Клерк.Ру

День Х: когда без экстренного аудита управленческой отчетности уже не обойтись

207

Провести аудит управленческой отчетности или управленческий аудит — значит проверить на соответствие определенным нормам все виды ресурсов компании.

И бухгалтерская отчетность является не единственным значимым источником информации, позволяющим оценить финансовое и имущественное состояние предприятия.

К тому же, бухгалтерская отчетность, информирует нас, во-первых, о фактически произошедших событиях, во-вторых, достаточно жестко регулируется законом и обязана соблюдать все предписания по ведению, в том числе регулярно проводить аудит.

Согласитесь, в этой области мало возможностей для свободного творчества. Но, как правило, партнерам по бизнесу этого не всегда бывает достаточно. Им небезразлично финансовое положение компаний, являющихся для них связанными сторонами (поставщики, покупатели, заемщики). И если вы не являетесь фирмой-однодневкой, скорее всего, придется периодически доказывать свою состоятельность и подтверждать репутацию надежного партнера. А это делают, в том числе, через предоставление форм управленческой отчетности. Дополнительным плюсом будет являться наличие мало-мальски достоверной стратегии.

Когда бизнесу требуется максимально достоверная информация форм управленческой отчетности?

Мы уже упомянули, что бухгалтерия регулируется на законодательном уровне, а вот управленческая отчетность — это сугубо дело менеджмента и партнеров.

То, насколько достоверны цифры и данные отчетов, может не интересовать до определенной даты Х. Причиной возникновения этой даты могут быть вполне себе разумные обстоятельства, возникающие в результате обычной грамотно выстроенной финансово-хозяйственной деятельности:

Мы уже упомянули, что бухгалтерия регулируется на законодательном уровне, а вот управленческая отчетность - это сугубо дело менеджмента и партнеров. То, насколько достоверны цифры и данные отчетов, может не интересовать до определенной даты Х. Причиной возникновения этой даты могут быть вполне себе разумные обстоятельства, возникающие в результате обычной грамотно выстроенной финансово-хозяйственной деятельности:

●     изменение структуры существующего бизнеса (выделение новых направлений деятельности, укрупнение бизнеса, разделение прав собственности между партнерами, покупка или продажа долей);

●     привлечение значительных инвестиций со стороны;

●     проведение существенных либо нетипичных, нестандартных сделок;

●     подготовка к IPO;

●     отчасти мотиватором могут прослужить предстоящие комплексные налоговые проверки, или же проверки на выявление злоупотреблений и недобросовестных действий сотрудников.

Однако бывает, что дата Х наступает, по своего рода, нелепым причинам. В силу бесконтрольной текучки ответственных кадров, несвоевременно выявленные ошибки ПО или Эксель-таблиц, неграмотно выстроенный процесс автоматизации. И вот мы понимаем, что, казалось бы, стандартные отчеты, составляемые на регулярной основе, несут в своем содержании не сопоставимую по периодам информацию.

Либо, отчеты связанных между собой бизнес-процессами подразделений не состыковываются друг с другом по ключевым показателям. Обнаружив такой «подарок»накануне важной сделки, что ж, самое время показать себе, что такое паника.

Какой план действий

На практике выделяют такое понятие как добровольный аудит. Это прекрасный инструмент для целей управленческого учета.

Если при добровольном аудите будут обнаружены ошибки и погрешности, специалисты сторонней организации или внутренняя служба аудита, проводящие проверку, устранят их и выпишут соответствующие ц/у для избежания в будущем. Можно с уверенностью сказать о том, что регулярный добровольный аудит позволяет свести на «нет» опасность возникновения конфликтов с партнерами, налоговыми органами и приносит толику уверенности в том, что в организационной среде царит порядок.

Сама процедура аудита влечет за собой затраты времени и финансов. Здесь важно помнить принцип время - деньги, не затягивать процесс проверки, четко поставить задачи аудита.

Зачастую разумно проверять не всю деятельность компании единоразово, а выделить некие ее части, если случилось так, что степень «беспорядка» в учете превысила уровень существенности.

Стоит:

●     отдельно провести аудит наиболее значимых ЦФО (производственный, стратегический, налоговый департаменты, бухгалтерия)

●     разделить время проведения аудита по направлениям деятельности;

●     или по наиболее крупным сделкам и операциям и т.д.

То есть нужен аудит наиболее важных с точки зрения управленческого учета в настоящий момент времени параметров. Не факт, что, пытаясь объять весь бизнес целиком единоразово, качество не пострадает.

Здесь анализируем время, ресурсы, цели в совокупности. В общем, все то, отчего напрямую зависит качество.

Схема аудита управленческого учета

Аудит управленческого учета зачастую происходит по следующей схеме:

●     анализ первичных документов;

●     анализ рабочих баз данных;

●     проверка разумности выстроенного документооборота;

●     проверка правильности заполнения документов;

●     восстановление отсутствующих документов;

●     восстановление или создание базы данных;

●     формирование полезных форм управленческой отчетности;

●     проведение сверок по платежам и движению активов между подразделениями внутри компании и связанными сторонами;

●     при необходимости, проверка налоговых деклараций и регламентированных законом отчетов.

Практика показывает, что вовремя незамеченные и неисправленные ошибки в системе управленческого учета дорого обходятся бизнесу, а иногда стоят и самого бизнеса.

Типичные ошибки, которые вскрывает аудит

●     Отсутствие реалистических стратегических целей компании. Либо вообще нет стратегии, либо она не работает.

Это приводит к непониманию ключевых менеджеров своей роли и направления развития бизнеса. Это распространяется как каскад на подчиненных. В результате, вся деятельность бизнеса не скоординирована, т.к. не выделено ключевое, каждый понимает в меру своего воображения и опыта.

●     Отсутствие механизмов контроля. Допустим, планово-фактный анализ, на основании которого принимаются решения. В результате получаем: нарушение сроков договоров и прочих соглашений, рост дебиторской задолженности, потерю ликвидности.

●     Отсутствие единой методологии ведения управленческого учета. В потоке повседневных дел не хватает времени прописать учетную политику для целей управленческого учета, регламенты, должностные инструкции. Правила, по которым должна работать финансовая служба, не прописаны.

 У сотрудников разноуровневых подразделений может не быть единого понимания требований к ведению учета. И потеря ключевых сотрудников приведет к хаосу.  

●     Отсутствие адресата отчетности. Управленческий анализ отчетности производится не регулярно, отсутствуют вертикальное и горизонтальное сравнение. Как результат, бесполезные трудозатраты и сбор отчетности которая по сути, никому не нужна, недостоверная отчетность.

Плюсы аудита управленческой отчетности

  • перепроверка ключевой финансовой информации, оперативное внесение корректировок в случае необходимости;
  • появляется возможность повысить полезность формируемых отчетов на основе детально изученных актуальных данных;
  • еще раз убеждаемся в отсутствие сбоев в системе внутренних контролей, исключаем потенциальные лазейки для недобросовестных действий персонала;

Анастасия Левкина

руководитель проектов ООО «ФинГрад – Управление финансами»

Специально для Клерк.Ру

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.
Мнения
 
Люди которым это нравится