Хранение первички

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей?
4,1 тыс. 1,9 тыс.

Источник: «Делис Архив»

Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей?

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

По подсчетам специалистов, большую часть документов компании составляют бухгалтерские документы – на них приходится до 80 процентов всего документооборота. И именно они являются самой опасной зоной риска для руководства и других ответственных лиц, когда на пороге появляются представители контролирующих органов. Для того чтобы визиты таких гостей обходились без лишней паники, следует навести порядок в архиве и подкрепить свою уверенность знанием основных законов, касающихся вопросов хранения бухгалтерских документов.

Общий порядок хранения документов (включая бухгалтерские) установлен архивным законодательством. В частности, речь идет о трех основных нормативных актах: Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Росархива от 06.02.2002 г. и Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

С 1 января 2013 года в силу вступил новый закон «О бухгалтерском учете», в котором установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29). Аналогичное требование содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (п. 98).

Согласно Налоговому кодексу РФ, данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подлежат хранению в архиве не менее четырех лет. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей в том случае, если иное не предусмотрено законодательством.

Кроме того, до сих пор действует документ, принятый приказом Минфина СССР в 1983 году, – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, согласно которому сроки хранения документов должны определяться в соответствии с перечнем типовых документов (п. 6.5).

В настоящий момент в архивной практике в основном используется указанный выше Перечень типовых управленческих архивных документов 2010 года. Он представляет собой упорядоченный список документов со сроками их хранения. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность» содержит два подраздела: 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов в режиме онлайн существует специализированный бесплатный сервис «Архивист Онлайн». С его помощью даже новичок может определить сроки хранения бухгалтерских документов по трем перечням. Это в значительной мере ускоряет процесс поиска нужной статьи перечня, но не отменяет необходимость общего ознакомления с правилами пользования документа.

Особо следует отметить, что сохранять нужно не только бумажные, но и электронные документы, поскольку, согласно закону «Об архивном деле», к архивным документам относятся любые документы безотносительно к носителю информации (ст. 5). Более того, на протяжении не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.

Напоследок отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г.

Где лучше хранить бухгалтерские документы

Первый способ сохранить документы – организовать собственный архив. Такое право закреплено за организациями в законе «Об архивном деле». При этом нужно помнить, что он предъявляет строгие требования к созданию архивохранилища, выполнить которые под силу не каждой фирме.

Обязательным условием для организации архива является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и безопасности. Для избежания преждевременного выцветания документов в хранилище должны быть установлены специальные полки или стеллажи, а окна иметь шторы или жалюзи. С целью предотвратить попытки несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери.  

Если руководство компании приняло решении о создании собственного архива, необходимо позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве. Она позволяет осуществлять быстрый поиск необходимых документов. Важно помнить, что, как правило, выдача бухгалтерских документов из архива компании сотрудникам других структурных подразделений допускается только с разрешения главного бухгалтера. 

Внеофисное хранение документов – альтернативный способ хранения документов, который заключается в привлечении ресурсов профессиональной архивной компании. Поскольку документы хранятся в территориально распределенном архиве (за пределами офиса) третьей стороны, то это увеличивает шансы на их сохранность в случае форс-мажорных обстоятельств или незаконного проникновения на территорию офиса.

Обычно архивные компании предоставляют в пользование полностью оборудованный архив с соблюдением правил безопасности и порядка работы с архивными документами. Для сотрудников компании (офис-менеджеров, секретарей, бухгалтеров, архивистов и др.) это означает существенное снижение рабочей нагрузки, а для фирмы – снижение затрат на создание и содержание собственного архива.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми возможностями компании, количеством архивных документов и динамикой их прироста. В некоторых случаях решающим фактором становятся требования службы безопасности, которым зачастую могут соответствовать только архивы профессиональных компаний.

Процедура уничтожения: избавляемся от ненужных документов

Как правило, бухгалтерский документ считается ненужным, если сроки его хранения истекли. Правда, в исключительных случаях (например, во время судебных разбирательств) в интересах компании сохранять некоторые бухгалтерские документы свыше установленных законом сроков. За консультацией о том, какие документы подлежат выделению к уничтожению, а какие следует придержать на архивных полках, лучше обратиться к специалистам архивных компаний, которые каждый день сталкиваются с практикой уничтожения бухгалтерских документов.

Общая процедура уничтожения документов (не только бухгалтерских) состоит  в предварительном проведении экспертизы ценности документов, составлении акта о выделении дел на уничтожение и физическом уничтожении отслужившей макулатуры.

Итак, первым шагом является создание экспертной комиссии (ЭК), члены которой занимаются отбором и подготовкой документов для их передачи в архив, а также выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Согласно Примерному положению о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденному Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2, в состав комиссии входят наиболее квалифицированные сотрудники из разных структурных подразделений.

В том случае если организация является источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, то уничтожение документов должно осуществляться только после согласования с соответствующими архивными органами.

Другой важный момент: бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения могут быть выделены к уничтожению после того, как были составлены годовые разделы описей дел постоянного хранения. Если документ постоянного срока хранения отсутствует, а его данные могут быть восстановлены с помощью документов временного срока хранения, то последние уничтожению не подлежат. 

Большинство документов уничтожается с составлением соответствующего акта, унифицированной формы которого не предусмотрено (однако в нем должны присутствовать обязательные реквизиты). Кроме акта на уничтожение дел, составляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором указаны дата передачи, общее количество документов и вес принятых дел. Без такой накладной акт на уничтожение дел будет признан недействительным. 

Проведение процедуры уничтожения бухгалтерских документов – от этапа проведения экспертизы ценности до физического уничтожения (утилизации) – возможно путем привлечения сотрудников профессиональных архивных компаний. Как правило, услуга по выделению дел на уничтожение включает в себя все необходимые мероприятия, реализуемые с учетом архивного законодательства и реальной практикой организации. Если архив находится в запущенном состоянии, то предварительно рекомендуется выполнение комплекса процедур по архивной обработке. Это способно не только сократить риски некорректного отбора документов и ошибочного их уничтожения, но и стать хорошим заделом на будущее в деле самостоятельного (и правильного!) ведения архива бухгалтерских документов.

Штрафы за неправильное хранение и непредставление бухгалтерских документов

На первые взгляд, наказание за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, предусмотренное Кодексом административных правонарушений в размере от 100 до 300 руб. для граждан и от 300 до 500 руб. для должностных лиц (ст. 13.20), выглядит смешным. Но перемножьте эти цифры на количество, например, потерянных документов, и вы получите итоговый размер штрафа с уже не столь безобидными несколькими нулями. 

При неисполнении обязанности, порядка или сроков хранения документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ юридическое лицо может поплатиться штрафом до 300 000 руб., а должностные лица – до 5000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). 

Судебная практика доказывает, что понести незапланированные денежные расходы организация может как за нарушение правил хранения, так и за несвоевременное представление документов по запросу контролирующих органов. В последние годы законодательные требования в этой сфере заметно ужесточились. Так, с 2010 года действуют новые поправки в НК РФ, согласно которым штраф за непредставление документов для организаций и индивидуальных предпринимателей увеличился с 50 до 200 руб. за каждый документ (ст. 126). За несообщение сведений налоговому органу грозят выплаты до 5000 руб., а при неоднократном нарушении в течение года – до 20 000 руб. (ст. 129.1).

В отдельных случаях за непредставление документов против нарушителя может быть возбуждено уголовное дело. Например, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан налагается штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет (ст. 140 УК РФ).

Согласно новой редакции статьи 19.4.1. КоАП РФ «Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора)», при воспрепятствовании проведению проверок или уклонение от таких проверок на граждан налагается штраф от 500 до 1000 руб., на должностных лиц – от 2000 до 4000 руб., на юридических – от 5000 до 10 000 руб. Действия или бездействия, повлекшие невозможность проведения или завершения проверки, предполагают выплату штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб. для должностных лиц, от 20 000 до 50 000 руб. – для юридических лиц.

С особым вниманием следует отнестись к хранению бухгалтерских документов, связанных с деятельностью отдела маркетинга и рекламы. При нарушении сроков хранения договоров на производство, размещение или распространение рекламы установлены штрафы для граждан в размере от 1000 до 2000 руб., должностных лиц – от 2000 до 10 000 руб., юридических лиц – от 20 000 до 200 000 руб. (ст. 19.31 КоАП РФ).

К сожалению, для многих компаний именно запущенный архив становится горящей путевкой к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов. Что можно предпринять для того, чтобы минимизировать возможные денежные потери? Во-первых, при проведении комплексной архивной обработке и соблюдении процедуры выделения дел на уничтожение риски получить штраф снижаются многократно. Во-вторых, в тех организациях, где была внедрена система электронного архива, потеря документов или их порча являются маловероятным развитием событий. Электронный архив документов, который представляет собой систематизированные цифровые копии бумажных документов, служит гарантией того, что в нужный момент нужный документ всегда окажется под рукой. В-третьих, с целью выиграть время, когда на пороге уже стоит любимый инспектор, руководство некоторых компаний передает до  кументы в территориально распределенный архив (внеофисное хранение), который может располагаться даже в другом городе.

Комментарии

3
  • Цитата:
    "Это для кого всё? "

    Там же сказано "Первый способ сохранить документы – организовать собственный архив.
    Такое право закреплено за организациями в законе «Об архивном деле».
    " Так что эти правила для тех организаций, которые решили сами создать архив, а не для всех.

    Цитата:
    "Какой инспектор может проверить порядок хранения внутренних документов организации? "

    Т.е. придет инспектор, документов, которые нужно проверять на месте нет, а инспектор не будет интересоваться где они находятся?

    Цитата:
    "Напоследок отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г. "

    Вот об этом, к своему стыду должна признаться, слышу первый раз.

  • НатальяС
    Странный какой-то сервис. Набрала "Табель учета рабочего времени", пишет, что не найдено.
  • НатальяС

    Цитата:
    " Кроме акта на уничтожение дел, составляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором указаны дата передачи, общее количество документов и вес принятых дел. Без такой накладной акт на уничтожение дел будет признан недействительным. "


    В каком же НПА содержится такое требование?

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
141

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
261
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

107

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
119

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
217
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

58
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
64
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.