ЭДО

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
21,2 тыс. 3 тыс.
Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе «Бухгалтер и электронный документ» мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к обмену электронными документами. В этом выпуске мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи и ответим на ряд вопросов. Каким образом электронный документ приобретает юридическую силу и как сохранить ее? Как организовать хранение документов?

Область применения электронной подписи

Многие ли с ходу смогут ответить, для чего нужна электронная подпись? Вряд ли. Потому что четкого представления о сфере применения ЭП у большинства людей пока не сложилось. Между тем, ответ на данный вопрос умещается в небольшой табличке.

Пожалуй, самая главная и очевидная область применения ЭП – электронный документооборот как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, генеральный директор согласовал приказ и подписал его своей ЭП, значит, приказ может быть передан в исполнение.

Если вы обмениваетесь электронными документами со своими контрагентами, то ЭП является гарантом юридической значимости вашего обмена. Причем в электронной форме могут оформляться не только договорные, но и первичные бухгалтерские документы. В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ в электронном виде допускается составление и выставление электронных счетов-фактур. Ключевым элементом всех легитимных электронных документов является, конечно же, электронная подпись.

Нам часто задают вопрос, какую электронную подпись выбрать для обмена электронными документами? На самом деле вы можете выбрать любую электронную подпись с учетом положений ст.5 и ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи». Однако если вы планируете, сдавать отчетность в государственные контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) в электронном виде, то в обязательном порядке потребуется квалифицированная ЭП.

Максим Соловьев, аналитик Synerdocs

При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.

С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.

Обладателей электронных подписей можно отнести к тем счастливчикам, кто самым легким образом получает доступ к государственным услугам. О длительной процедуре активации кода и проверки данных можно забыть.

Широкое распространение получили электронные торги, которые проводятся на специальных площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями.Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.

И, наконец, ЭП для электронной отчетности. Как сказано выше, контролирующие органы признают юридическую силу лишь тех документов, что подписаны квалифицированной электронной подписью. Вы можете подавать отчетность через оператора электронного документооборота, специальные программные решения 1С или через сайты органов.

За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа

С термином «юридическая сила документа», полагаю, знакомы все. Как для бумажного, так и для электронного это его доказательная сила во всех государственных органах.

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

  • название вида документа (за исключением писем);
  • номер документа;
  • название организации или имя автора документа;
  • дата документа;
  • место разработки, издания, принятия или подписания;
  • подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными. Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП. Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом. Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени. 

Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа.

Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Максим Соловьев, аналитик Synerdocs

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

  • локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);
  • хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ

В прошлой главе мы выяснили, что электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить авторство документа и подтвердить его неизменность. Приступая к обмену электронными документами, необходимо приобрести сертификат ЭП. Так, у владельца подписи на руках оказываются:

  • Сертификат ЭП, который подтверждает принадлежность подписи определенному лицу;
  • Ключи подписи – комплект из секретного (закрытого) ключа и открытого. При подписании документа создается шифр. То, что мы зашифруем с помощью закрытого ключа, можно расшифровать соответствующим открытым ключом, и наоборот.

Рассмотрим чуть подробнее механизм подписания документа.

Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.

Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.

Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».

Вместо заключения

Итак, электронная подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и является гарантом целостности и подлинности документа. Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет наличия обязательных реквизитов, электронной подписи и правомочий автора. А сохранить юридическую силу электронных документов возможно с помощью штампов времени, которые проставляются в момент подписания.

В следующей главе

В третьей главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете все о формах и форматах электронной бухгалтерской первички. Какими документами можно и даже удобно обмениваться в электронном виде, а какие документы имеют смысл лишь в бумажном варианте.

Комментарии

2
  • IT Avenue
    Не все компании еще готовы перейти на электронный документооборот. Поэтому, мне кажется, не очень удобно начинать использование данной услугой. Бухгалтер компании IT Avenue Мария Валерьевна.
  • Katerina Artemeva
    Мария Валерьевна, Вы абсолютно правы, далеко не все компании еще готовы перейти на электронный документооборот. Тем не менее, количество компаний, которые переходят или уже перешли на ЭДО растет, если не с каждым днем, то с каждым месяцем. Кроме того, Мария Валерьевна, некоторые компании вынуждены, например, сдавать отчетность исключительно в электронном виде. И согласитесь, иметь дело с электронными оригиналами документов проще, чем сканировать бумажные.

Как бухгалтеру найти работу

Вопрос где и как найти работу мечты хоть раз в жизни задает себе каждый. Раньше поиск работы ограничивался объявлениями в газетах, фонарных столбах и походами на биржу труда. Сейчас найти подходящую вакансию можно не выходя из дома: в социальных сетях и на онлайн-досках объявлений, на профильных сайтах по поиску работы и на специальных ресурсах для подбора узкоспециализированных кадров. Разберем, как искать работу бухгалтера: с  чего начать поиск, как составить резюме, подготовиться и пройти собеседование.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как повлияли ЕНС и ЕНП на формирование показателей бухгалтерской отчетности

Уплату налогов в бюджет с 2023 года отражают в особом порядке — через единый налоговый счет (ЕНС) посредством единого налогового платежа (ЕНП). Это радикальное новшество сказалось на порядке формирования показателей бухгалтерского баланса и отчета о движении денежных средств.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Вузы, школы и детские сады включат в мораторий на плановые налоговые проверки

Правительство собирается распространить мораторий на плановые налоговые проверки на образовательные учреждения.

Лучшие спикеры, новый каждый день

КУБ дня. Про звонки из ФНС

Ежедневно в телеграм-чат «Красный уголок бухгалтера» поступает лавина вопросов. Выбираем самый злободневный и публикуем вместе с ответами коллег и экспертов.

КУБ дня. Про звонки из ФНС
Банки

Китайские банки начали просить россиян заполнять анкету по санкциям

Сотрудники Bank of China попросили клиента из России во время визита в одно из отделений заполнить вопросник на тему международных санкций.

Где отчеты, Лебовски? Как бухгалтерам на аутсорсе использовать Клерк.Премиум, чтобы получить максимум выгоды

Работа на аутсорсе позволяет бухгалтеру вести не одну фирму, а сразу несколько. Некоторые наши подписчики ведут сразу по 50 ИП. Это много! Но, и запросы у клиентов разные. Если не считать постоянно меняющегося законодательства, то основной проблемой бухгалтеры на аутсорсе считают трату времени на поиск нужной информации. Как решить этот вопрос?

Где отчеты, Лебовски? Как бухгалтерам на аутсорсе использовать Клерк.Премиум,  чтобы получить максимум выгоды
7
139
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Закрывающие документы с самозанятыми. Что в них входит и как правильно их оформить

С самозанятыми удобно и выгодно сотрудничать: можно быстро приступить к выполнению задач, а налоги с вознаграждений исполнитель платит сам. Но чтобы избежать проблем с контролирующими органами, нужно правильно оформлять закрывающие документы с самозанятыми. 

Закрывающие документы с самозанятыми. Что в них входит и как правильно их оформить

Мясо в России к концу года подорожает до 10%

Сильнее всего цены взлетят на мясо курицы и свинины. Это произойдёт из-за курса рубля, роста стоимости комбикормов и обслуживания оборудования.

97

Денис Ладыгин в номинации «Налоговое консультирование и споры»

Денис Ладыгин – в индивидуальном рейтинге юристов Право-300 в номинации «Налоговое консультирование и споры».

🔥 Мы выпустили новый онлайн-курс «Бухгалтерия маркетплейса-2024» для тех, кто работает на WB, Ozon и Яндекс.Маркете

За месяц вы узнаете, как составлять первичные документы, оформлять возвраты, вести бухгалтерский и налоговый учет в 1С.

НДФЛ

Минфин: нужно устранить налоговую оптимизацию по НДФЛ и в интернет-торговле + мнение эксперта

В ходе расширенного заседания коллегии ФНС замминистра финансов Алексей Сазанов заявил, что видит несколько схем налоговой оптимизации в обложении НДФЛ, а также в интернет-торговле. С такими схемами необходимо бороться.

💎Что должно быть в идеальной подписке для бухгалтера? + голосовалка

Бухгалтеры — перфекционисты, им всегда чего-то не хватает. Просим вас проголосовать за то, что бухгалтерам важнее всего в подписке, и оставить комментарий. Участвовать в опросе могут все — кто уже пользуется подпиской Клерк.Премиум, те, кто о ней задумывается и даже те, кто никогда о ей не слышал (не верим, что такие есть, раните нас в самое сердечко 💔).

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
55
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Единый налоговый счёт и просроченная задолженность граждан

В статье будет рассмотрена ситуация как просроченная задолженность на ЕНС привела к необоснованному списанию денег с банковских счётов гражданина

💰Принят закон о новом налоговом вычете по НДФЛ

Госдума одобрила сразу в первом и втором чтениях изменения в НК о введении налогового вычета на долгосрочные сбережения граждан.

Микрософт готовится закрыть доступ к облачным сервисам для компаний из России

Представители компании сообщили корпоративным клиентам, что не будут блокировать продукты физических пользователей в ночь с 20 на 21 марта.

118

Модульбанк запустил консультации по получении цифровой подписи и сертификатов КриптоПро для пользователей MacOS

Модульбанк запустил консультации для предпринимателей по настройке электронных цифровых подписей КриптоПро — в том числе для операционных систем MacOS.

НДС

Основные проводки по НДС: шпаргалка для бухгалтера

Сделали подборку проводок для учета НДС. Забирайте в закладки.

Как новому руководителю госучреждения не отвечать за ошибки прошлого

Смена директора всегда стресс для работников, даже если прежний руководитель держал коллектив в ежовых рукавицах. Для самого руководителя новое рабочее место — это прежде всего новые хлопоты.

Как новому руководителю госучреждения не отвечать за ошибки прошлого

Документы для работы на маркетплейсе: список

Собрали перечень документов, которые необходимы бизнесу, чтобы начать работу с маркетплейсами.

Интересные материалы

Кадры

Исследование: искусственный интеллект заменит бухгалтеров через 3 года. Сами бухгалтеры смеются

Исследование заведующего лабораторией искусственного интеллекта, нейротехнологий и бизнес-аналитики РЭУ им. Г.В. Плеханова Тимура Садыкова показало, что в ближайшие 3 года технологии искусственного интеллекта смогут заменить бухгалтеров и специалистов по кадрам.

249