Использование в текущей бухгалтерской работе и при общении с налоговиками Интернета и специальных программ уже вошло в привычку. Это удобно и несложно. Но без вопросов и проблем — законодательных, технических и финансовых — не обходится. Мы выяснили, в каком формате сегодня принимают налоговую отчетность в Питере и Ленобласти и где система электронного документооборота пока буксует.
Варианты сдачи отчетности
Налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган по месту учета декларации и расчеты (п. 4 ст. 23 НК РФ). Причем могут это делать на бумажном носителе или в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ). Некоторые фирмы обязаны представлять налоговую от-четность по ТКС: все крупнейшие налогоплательщики и организации, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год перевалила за 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ; приказ ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@). У остальных есть выбор.
Что рекомендуют налоговые органы
ФНС России и региональные налоговые управления предлагают три основные формы сдачи отчетности (кроме обычной бумажной и почты): машиноориентированные бланки; бланки с использованием управляемого и двухмерного штрих-кода; через ТКС. Машиноориентированные бланки изготавливаются типографским способом (в Петербурге этим занимаются три фирмы) и снабжены ячейками для внесения информации. Последние расположены определенным образом для удобства оптического сканирова-ния. Экономично и просто. Единственный недостаток — необходимость распознавать отсканированный текст.
Суть технологии штрих-кодирования заключается в следующем. При печати отчетности, сформированной в бухгалтерской программе, на нее наносится двухмерный штрих-код, отражающий все сведения декларации. На выходе получаем готовый бланк (формат утв. приказом ФНС России от 22 декабря 2003 г. № БГ-3-13/705@), который автоматически считывает компьютер. Техниче-ское обеспечение легко встраиваемое в обычный бухгалтерский софт, налоговые органы распространяют бесплатно.
Третий вариант — передача деклараций и расчетов в инспекцию по ТКС через спецоператора (порядок утв. приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169) — сегодня больше всего пропагандируется и одновременно вызывает некоторые вопросы.
Дискеты и CD не подойдут
Самый простой вариант — запись файла с заполненной в бухпрограмме декларацией или расчетом на дискету, диск или флэшку — не проходит. В Налоговом кодексе РФ (п. 4 ст. 80) сказано, что отчетность может быть представлена лично или через представителя, на-правлена по почте с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи. Порядок передачи документов в элек-тронном виде утверждает Минфин России. По мнению его специалистов, единственно возможный электронный вид — ТКС (см. письмо от 10 марта 2009 г. № 03-02-07/1-119). Арбитражной практики по данному вопросу в нашем регионе нет, поэтому эксперты призывают к осторожности.
Александр Леонидович Беленицкий, ЗАО «Аудиторская Компания «БизнесСервисКонтроль»:
«Строго говоря, декларация, записанная на любых магнитных носителях, является электронной. Тем не менее попытки налогопла-тельщиков доказать правомерность сдачи налоговой отчетности на дискетах или дисках, скорее, является юридической казуисти-кой. Дело в том, что такая отчетность, в отличие от переданной по телекоммуникационным каналам связи через спецоператора, не имеет электронной цифровой подписи, как того требует Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Впрочем, даже если ее снабдить ЭЦП, налоговый орган подпись не воспримет. А значит, такая отчетность будет квалифицироваться как неподписанная».
Обязанности и ограничения
Для налогоплательщиков
Действующее законодательство обязывает сдавать в электронном виде только налоговые декларации и расчеты. Применительно к бухгалтерской отчетности — это право налогоплательщика (п. 5 ст. 15 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ; письмо Минфина России от 15 января 2008 г. № 03-02-07/1-11). То же касается отчетности во внебюджетные фон-ды. Хотя в принципе такая возможность есть, и бухгалтеру это удобно.
«Подключались к электронной отчетности в обязательном порядке, но и не без желания. Коллеги хвалили данный способ передачи, — говорит Елена Семеновна Щедринская, бухгалтер торговой сети. — Никаких проблем не возникло, все работает как часы. Несмотря на то, что освоение новых программ требует внимания и усидчивости, результат оправдан: меньше описок, формы отчетов обновляются автоматически, не нужно тратить время и нервы на визиты в налоговую. Стоит, конечно, немало, но затраты с лихвой окупаются. Хотим перейти на электронный документооборот с ПФР: как появится свободный день, потрачу его на поход в фонд и оформление документов».
Для инспекторов
Налоговый орган не может не принять декларацию (расчет), представленную по установленной форме (формату). При этом по прось-бе налогоплательщика он обязан поставить на ее копии отметку о принятии и дату (если речь идет о бумажном носителе) либо пере-дать квитанцию о приеме (если документ пришел по ТКС в электронном виде) (п. 4 ст. 80 НК РФ).
Попытки инспекторов отказать в приеме бумажной налоговой отчетности и привлечь налогоплательщиков к ответственности по ста-тье 119 НК РФ (непредставление отчетности) или статье 126 НК РФ (непредставление иных сведений) через суд, как правило, терпят фиаско.
Юлия Валерьевна Сидельникова, начальник юридического управления ЗАО «Петро-Балт-Аудит»:
«По мнению арбитров, статья 119 Налогового кодекса РФ предусматривает меры ответственности за непредставление деклара-ции в установленный законодательством о налогах и сборах срок. Нарушение порядка и формы ее подачи не образует состава пра-вонарушения (см. постановления ФАС СЗО от 16 февраля 2009 г. по делу № А42-4491/2008 и от 2 февраля 2009 г. по делу № А56-12615/2008). Даже если налогоплательщик обязан сдавать отчетность в электронном виде, а представил бумажную распечатку, суд займет его сторону (см. постановления ФАС СЗО от 27 февраля 2009 г. № А42-4424/2008 и от 22 января 2009 г. по делу № А42-2695/2008). Если декларация или расчет поданы на бумаге, но в установленный срок, ответственность за их непредставление в электронном виде нигде не прописана».
Технические проблемы и решения
Системные требования к компьютерам
Чтобы с компьютера можно было передавать отчетность по ТКС, он должен соответствовать определенным требованиям. Как показал наш мини-опрос, многие руководители и бухгалтеры столкнулись с этой проблемой и были вынуждены в оперативном порядке об-новлять свой «технопарк».
По словам сотрудников компаний — спецоператоров связи, работающих на территории Петербурга и Ленобласти (см. полный список наwww.r78.nalog.ru и www.r47.nalog.ru), минимальный на-бор таков:
операционная система — Windows, версия не ниже 2000;
процессор — от 600 до 2000 МГц (в зависимости от программы и конкретного спецоператора);
оперативная память — 256-512 Мб (в зависимости от программы и конкретного спецоператора);
свободное место на диске — минимум 300 Мб;
программное обеспечение для Интернета — Internet Explorer (у некоторых спецоператоров при необходимости предоставляется бес-платно вместе с программой передачи отчетности).
Отключение электричества
Достижения технического прогресса, безусловно, упрощают жизнь, но полагаться на них полностью не стоит. Свою поучительную историю рассказал Кирилл Валентинович Сердюк, руководитель коммерческой фирмы «Портал»: «Я — сторонник мини-мизации бумажных документов и стараюсь внедрять современные технологии. Поэтому бухгалтерия оперативно и добровольно пере-шла на отчетность по ТКС. Все здорово, за исключением одного. Несмотря на рекламные слоганы о том, что декларацию можно от-править в последнюю минуту, не советую рисковать. Кто знает, что может случиться. У нас, например, как-то неожиданно и надолго выключили свет. Пришлось доказывать налоговикам, что из-за этого мы не смогли вовремя отправить расчет. В итоге заплатили штраф».
Качество связи
Еще одна проблема, с которой сталкиваются пользователи программ при отправке электронной отчетности, — скорость работы Ин-тернета и качество связи. «Мы перешли на ТКС из-за численности персонала. Как и следовало ожидать, первые отправки были не-удачными, — делится Валентина Ивановна Нагайкина, главный бухгалтер торгового предприятия. — На освоение про-граммного обеспечения ушло какое-то время, я часто консультировалась с сотрудниками спецоператора по телефону. И самое главное — у нас модемный Интернет, работает так себе. Часто во время отправки отчета разрывается соединение, и приходится все начинать заново. Так каждый раз. Умоляю начальство заключить договор с нормальным интернет-провайдером. Надеюсь, что тогда смогу в полной мере ощутить все преимущества ТКС».
Здесь можно посоветовать лишь одно — при первой возможности отказываться от обычной модемной связи и выхода в Интернет по карточкам в пользу скоростного доступа (выделенной линии, например). В Петербурге и Ленобласти сейчас работает много провайде-ров, предоставляющих качественные услуги. Почти все в связи с кризисом предлагают организациям и корпоративным клиентам осо-бые условия подключения.
Пока этого нет, стоит запастись терпением и надеждой на удачу. Хороший повод — решение судей ФАС Западно-Сибирского округа от 16 апреля 2009 г. № Ф04-2189/2009. Арбитры решили, что плохое качество связи с налоговой инспекцией во время отправки декла-рации в электронном виде является смягчающим обстоятельством, если налогоплательщик привлекается к ответственности за пропу-щенный срок подачи. В нашем регионе таких прецедентов, увы, нет.
Подтверждение получения/сдачи отчетности
Если налоговая декларация или расчет передаются по ТКС, днем их представления считается день отправки (п. 4 ст. 80 НК РФ). Но мало отправить отчетность, нужно убедиться, что она дошла до адресата. Об этом свидетельствуют три документа:
1. Подтверждение специализированного оператора связи с указанием наименования фирмы, даты и времени отправки до-кументов (файл). Как удалось выяснить у питерских спецоператоров, с момента отправки отчетности до прихода на адрес отправителя соответствующего уведомления проходит от нескольких секунд до 15 минут (в зависимости от технических особенностей программ-ного обеспечения).
2. Квитанция о приеме отчетности в электронном виде (распечатка). Она подтверждает факт доставки в инспекцию документа и высылается на адрес налогоплательщика в течение суток (п. 3 Регламента, утв. приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169).
3. Протокол входного контроля (файл). Если он — отрицательный, файл содержит ошибки, которые необходимо уст-ранить и повторить попытку (приказ ФНС России от 26 марта 2009 г. № ММ-7-6/141@).
При возникновении вопросов по поводу заключения договоров и отправки налоговой отчетности следует обращаться к сотрудникам налогового органа, которые курируют работу с ТКС в инспекции по месту учета (см. на с. 45-46) и к своему спецоператору.
Денежный вопрос
Пожалуй, самая актуальная во время экономического кризиса тема — во сколько обходится представление отчетности через ТКС. Об этом говорили все бухгалтеры и руководители, с которыми мы общались.
Кто-то еще полон оптимизма. «Перешли на сдачу отчетности через Интернет в начале 2008 года, когда спецоператоры проводили ак-ции по льготному подключению,— рассказывает Елизавета Андреевна Федорова, главбух коммерческой фирмы в городе Гатчина Ленобласти. — Мы выбрали оптимальный тариф. Думаю, годовое обслуживание за 2500 руб. — копейки по сравнению с эко-номией времени. В дальнейшем надеюсь и с другими госструктурами наладить дистанционное общение».
Некоторые компании столкнулись с необходимостью регулярно доплачивать за разные услуги. Говорит Надежда Анатольевна Горидзе, директор ООО «МСК Трейд Нева»: «Наша фирма сдает декларации по ТКС добровольно — клюнули на рекламу и на-стойчивые рекомендации налоговиков. Но в итоге все обернулась большими затратами. Например, выяснилось, что бесплатное под-ключение и заявленная стоимость годового обслуживания (около 6000 руб.) — малая часть того, что придется платить. Обновление форм и программного обеспечения, вызов специалиста для установки обновлений, изготовление ЭЦП и прочее — все за отдельную плату. Удобно, конечно, но, учитывая сложную финансовую ситуацию в компании, скорее всего, придется отказаться от этого удо-вольствия».
Многие хотят воспользоваться летними акциями по льготному подключению и продлению договоров. «Наша компания — развиваю-щаяся, и в условиях экономической нестабильности стало трудно выделять деньги на электронный документооборот, — признается Василий Олегович Мазур, директор типографии в городе Сланцы Ленобласти. — Возможно, придется на время от него от-казаться. Хотя спецоператоры тоже вроде оживились и идут навстречу клиентам. Я держу этот вопрос на контроле и, если увижу оп-тимальное по цене и качеству предложение (дешевле нынешнего), обязательно переподключусь».
Чтобы расставить все точки над «i», мы опросили нескольких региональных спецоператоров. Их ценовые предложения разнятся в за-висимости от системы налогообложения и пакета предоставляемых услуг. Для тех, кто платит налоги в обычном режиме, подключе-ние базового программного обеспечения в среднем стоит от 2000 до 3500 руб., годовое обслуживание — 3600-6400 руб. Спецрежим-щикам и индивидуалам установка системы обойдется в 500-1500 руб., сопровождение в течение года — 1000-4000 руб. Клиенты всех операторов могут проконсультироваться со специалистом по телефону бесплатной «горячей линии». А вот его вызов в случае форс-мажора придется оплачивать отдельно. За это берут от 1200 до 2400 руб., в том числе в зависимости от адреса (Ленобласть из-за транспортных расходов стоит дороже).
Приведенные расценки — текущие. Уже сейчас проводятся или планируются акции по льготному подключению и антикризисные скидки. Можно неплохо сэкономить.
УЧЕТ РАСХОДОВ НА ТКС*
Бухучет
Обычно, покупая специализированное программное обеспечение (ПО), компания получает неисключительное право пользования. То есть ПО не может быть отнесено к нематериальным активам (п. 3 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов»). Расходы, связанные с его приобретением, признаются расходами будущих периодов. Их следует учитывать на счете 97 и списывать постепенно, в течение срока использования программы (пп. 18 и 19 ПБУ 10/99 «Расходы организации»; п. 65 Положения по ведению бухучета и бухгалтер-ской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
Налоговый учет
Если в договоре купли-продажи установлен срок использования ПО, затраты на его покупку надо включать в состав расходов в целях налогообложения прибыли равномерно в течение данного срока (подп. 26 п. 1 ст. 264 и п. 1 ст. 272 НК РФ; см также письмо Минфина России от 7 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/727).
Если договор не устанавливает срок, организация может распределять расходы самостоятельно. Для этого период, в течение которого будут распределены затраты, фиксируется в учетной политике. Минфин России рекомендует предусмотреть «разумный срок для спи-сания стоимости программы» (см. письмо от 21 февраля 2007 г. № 03-03-06/2/37).
Покупая программу, организация вправе принять к вычету «входной» НДС — если он предъявлен поставщиком, и сама орга-низация выполняет все условия для заявления вычета.
Расходы в виде абонентской платы, перечисляемой на счет оператора за право сдавать отчетность в электронном виде че-рез Интернет, могут быть учтены в составе расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и иные подобные услуги; расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ПРИМЕР:
ООО «Строитель» подключилось к комплексу «Отчетность» — системе обмена электронными документами для представления нало-говой и иной отчетности в электронном виде. Договор заключен на один год. Согласно акту выполненных работ ООО «Центр» уста-навливает и настраивает комплекс за 4200 руб. (без НДС). Ежемесячная абонентская плата — 100 руб. (без НДС).
В бухгалтерском учете ООО «Строитель» выполняются проводки:
Д97 К60 — 4200 руб. — отражена установка и настройка комплекса;
ежемесячно в течение года:
Д26 К97 — 350 руб. (4200 руб./12 мес.) — списаны расходы на установку и настройку комплекса;
Д26 К60 — 100 руб. — отражена абонентская плата.
В налоговом учете необходимо ежемесячно в течение года отражать следующие расходы:
350 руб. — установка и настройка комплекса — прочие расходы (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ);
100 руб. — абонентская плата — прочие расходы (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
*Подготовила руководитель Отдела аудита и финансов ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа» Елена Николаевна Дубинянская.
Начать дискуссию