Бухгалтерия

Как удаленному бухгалтеру оптимизировать работу: советы и подсказки

Работа бухгалтера — интересная, но часто напряженная и сложная. Если бухгалтер работает удаленно, как сотрудник бухгалтерской фирмы или аутсорсер, то к его традиционному предотчетному стрессу добавляется целый ряд других проблем: отсутствие дисциплины у клиентов и контакта с директором фирмы-клиента, отсутствие возможности заранее спланировать день во время отчетности, необходимость постоянно держать клиента в курсе его дел. Давайте посмотрим, как можно решить эти проблемы.
4,4 тыс. 21
Как удаленному бухгалтеру оптимизировать работу: советы и подсказки
Жанна Шебаршова, менеджер разработки Контур.Бухгалтерия компании СКБ Контур. Фото предоставлено компанией

Работа бухгалтера — интересная, но часто напряженная и сложная. Если бухгалтер работает удаленно, как сотрудник бухгалтерской фирмы или аутсорсер, то к его традиционному предотчетному стрессу добавляется целый ряд других проблем: отсутствие дисциплины у клиентов и контакта с директором фирмы-клиента, отсутствие возможности заранее спланировать день во время отчетности, необходимость постоянно держать клиента в курсе его дел. Давайте посмотрим, как можно решить эти проблемы.

Проблема 1

Клиенты не дисциплинированны: документы от них поступают не постоянно, а наплывом. 80% всех документов обычно передают прямо перед началом отчетности, что усложняет этот непростой период. Приходится регулярно обращаться к клиенту, чтобы он своевременно предоставил первичные документы, и думать над тем, как максимально оптимизировать ввод первички.

Что можно сделать

  • Наймите отдельного менеджера или помощника, который будет постоянно общаться с клиентом и раз в неделю запрашивать первичные документы по оплатам, отраженным в банковской выписке.
  • Начните пользоваться CRM или task-менеджером. Например, Trello для организации работы нескольких бухгалтеров: в нем удобно отслеживать задачи и их готовность. Или Мегапланом: он позволяет работать со списками и контактами клиентов, хранить последний результат общения и создавать напоминания (например, напоминание потребовать у клиента нужные документы).
  • Попробуйте синхронизировать почтовый клиент с календарем. В Outlook или в Google-почте можно создавать задачи с напоминаниями, это очень удобно.
  • Дайте клиенту ограниченный доступ в бухгалтерскую программу, чтобы он сам вводил документы. Например, загружал сканированные накладные с тем, чтобы программа их распознала. Есть риск, что он допустит ошибку или «напортачит» в старых документах, но некоторые программы ограничивают доступ для директоров так, что проводить документы может только бухгалтер. Если рассматривать современные веб-сервисы, то такая возможность есть, например, у Контур.Бухгалтерии.
  • Используйте удобные файловые хранилища с совместным доступом: Google Drive или Dropbox.

Проблема 2

У бухгалтера нет постоянного контакта с директором и менеджером, поэтому он не может быстро уточнять разные нюансы в документах. При этом менеджеры компании часто составляют документы так, что их приходится переделывать, а клиенты предоставляют их на разных носителях (бумажный вид, выгрузка из 1С, файл excel).

Что можно сделать

  • Используйте онлайн средства общения с клиентами: чаты, icq, skype. Это позволит быстро решать вопросы, даже если вы с клиентом находитесь в разных концах страны.
  • Если бухгалтерская программа позволяет оставлять комментарии к документам, то приучите клиента к этому процессу: в этом случае лишних отвлекающих вопросов будет гораздо меньше.
  • Попросите клиентов отправлять все документы в удобном для вас виде. Самый простой вариант для директора — сделать фото на смартфон.

Проблема 3

Во время отчетности очень сложно спланировать свой день. Каждое утро приходится собирать информацию по всем организациям, потому что за день могли прийти новые ответы, отказы или запросы от контролирующих органов.

Что можно сделать

  • Начинайте утро с распечатки таблицы со списком ваших фирм-клиентов и отчетов, которые нужно сдать. Отмечайте статус по каждой из них. Способ проверенный, но не самый удобный.
  • Воспользуйтесь сервисом, позволяющем планировать личные задачи и устанавливать сроки по ним. Например, Evernote, AnyDo или One Note.
  • Отправка отчетности в электронном виде через интернет — самый удобный и быстрый способ решить проблему. Такую возможность предоставляют, например, сервисы Мое Дело или Бухсофт Онлайн. А в некоторых онлайн-сервисах достаточно зайти на страницу сводного отчета и вы увидите всю информацию по вашим организациям: например, в Контур.Бухгалтерии от СКБ Контур.

Проблема 4

Раз в месяц нужно не забыть выставить счет клиенту и отчитаться перед ним о проделанной работе. Это отнимает ценное время, которое можно потратить на более важные задачи.

Что можно сделать

Многопользовательский режим, который есть в некоторых онлайн-сервисах для ведения бухгалтерии, позволяет открыть доступ к данным не только бухгалтеру, но и директору или менеджеру. Это избавляет от необходимости ежемесячно отчитываться и упрощает взаимодействие между участниками процесса.

Совет

Если вы работаете самостоятельно, а затем решаете расширить бизнес и нанять второго сотрудника, то разделите задачи. Вы можете заняться проверкой сумм, документов и их наличия, подготовкой отчетности. Помощнику отдайте ввод первички: такое распределение делает работу удобнее.

Комментарии

6
  • rjcf15

    Реклама СКБ-Контура?

  • Евгений
    Огромное количество наших клиентов вводит доки в систему самостоятельно. Необязательно директор, чаще менеджеры, но бывает и директора. Бизнес-то малый. Там каждый человек - и жнец, и на дуде игрец.
    А советы вполне разумные.
  • rjcf15

    Ничего не скажу про контур бухгалтерия. Но с электронной отчетностью контур-экстерн работаю больше 10 лет. Есть моменты, которые не всегда устраивают, но в общем и целом 100 % конкурентов им так и не нашла. И уходить пока не собираюсь.

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справиться ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
83

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
147
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

41
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
41
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.