Деловая связь

Какие документы нужны для признания затрат на сотовую связь расходами для целей налогообложения? Что необходимо указать в должностной инструкции сотрудника, по долгу службы пользующегося мобильной связью? Насколько корректно требование Минфина о детализированных счетах? Как разделить служебные и личные звонки? На эти и многие другие вопросы отвечает эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Мельникова.

Для деятельности нашей организации необходимо использование услуг мобильной телефонной связи. Мы хотим заключить договор с оператором на предоставление услуг сотовой связи по корпоративному тарифу. Оплата за услуги будет ежемесячно производиться организацией. При этом сотрудники будут пользоваться личными мобильными телефонами. Возможно ли учесть расходы в целях налогообложения прибыли? Надо ли начислять НДФЛ и ЕСН?

Оказание услуг связи осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ "О связи" и Правилами оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, утв. постановлением правительства от 18 мая 2005 г. N 310 (далее - Правила).

В целях налогообложения прибыли расходы на оплату услуг связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (НК). Законодательством не установлены нормы расходов на услуги связи, принимаемые в целях налогообложения. Данные расходы принимаются в целях исчисления налога на прибыль в сумме фактически произведенных расходов. Но при этом необходимо исходить из того, что все расходы, учитываемые в целях налогообложения, должны соответствовать требованиям пункта 1 статьи 252 НК, а именно - они должны быть экономически оправданными (обоснованными), документально подтвержденными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документом, подтверждающим факт оказания услуг связи и, следовательно, затраты организации на услуги связи, будет являться счет на оплату, выставленный оператором связи в установленном Правилами порядке, если иное не предусмотрено договором. Кроме того, в письме от 5 июня 2008 г. N 03-03-06/1/350 Минфин разъяснил, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь в том числе:

- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

- договор с оператором на оказание услуг связи;

- детализированные счета оператора связи.

Отметим, что существует обширная арбитражная практика, в соответствии с которой наличие детализированного счета оператора не является обязательным для подтверждения обоснованности осуществленных расходов на услуги сотовой связи (постановления ФАС Московского округа от 19 июля 2007 г. N КА-А40/5441-07 и от 11 декабря 2007 г. N КА-А40/12690-07, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 октября 2007 г. N А05-3408/2007).

В постановлении ФАС Московского округа от 9 июля 2008 г. N КА-А40/5861-08 судьи также поддержали налогоплательщика в том, что документ о детализации вызовов не является первичным бухгалтерским документом. Напомним, что первичные учетные документы согласно статье 313 НК являются подтверждением данных и налогового учета. Кроме того, налоговое законодательство не содержит обязательного подтверждения налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка. Суд также установил, что обоснованием предоставления сотовых телефонов в пользование конкретным работникам общества являются приказы генерального директора общества.

Основным критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения, по мнению специалистов Минфина, будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях. Соответственно рекомендуем организации утвердить должностные инструкции, предусматривающие необходимость использования сотовой связи.

При условии соблюдения требований пункта 1 статьи 252 НК чиновники разрешают относить к расходам затраты на приобретение услуг связи в случаях, когда предоставленные налогоплательщику телефонные номера (sim-карты) установлены на мобильные телефоны, принадлежащие работникам (корпоративный тариф).

Оплаченные организацией услуги связи, но используемые работниками организации в личных целях не могут быть признаны экономически обоснованными и учтены в целях налогообложения прибыли. Поэтому возникает вопрос о разделении объема и стоимости оказанных услуг на служебные и личные. Учитывая, что этот процесс достаточно трудоемкий, можно воспользоваться способом установления для работников лимита расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит, например, оплате работниками за счет собственных средств (письмо Минфина от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15). Указанный лимит вместе с перечнем сотрудников, для которых в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи, утверждается приказом руководителя организации. По нашему мнению, для обоснованности лимита можно произвести выборочный расчет переговоров, произведенных в производственных целях в течение определенного промежутка времени, оформить его бухгалтерской справкой и приложить к приказу.

Превышение лимита, по мнению Минфина, подлежит возмещению организации работниками за счет собственных средств. В этом случае превышение работниками установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работники возместят организации указанные затраты. При этом уплачиваемое работниками возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации. Вместе с тем необходимо учесть, что организация сама услуги связи работникам не оказывает, поэтому при возмещении затрат на услуги связи объекта обложения НДС не возникает (письмо Минфина от 24 марта 2007 г. N 03-07-15/39). Но соответственно и принять к вычету уплаченный оператору связи НДС в части сверхлимитной стоимости услуг организация не сможет.

При возмещении работниками стоимости личных переговоров (сверхлимитных расходов) доходов или каких-либо выплат в пользу работников не возникает. Следовательно, налоговой базы в целях обложения НДФЛ и ЕСН не возникает. Если организация примет решение не возмещать работникам стоимость переговоров сверх установленного лимита, расходы в этой части нельзя учесть в целях налогообложения прибыли, как не соответствующие критериям, установленным в статье 252 НК (если в трудовых договорах с работниками не будет установлена обязанность работодателя оплачивать такие переговоры). Кроме того, согласно пункту 16 статьи 270 НК при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей. НДС в этой части принять к вычету организация также не сможет. В соответствии с пунктом 3 статьи 236 НК объекта для налогообложения ЕСН не возникает. Согласно пункту 1 статьи 210 НК стоимость переговоров сверх установленного лимита должна облагаться НДФЛ. При этом сверхлимитную стоимость придется определять по каждому работнику.

Для того чтобы организация смогла учесть расходы по оплате услуг сотовой связи (корпоративный тариф), необходимо обосновать производственную направленность этих расходов. Для раздельного учета производственных и личных переговоров рекомендуем утвердить лимит расходов на использование сотовой связи.