Клерк.Ру

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Просмотров: 

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.

В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

30.09.09

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания»                         Иванов             (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО                                               Хаванов             (Хаванов И.В.)

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.
Клерк
[QUOTE=Homochka;52397702]А какой счет лучше указывать в таком случае 66 или вс-таки 71? Многие аудиторы предпочитают 66. По моему если рассматривать эти выплаты как компенсации или возмещение расходов, то вообще 73 счет, а если как обычные подотчетные то 71
Клерк
[QUOTE=stas®;52397782]71 счет во всех случаях. Приказ - излишен. А в предложенных в статье формулировках так вообще не слишком хорош. Я тоже к 71 склоняюсь, всегда все выплаты подотчетникам через него делала (хоть по авансу хоть по компенсации). И все таки надо ли каждый раз писать подотчетнику заявление или можно просто подать авансовый отчет ( без аванса:)) с перерасходом и выплатить как обычно по отчету.
Клерк
Я просто авансовые отчеты делаю, без всяких заявлений и приказов. Считаю, что подписи директора на авансовом отчете и в РКО на компенсацию расходов достаточно. И все чрез 71 провожу. А при выдаче денег в РКО пишу "возмещение расходов по АО №...). Банк при проверке замечаний ни разу не делал...а налоговая пока не проверяла
Люди которым это нравится
Подпишитесь на материалы Клерк.Ру
Рассылка будет приходить вам на почту каждый день