статьи
Регионы
Регистрация
 
Регистрация
Регистрация в один клик через Ваш аккаунт в социальных сетях
Почта
Логин
Пароль
Вопрос
Для того чтобы мы могли определить, что ты человек, а не робот - нужно, чтобы JavaScript был включен. Или же произошла какая-то ошибка по которой ты не видешь вопрос. Такое возможно если установлены какие-либо расширения или дополнения к браузеру.
Ответ
 
Вход
 
Вход
Авторизация в один клик через Ваш аккаунт в социальных сетях
Логин
Пароль
 
 
забыли пароль?

Весь для бизнеса

Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:

Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 1). Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Условные обозначения систем в таблицах:
Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W).
Пояснения к таблицам:
“+“ - возможность имеется, “-“ - возможности нет, “+/-“ - опционально или внешним ПО, “-/+“ - неполная функциональность возможности.

Таблица 1. Основные возможности систем электронного документооборота

Таблица 1. Основные возможности систем электронного документооборота
Увеличить таблицу

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Таблица 2. Стоимость сервера и лизенций

Таблица 2. Стоимость сервера и лизенций
Увеличить таблицу

Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем  предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3).

Таблица 3. Доступный инструментарий для настройки системы

Таблица 3. Доступный инструментарий для настройки системы
Увеличить таблицу

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Таблица 4. Опыт внедрения систем

Таблица 4. Опыт внедрения систем.
Увеличить таблицу

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы.  Как видно из таблицы 5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой

Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой
Увеличить таблицу

Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 6). Из таблицы 6 следует, что  системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

Таблица 6. Надёжность, безопасность

Таблица 6. Надёжность, безопасность
Увеличить таблицу

Выводы

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. В таблицах обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы — достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. Интересным предложением также является система DocsVision, которая  также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. Система предоставляет гибкие возможности при адаптации к требованиям заказчика. В настоящее время внедрение этой системы осуществляется через партнерскую сеть компании DocsVision, что говорит о достаточной независимости системы от разработчика. Кроме этого по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, Directum и Optima-Workflow.

Таким образом, использование аналитических выкладок, предложенных в обзоре, поможет организациям, заинтересованным в автоматизации документооборота, сделать наиболее приемлемый выбор решения и тем самым избежать целого ряда “скрытых” на начальном этапе внедрения проблем, связанных с использованием систем электронного документооборота.

Об обзоре

Обзор подготовлен на основе анализа технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision, Optima-Workflow. Исследование возможностей систем Босс-Референт, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, LanDocs проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не предоставляют.

В подготовке настоящего обзора принимали участие специалисты отделов делопроизводства и информационных технологий Новгородской электро-сбытовой компании под руководством помощника генерального директора ООО «Новэлектросбыт» Конюшенко Елены Карловны.

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.
  • Мне нравится
    Люди которым это нравится
    Добавить в свой блог

    Комментарий:

  • Просмотров: 


Аватар
конечно нельзя объять необъятное, но было бы интересно узнать об оценке в сравнении с другими и о такой системе документооборота как Polaris Navigator ( http://www.polaris.indsoftsystem.com ) ... при схожем функционале по цене она вроде бы ощутимо дешевле приведенных примеров
Аватар

Сразу видно, что автор не сильно углублялся в документооборот на Lotus Notes/Domino. И Б-Р и СМ предлагают свои демоверсии, просто надо было сделать запрос разработчикам. Про ущербность веб доступа в СМ, крайне спорно, а при наличии модулей работы с КПК она вообще самая мобильная получается. О преимуществах Б-Р и СМ при работе в корпортивном режиме в крупных-территориально распределенных компаниях  в итогах ничего не сказано. А то что LND не требует привязки к ActiveDirectory и имеет портейбл версию клиента так же умолчали. А жаль, это ОЧЕНЬ весомое преимущество этих систем, да и быстрая разработка/доработка СИСТЕМ на этой платформе так же была обделена вниманием.
Ну и для малого бизнеса корректней было рассмотреть младшую версию СМ - OfficeMedia. Да и ЭСКАДО с Золушкой тоже из виду упустили.

Аватар
Да, хотя на IBM-овском софте задачи распределнной работы и решается хорошо, сейчас и отечественные разработки поддерживают такой режим работы. Главное и в том и в другом случае продумать все изначально, а инструменты уже есть адекватные!
Аватар

Удивлён откровенной(!) недостоверностью информации!
1. Система Дело имеет 1500 внедрений а не 500. Веб-интерфейс - это не опция в этой системе. Редактор отчетов есть и он предусмотрен опционально, кроме того отчетные формы можно дописать на любом(!) языке с помощью имеющегося API интерфейса. Интеграция с электронной почтой - есть и уведомления и их настройка тоже. Ведение электронных архивов... а зарегистрированные документы не архив? Формулировка не верна!

2. Директум вообще обидели - система настраивается полностью: и внешний вид карточек и справочники и словари..!

3. Стоимость должна учитывать затраты на внедрение. Если например Дело, организация может настроить самостоятельно при минимальных затратах, то в Доксвижне это будет порядка 100-300% от лицензий - в итоге совокупные затраты на внедрение реально выше.

Идея хорошая, но авторам тройка с минусом! Очень субъетивно и поверхностно. Сбивает с толку.

Читайте реальные отзывы для выбора систем, а лучше звоните напрямую организациям-пользователям, желательно в канцелярию, где работают с системой больше всех! А еще смотрите списки внедрений по каждой системе. Вот это уже реальные данные.

Аватар
 Вадим,
DIRECTUM система вполне функциональная. Сейчас вышла новая версия 4.5.1 - сделали интерфейс гораздо дружелюбнее, скорость работы выше всех ожиданий, множество новых полезных фишек. Вобщем, система хорошая, главное интегратора выбрать нормального. Можно обратиться за рекомендациями интегратора к самому разработчику.
Аватар
А по поводу Евфрата? Кто – нибудь использует, положительные отзывы будут, для не большой организации до 50 чел!?
Аватар
ильяс,  у нас был клиент который с радостью отказался от "Мотива" в пользу Directum и не зря - сейчас используют систему уже больше года, причем внедрили сами. Вот и думайте, чего стоит и на какой ступеньке стоит "Мотив".
Аватар

Orgflow.Документооборот-решение, построенное на платформе IBM Lotus Notes/Domino. А стоимость на много привлекательнее !!! Интересное предложение для небольших организаций.

Аватар

уууу....куда Ефрат раскручиваю...таблицы нагло стырены с сайта этой компани))..это всё сделано по заказу!!на самом деле на рынке ИТ всё обстоит по другому...ели не ошибаюсь то лидирует система "Дело" и стоит на федеральном уровне в стране!

Аватар

"123" -

что касается Ефрата-его бы посоветовал небольшим компаниям или Вузам(помоему там даже бесплатная лицуха для ВУЗов)...в таблице конечно цены заломлены на некоторые системы..можно просто зайти и убедиться на сайти данных компаний предлагающих данные услуги)

Аватар

Аноним,

Просто обзор 2006 года - сейчас ситуация у многих поставщиков СЭД изменилась, появились новые игроки

Где новые обзоры ?

Аватар

Для малого и среднего бизнеса очень неплоха система DOX ( www.thedox.ru).

Если нужна простая и понятная система - лучше за свои деньги не найти, на мой взгляд.

Клерк

Интересно, а почему к ведущим решениям не отнесли RoyalNet Portal (http://www.sharepoint-project.ru/)?

Хорошая СЭД, я ей пользуюсь, ребята отлично, быстро и всего за 350 тыс. руб. сделали причём индивидуально под нас!

Мы это ООО "Пивной Царь":)

Аватар

В статье устаревшие данные, надеюсь, будет продолжение.

Хотелось бы увидеть и сравнение iTs-Office. Построена на Lotus Notes/Domino, известный продукт.

Аватар

Хочу внести свои три копейки . Сравнивая демки Босс-референт &  CompanyMedia  & Эскадо (в обзоре нет) 

Наиболее эргономичным решением доступ к функционалу и скорость обработки документов показалась у СМ - наиболее подробно предоставили доступ к демо и всю документацию. Так же понравился Эскадо. но у них нет готового клиента под портативные устройства. Есть некоторые неудобности по работе с карточкой документа. Но в целом радует цена и то что готовое решение.  А вот по интерфейсу как то Босс-референт не порадовал, хоть стоит дешевле СМ, но не намного.

Аватар
Все большую популярность на рынке СЭД приобретает продукт WSS Docs. Они проводят внедрения в крупных компаниях от 50 пользователей и в числе их клиентов такие гиганты, как: Вертолеты России, Акрихин, Никомед, Корпорация СТС, Банк Санкт-Петербург, ЭК Восток...
Обзор не может считаться полным без рассмотрения всех представителей наиболее популярных решений, хотя статья написана грамотно.
Аватар
информация по системе ДЕЛО не совсем актуальная здесь всё таки. С нашей точки зрения СЭД ДЕЛО наиболее оптимальный вариант для органов государственной и муниципальной власти, и тех организаций где есть строго регламенитрованный документооборот, классический так сказать. СЭД Дело в этом плане идеальная система!
Аватар

Аноним, Вы писали:
"информация по системе ДЕЛО не совсем актуальная здесь всё таки. С нашей точки зрения СЭД ДЕЛО наиболее оптимальный вариант для органов государственной и муниципальной власти, и тех организаций где есть строго регламенитрованный документооборот, классический так сказать. СЭД Дело в этом плане идеальная система!"

Интересная таблица. Смотрел все вышеперечисленные системы на Microsoft SharePoint и могу Вас заверить, есть неточности в таблице, как пример наличие версий на платформе SharePoint 2013, есть у всех, время отклика у всех 1-2 секунды, рабочие процессы в WSS Docs не на SharePoint, а только собственной разработки, почему то в EOS for SharePoint у Вас в таблице написано, что нет шаблонов рабочих процессов, а в остальном нормально. Но таблица интересная, хотя почему то в таблице нет самого главного - сравнение функциональных возможностей, тут откровенно решение от ЭОС на голову выше остальных.

Аватар

Насчет того, что ЭОС на голову выше всех остальных - смешно, да и только. Тестрировали с коллегами  - система поиска слабовата, низкая скорость отклика, интерфейс хоть и настраиваемый, но восторга, мягко говоря, не вызывает. ЭОС с Directum и рядом не стоял.

Аватар

Аноним, Вы писали:
"Насчет того, что ЭОС на голову выше всех остальных - смешно, да и только. Тестрировали с коллегами  - система поиска слабовата, низкая скорость отклика, интерфейс хоть и настраиваемый, но восторга, мягко говоря, не вызывает. ЭОС с Directum и рядом не стоял."

О вкусах не спорят, но в директуме, в демке, не смог с первого раза понять как выдаются поручения, как их контролировать, как согласовывать документы тоже геммор ещё тот... он хоть и outlook-style якобы, но названия пунктов не логичны, куча лишних действий, и логика весьма странновата. Плюс что добило в Directum - так это их ценовая политика, похожая на торговлю на рынке, как разведёшь, стока и заплатят. Сначала предоставили одно предложение, действительно бюджетное, но потом оказалось, что это лишь стоимость платформы, а вот согласование договоров, счетов, канцелярия - это всё простите отдельные модули, и как в шарике сам группы документов не создашь так просто, надо покупать модули, и вот тогда стоимость проекта уже не такая и бюжетная, а дороже сметы того же eos for sharepoint уже в полтора-два раза!

Используем СЭД Wss docs, главное, что нам понравилось в системе - это возможность донастройки собственными силами, без всякой выкачки денег.

Аватар

Аноним, Вы писали:
"Аноним, Вы писали:
"информация по системе ДЕЛО не совсем актуальная здесь всё таки. С нашей точки зрения СЭД ДЕЛО наиболее оптимальный вариант для органов государственной и муниципальной власти, и тех организаций где есть строго регламенитрованный документооборот, классический так сказать. СЭД Дело в этом плане идеальная система!"

Интересная таблица. Смотрел все вышеперечисленные системы на Microsoft SharePoint и могу Вас заверить, есть неточности в таблице, как пример наличие версий на платформе SharePoint 2013, есть у всех, время отклика у всех 1-2 секунды, рабочие процессы в WSS Docs не на SharePoint, а только собственной разработки, почему то в EOS for SharePoint у Вас в таблице написано, что нет шаблонов рабочих процессов, а в остальном нормально. Но таблица интересная, хотя почему то в таблице нет самого главного - сравнение функциональных возможностей, тут откровенно решение от ЭОС на голову выше остальных.
"

В таблице нет ни слова про систему документооборота для технической документации на SharePoint - о Vitro-CAD. У кого архивы чертежные и кому надо управлять ПСД никак не подойдут обычные СЭД. А так-то на "шарике" все сделать можно )))
Люди которым это нравится

Бухгалтерские новости на электронную почту

Пример рассылки

Новости

Все новости 38956 штук

Ошибка?

Система Orphus

Выделите ее мышью

Нажмите Ctrl+Enter

Ошибка будет отправлена редактору

Объявления на Клерк.Ру

Загрузка рубрик
Загрузка семинаров