Бюджетный учет

Детализация остатка по кассе

При выдаче наличных сотрудникам учреждения иной раз складывается ситуация, когда кассир выдает деньги не по той статье, под которую они были получены. Как правильно вести учет остатка по кассе в разрезе кодов бюджетной классификации? Нужно ли добавлять дополнительные признаки к счету «Касса» для учета остатков На форуме «Учет в бюджетных организациях» www.klerk.ru вопрос прозвучал более кратко: «Нужно ли классифицировать деньги в кассе учреждения по эк
4,9 тыс. 1,9 тыс.

Журнал «Бюджетный учет»

Н.И. ЛЕЙМАН, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»

Записка с вопросом, переданная в нашу редакцию на семинаре в Волгограде, добиралась до нас несколько месяцев. Решив выяснить, насколько тема, поднятая в ней, актуальна сегодня, мы провели небольшой опрос среди бюджетных учреждений и с удивлением обнаружили, что проблема, изложенная ниже, многим кажется неразрешимой:

«Поручение на оплату расходов, предусматривающее получение наличных денежных средств, наше учреждение формирует отдельно по каждому коду бюджетной классификации расходов. При выдаче наличных сотрудникам учреждения иной раз складывается ситуация, когда кассир выдает деньги не по той статье, под которую они были получены. Как правильно вести учет остатка по кассе в разрезе кодов бюджетной классификации? Нужно ли добавлять дополнительные признаки к счету «Касса» для учета остатков средств в разрезе бюджетной классификации?

На форуме «Учет в бюджетных организациях» www.klerk.ru вопрос прозвучал более кратко: «Нужно ли классифицировать деньги в кассе учреждения по экономической классификации?».

Счет бюджетного учета «Касса» детализирован исключительно по кодам классификации операций сектора государственного управления (510 и 610). Нужна ли дополнительная детализация — решать вам. При автоматизированном учете еще один информационный «разрез» — не проблема.

Деньги не маркированы и не пахнут

Консультанты, помогающие бухгалтерам освоить новые правила учета, разделились на два лагеря. Одни считают, что минимальная детализация кассовых операций — не случайна. Распорядитель вправе знать, на что затребованы деньги. Однако контроль за соответствием между кассовой заявкой и фактическим расходом — не предусмотрен (см. врез «Остаток по кассе: мнения программистов и бухгалтеров»).

Другие консультанты, проникшись психологией бухгалтера, прекрасно осознают, что гораздо спокойнее точно знать расшифровку остатка полученных в казначействе средств. В этом случае точно известно, какие лимиты еще остались, и бухгалтеру проще составить очередную кассовую заявку. Кроме того, ему легче будет обосновать целевое использование средств проверяющим из Финнадзора (бывшие КРУ). Рассмотрим одну из ситуаций на следующем примере.

Пример 1.
Утром 6 июня 2005 года в сейфе кассы МЛУ «Тишинская районная больница» не было наличных денежных средств. К обеду кассир получила 100 000 руб., в т. ч.:

на выдачу зарплаты — 60 000 руб.;
на приобретение материалов и лекарств — 30 000 руб.;
на оплату командировочных, всего — 10 000 руб., из них:
суточные — 2000 руб
оплата проезда — 5000 руб.
оплата мест в гостинице — 3000 руб.

В этот день были выданы 55 000 рублей заработной платы. Один из врачей не явился получить зарплату размером в 5000 рублей, так как был болен и находился на больничном. Командированным сотрудникам пришлось выдать не 10 000 рублей, а 11 000, так как выяснилось, что необходимо оплатить не только места в гостинице, но и броню в размере 1000 рублей. В подотчет деньги были выданы 7 июня 2005 года.

В Кассовой книге МЛУ «Тишинская районная больница» за 6 июня 2005 года по графе «Приход» будут отражены 100 000 рублей, по графе «Расход» — 66 000, и выведен остаток — 34 000 рублей. Так же, одной суммой в 34 000 рублей, остаток будет числиться и в Журнале операций № 1.

Как видите, без дополнительных аналитических признаков к субсчетам счета «Касса» определить, на какие цели следует использовать остаток наличности в кассе, — затруднительно.

Ручной учет

Чиновники Минфина России не раз подчеркивали, что в ситуации, которая не вписывается в рамки бюджетного учета, оптимальный вариант — учет управленческий.

Пример 2.
Продолжим пример 1. Для контроля за правильным расходованием наличных денежных средств кассир МЛУ «Тишинская районная больница» в конце рабочего дня 6 июня 2005 года расшифрует остаток по кассе в регистре управленческого учета, форма которого разработана главным бухгалтером больницы самостоятельно.

В подобном решении — большой недостаток. В соответствии с пунктом 18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40, невыданную заработную плату необходимо депонировать, а ее сумму вернуть в банк.

Пример 3.
Продолжим Примеры 1 и 2. Депонированную зарплату кассир больницы обязан вернуть в сумме 5000 руб. Бухгалтерские записи при этом будут такими:.

Дебет 1 302 01 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда»

Кредит 1 304 02 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»— депонирование сумм заработной платы, не полученной в срок, — 5000 руб.

Дебет 1 304 05 211
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по оплате труда»

Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»— возврат депонированных сумм заработной платы в бюджет — 5000 руб.

Кассиру больницы целесообразнее выдать 7 июня 2005 года под отчет на приобретение материалов и лекарств не 30 тысяч рублей, а 29 тысяч. Это позволит сохранить остаток невыданной зарплаты в сумме пяти тысяч рублей, а не четырех.

Пример: получили на проезд 1500 руб, реально отчитались за 1700. Из-за этого могут возникать перекосы по КОСГУ в кассе. Не путайте казначейство возвратом денег по одному КОСГУ и получением по другому.

Не нужно усложнять

— Когда не хватает какого-либо разреза информации, в бухгалтерской программе достаточно открыть еще один уровень детализации, — объясняет разработчик бухгалтерского софта для бюджетных учреждений И.Л. Марков. — Этот подход называется организацией многоуровневого аналитического учета.

— Вы увеличиваете разрядность субсчета или присваиваете ему литерные признаки? — задали мы вопрос Илье Леонидовичу. — Что-нибудь вроде 1 201 04 510 МЗ — поступления в кассу, предназначенные для приобретения материальных запасов, и, соответственно, 1 201 04 610 МЗ — выбытия из кассы в подотчет на приобретение материальных запасов?

— Такие сложности ни к чему. Структура счета остается неизменной. В данном случае речь идет о детализации не на уровне субсчетов или на уровне аналитического учета.

Речь идет о вводе дополнительных реквизитов. Выглядит это примерно так. Субсчета 510 и 610 к счету 1 201 04 000 «Касса» вешаем на 5-й уровень расширенной аналитики. Еще четыре свободны. На 4-й вешаем реквизит «код экономической классификации операции» или, если хотите, литерный признак. На 3-й… хоть атмосферное давление в момент проведения операции, на 2-й, скажем, температуру... А потом в отчетах вертим информацией в какой угодно комбинации уровней детализации.

Честно говоря, проблема выеденного яйца не стоит, так как возможность многоуровневых разрезов информации предусмотрена в большинстве бухгалтерских программ.

Пример 4.
Продолжим примеры 1 и 2. В качестве дополнительных признаков 4-го уровня к счету 1 201 04 000 «Касса» определим:
ЗП — заработная плата
МЗ — материальные запасы
ПВ — прочие выплаты
ТУ — транспортные услуги
ПУ — прочие услуги

В этом случае распечатки из бухгалтерской программы МЛУ «Тишинская районная больница» будут выглядеть примерно так:

РАСПЕЧАТКИ ИЗ БУХГАЛТЕРСКОЙ ПРОГРАММЫ

МЛУ «Тишинская районная больница» 06.06.2005 г.

КРАТКАЯ ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
По субсчету 1 201 04 510 «Поступления в кассу»(слева)
по субсчету 1 201 04 610 «Поступления в кассу»(справа)

КРАТКАЯ ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО СЧЕТУ 1 201 04 000 «КАССА»

* Знак «–» в расшифровке остатка кассы в лишний раз напомнит кассиру о необходимости подать дополнительную заявку в казначейство и исправить положение

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
97

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
175
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

44
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
48
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.