время выхода первой страницы составляет 9,5 секунды.
Важный плюс этих моделей — низкие расходы на обслуживание и эксплуатацию. Например, черный картридж HP повышенной емкости с ресурсом на 9200 страниц сейчас продается в российских магазинах по цене около 8,3 тысячи рублей, что вместе со стоимостью бумаги дает цену одного отпечатка приблизительно в 1,3 рубля. Сами устройства также обладают весьма доступной ценой: стоимость принтера HP Officejet Pro X451 составляет от 15,5 тысячи рублей, а МФУ HP Officejet Pro X476 — от 26 тысяч рублей.
Cтруйный принтер Officejet Pro X451 специально предназначен для использования в малом бизнесе
Рекомендованный производителем ежемесячный объем печати у обоих устройств составляет до четырех тысяч страниц. Даже при точном соблюдении таких требований в день на принтере можно распечатывать до 200 страниц. При этом максимальная нагрузка в месяц может достигать 50 тысяч листов формата А4. Такого объема более чем достаточно для небольшой организации или отдельной рабочей группы.
Помимо функции печати, МФУ HP Officejet Pro X476 позволяет оперативно сканировать и копировать документы, а также отправлять их по факсу. Модель допускает двухстороннее сканирование документов в полностью автоматическом режиме. Неплохими характеристиками обладает и факс: он позволяет пересылать цветные документы и может хранить в памяти до 100 черно-белых или 8 цветных страниц.
Наконец, HP Officejet Pro X451 и X476 поддерживают функцию HP ePrint, позволяющую отправлять документы на принтер через интернет из любого места и с любого устройства, включая смартфоны и планшеты на Android и iOS. При этом в обе модели встроены Wi-Fi-модули, так что для их подключения к сети не нужно задумываться о прокладке проводов.
Оттестированные модели наводят на мысль, что струйные принтеры с неподвижной головкой — это достойный выбор для тех, кто не хочет отказываться от цветной печати, но и не готов переплачивать за цветные лазерные принтеры и МФУ.
Начать дискуссию