Подотчет, командировки

Служебные командировки: новые правила

25 октября 2008 года вступило в силу Положение об особенностях направления работников в служебные командировки*. Тема командировок и ранее вызывала много вопросов у кадровиков, с принятием этого документа их количество возросло. Давайте остановимся на рассмотрении некоторых из них.
25,2 тыс. 36

25 октября 2008 года вступило в силу Положение об особенностях направления работников в служебные командировки*. Тема командировок и ранее вызывала много вопросов у кадровиков, с принятием этого документа их количество возросло. Давайте остановимся на рассмотрении некоторых из них.

Выясним: нужно ли издавать «командировочный» приказ? Как продлить срок командировки? Можно ли отправить в служебную поездку совместителя? Что делать, если сотрудник заболел в месте пребывания?

Оформляем командировку

Ранее, при командировании сотрудника, издавать приказ о служебной поездке было не обязательно. Подскажите, нужно ли издавать соответствующий приказ сейчас или достаточно выдать сотруднику командировочное удостоверение?

Согласно пунктам 7 и 15 Положения при направлении работника в служебную командировку (далее – командировку) в пределах территории РФ обязательным является оформление командировочного удостоверения, а о приказе в новом нормативном документе ничего не упоминается.

Получается, что как и ранее приказ может оформляться (или не оформляться) по усмотрению руководителя организации. Ведь в статье 166 Трудового кодекса хотя и сказано, что направление сотрудника в служебную поездку осуществляется по распоряжению работодателя, не уточняется в какой именно форме должно быть сделано такое распоряжение: в устной или в письменной (командировочное удостоверение распорядительным документом не является!).

Мы все же, во избежание нежелательных последствий, рекомендуем издавать специальный приказ. О каких последствиях идет речь? Давайте посмотрим. Например, работник без всякой на то причины отказался от служебной поездки, и его решено привлечь к дисциплинарной ответственности. Но как? Ведь письменный приказ отсутствует. Как руководитель сможет доказать, что он должным образом довел до работника свое распоряжение? Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Таким образом, для того чтобы у работника было основание отправиться в служебную поездку, у кадровика – выписать командировочное удостоверение, у бухгалтера – выдать деньги под отчет, а у работодателя – привлечь к ответственности нерадивого сотрудника в случае невыполнения им служебного поручения, правильным будет все же издать приказ. Тем более, что оформление всех необходимых бумаг имеет большое значение не только для кадрового учета командированных сотрудников, но и для документального подтверждения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Направляем в командировку совместителя

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, внезапно заболел. Можно ли вместо него направить в служебную поездку совместителя?

Да, можно. Дело в том, что действующее законодательство не содержит норм, запрещающих направлять совместителей в командировки, также как и норм, дающих совместителям право отказываться от командировки.

Однако надо помнить, что при работе по совместительству работник выполняет работу на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ч. первая ст. 282 ТК РФ). А это значит, что у него есть другая работа (при приеме его на работу вам было об этом известно), не считаться с которой нельзя.

Поэтому перед тем, как отправить совместителя в командировку, убедитесь, что по основному месту работы на этот период он временно свободен (например, находится в вынужденном простое или в отпуске за свой счет). Хотя законодательством это не предусмотрено, попросите его представить на то подтверждение (например, копию приказа или справку). Средний заработок за период командировки, и время нахождения в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения).

Или другой вариант: совместителя можно направить в командировку по основной и совмещаемой работе одновременно (с сохранением за ним среднего заработка по обеим должностям). При этом следует иметь в виду, что в случае направления в командировку сотрудника, работающего на условиях внешнего совместительства, средний заработок за ним сохраняется у обоих работодателей, а командировочные расходы (расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные и иные расходы) распределяются по соглашению между ними (п. 9 Положения). Соглашение о распределении командировочных расходов целесообразно заключить еще до отправки сотрудника в командировку.

Цитируем закон

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Пункты 6 и 7 Положения об особенностях
направления работников в служебные командировки

Командировка не состоялась

Как быть, если денежные средства на командировку уже частично потрачены (выкуплены авиабилеты), работнику выдано на руки командировочное удостоверение, а перед самым его отъездом в этой поездке просто отпала необходимость.

В такой ситуации необходимо, в первую очередь, издать приказ об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения. Затем получить от сотрудника ранее выданное командировочное удостоверение и внести запись об аннулировании этого удостоверения в журнал учета**. С приказом об отмене командировки и записью в журнале ознакомить сотрудника под роспись. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибы¬вающих в органи¬зацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социаль¬ного развития Российской Федерации (п. 8 Положения).

Что касается неиспользованных билетов, то их можно просто сдать. Причем со сдачей билетов лучше не затягивать, поскольку от этого зависит, получите вы уплаченную за них сумму полностью или только ее часть.

Так, при сдаче билетов обратно менее чем за двадцать четыре часа до начала отправления самолета из аэропорта вам будет возращена не вся их стоимость***. Поэтому фирма в таком случае понесет определенные затраты, которые нельзя признать экономически оправданными, поскольку они никак не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А это значит, что относить их к расходам для целей налогообложения прибыли нельзя. В противном случае у вас могут быть проблемы с налоговыми органами.

Командированный сотрудник заболел

Прибыв к месту назначения, командированный сотрудник заболел и не смог приступить к выполнению своих обязанностей. Как быть в таком случае?

Если сотрудник в командировке заболел, то ему следует обратиться в медицинское учреждение по месту пребывания. По возвращении из командировки он должен предъявить больничный лист, удостоверяющий временную нетрудоспособность. В противном случае за невыполнение служебного задания он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Суточные выплачиваются в течение всего времени, пока командированный сотрудник не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения).

Если больничный он представляет, то за указанные в нем дни временной нетрудоспособности ему должно быть выплачено в установленном порядке пособие по временной нетрудоспособности. Средний заработок за дни, за которые ему выплачивается пособие, не сохраняется.

Согласно пункту 25 Положения за период болезни, подтвержденный больничным листком, ему также на общих основаниях должны быть возмещены расходы по найму жилого помещения (за исключением случаев, когда он находился на стационарном лечении) и выплачены суточные.

Продление командировки

Работник из-за задержки вылета самолета в связи с неблагоприятными погодными условиями выбыл из города, где он находился в командировке, на день позже запланированного срока. Оплачивается ли ему день задержки по месту пребывания?

Если сотрудник уехал из места командировки в более поздние сроки, чем указано в приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то он должен представить документы, объясняющие причину такой задержки (например, справку из аэропорта, подтверждающую задержку вылета самолета). Если такая справка будет представлена, то за день (дни) задержки ему нужно возместить суточные и расходы по найму жилого помещения (п. 11 и 13 Положения). Указанная справка послужит также оправдательным документом для признания произведенных расходов обоснованными (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/244).

Однако на практике получить такие документы бывает не просто. В случае, если задержка вылета действительно имела место, а получить подтверждающие документы из аэропорта вам не удалось, издайте, например, приказ о продлении срока командировки (приказ издается в произвольной форме). И для подстраховки попросите фирму, в которую был направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении дату выбытия по факту, включая день (дни), когда командированный сотрудник в связи с чрезвычайными обстоятельствами попросту не мог уехать. В таком случае произведенные затраты будут считаться командировочными расходами, не требующими дополнительного подтверждения.

Вынужденная задержка в пути

Сотрудник приехал из командировки 5 сентября 2008 г. в 01:30. И в этот день не вышел на работу. Однако в железнодорожном билете время прибытия указано 4 сентября 2008 г. 23:30. Какой день считать последним днем командировки?

В соответствии с п. 4 Положения днем приезда считается дата прибытия поезда или другого транспортного средства в место постоянной работы командированного. При прибытии транспортного средства до 24 часов включительно днем приезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Если поезд прибыл в место назначения с опозданием, то необходимо получить от железной дороги справку, подтверждающую задержку поезда в пути (с указанием фактического времени прибытия). В случае вынужденной задержки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 13 Положения)

Указанная в справке дата прибытия поезда и будет считаться днем приезда вашего сотрудника и последним днем командировки. Если поезд пришел точно по расписанию (т. е. 4 сентября 2008 г. в 23:30), но станция находится за чертой населенного пункта, то в данном случае должно учитываться время, необходимое для проезда сотрудника от станции до населенного пункта. Если это время составило более 30 минут, то днем приезда также будет считаться следующий день, то есть 5 сентября.

Поскольку вопрос о явке на работу сотрудника в день приезда из командировки должен решаться по согласованию с работодателем (п. 4 Положения), рекомендуем до начала командировки решить вопрос о дне выхода на работу и зафиксировать его в приказе или закрепить эту договоренность в ином письменном документе.

В следующий раз мы продолжим разговор о новом документе. В частности, расскажем об особенностях направления сотрудников в загранкомандировки.

* Утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (Далее – Положение).

** До принятия Минздравсоцразвития России документа, определяющего порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки, журнал учета работников, выбывающих в командировки, ведется по ранее установленной форме.

*** Удерживается сумма в размере не более двадцати пяти процентов от суммы, уплаченной за всю перевозку (ст. 108 Воздушного кодекса РФ, п. 236 Федеральных Авиационных Правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденных приказом Минтранса России от 28 июня 2007 г. № 82).

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
133

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
254
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

98

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
116

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
212
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

54
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
63
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.