ЭДО

Переход на электронный документооборот (на примере Белгородской сбытовой компании

Крупные коммерческие организации, особенно с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют настолько большой объем документооборота, что его невозможно контролировать традиционными методами. Именно поэтому крупный бизнес давно уже является основным заказчиком и пользователем систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративными знаниями (ECM-системы). Таким образом, компании закрывают все критические задачи внутреннего документооборота.
3,9 тыс. 22

Крупные коммерческие организации, особенно с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют настолько большой объем документооборота, что его невозможно контролировать традиционными методами. Именно поэтому крупный бизнес давно уже является основным заказчиком и пользователем систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративными знаниями (ECM-системы). Таким образом, компании закрывают все критические задачи внутреннего документооборота. Однако много нерешенных задач остается в области внешнего обмена документами, который остается в бумажном виде.

Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Даже при наличии СЭД управлять такими потоками отправляемых документов чрезвычайно сложно и затратно, учитывая, что энергосбыт еще имеет ряд важных отраслевых особенностей.

В чем особенности перехода на обмен электронными документами энергосбытовой компании, рассказывает Сергей Четвериков, начальник департамента информационных технологий ОАО «Белгородэнергосбыт».

Бизнес-условия ОАО «Белгородэнергосбыт»

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений в работе. Первичные документы по энергосбытовой деятельности у нас формируются в биллинговой системе «Стек-Энерго», она используется для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами. Хозяйственный учет ведется в 1С.

Хозяйственная деятельность и энергосбытовая для нас практически независимые источники документов, мы не ставили перед собой задачу интегрировать их в единое информационное пространство. Это привело к тому, что к моменту перехода на электронные документы, у нас было несколько баз данных.

На данный момент наша компания является Гарантирующим  поставщиком электроэнергии и мощности на все территории Белгородской области. Для обеспечения клиентского сервиса по всей территории области развернуто 22 центра обслуживания. И все они являются генераторами трафика финансово-учетных документов, каждый для своей группы контрагентов, в зависимости от территориальной принадлежности и потребляемой мощности.

Организационная структура компании насчитывает в общей сложности 60 подразделений. В бизнес-процессах подготовки, обработки и отправки, исходящих первичных бухгалтерских документов контрагентам последовательно задействовано до 4 подразделения. В бизнес-процессе приема и обработки входящих бухгалтерских документов таких подразделений 6.

Центральный офис Белгородской энергосбытовой компании

Также ключевые особенности работы нашей компании кроются в отраслевом и федеральном законодательстве, регулирующем порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке. Есть определенные разночтения, к которым нам приходится приспосабливаться.

Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса Российской Федерации, счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). То есть в нашем случае, не позднее 5 числа месяца, следующего за расчетным. До этого момента нам требуется собрать и обработать массу информации: данные о тарифах, которые меняется ежемесячно, об электропотреблении, мощности в часы пиковой нагрузки области потребителями за расчетный период. Вопрос – как все быстро собрать, обработать, сформировать и выставить первичный документ – для нас крайне актуален.

Потому решение о переходе на электронные документы стало для нас закономерным и очевидным.

Выбор решения

После принятия решения о переходе на электронный обмен, нас в первую очередь интересовало следующее:

  • сокращение прямых издержек: на доставку документов контрагентам и на печать документов, обеспечение их хранения и уничтожения;
  • сокращение трудозатрат на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:
  1. просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
  2. выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;
  • разграничение прав доступа к документам в соответствии с полномочиями должностных лиц;
  • сокращения рисков доначисления НДС и налога на прибыль, связанных с возможной утратой документов в ходе обмена с контрагентами;
  • снижения стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему.

При этом мы не забывали о необходимости интеграции внутреннего и внешнего документооборота. И о том, что решение должно закрывать потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена,

В итоге нами был взят курс на переход к электронным документам, работу с которыми просто организовать и структурировать. Мы смотрели в сторону комплексных продуктов, позволяющих полностью закрыть наши задачи по работе с первичкой с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен, то есть, бумажные документы будут сохраняться какое-то время. Мы остановили выбор на решении «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs.

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Внедрение производилось силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs.

Финансово-учетный документооборот

В части внутренних процессов был создан архив электронных документов. В электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности. Была осуществлена интеграция DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, произведена бесшовная интеграция с сервисом Synerdocs с возможностью роуминга с другими операторами.

Во внутреннем контуре автоматизации в DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор), разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение решения позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС.

Особенности форматов документов

Понятно, что к неформализованным документам в электронном виде вопросов у нас не возникало. Но  самые интересные задачи нам предстояло решать в части формализованных документов. Мы должны были еще раз внимательно проверить соответствие форматов электронных актов и счетов-фактур  требованиям ФНС. Акты у нас обладают рядом уникальных черт, поэтому они создаются в формате .pdf и отправляются через Synerdocsкак неформализованные документы. Мы считаем, что .pdf – достаточно удобный формат, документ можно просто просмотреть и без специальных инструментов.

Акт приема-передачи электроэнергии в .pdf-формате

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в .xml-формат, и мы считали их формализованными. Однако приняли решение все-таки перевести их в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем.

Контрагенты

Самой нетривиальной задачей перехода на обмен в электронном виде для нас стал перевод контрагентов. Хотя в целом процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса ЭДО достаточно прост.

Мы структурировали его следующим образом. Для небольших компаний достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs – это довольно просто, нашего участия здесь не требуется, кроме организации рассылки информационных сообщений. Для крупных же компаний необходимо более глубокое погружение в тему: здесь задействованы специалисты оператора, для которых подключение каждого такого контрагента – это отдельный проект, со своим комплексом мероприятий  по исследованию бизнес процессов и обучению пользователей.

Важный нюанс в том, что контрагенты не платят за документы, поступающие от нас. Сегодня  все  документы в нашем обороте – это только исходящие. Контрагенты получают и подписывают акты – на этом их участие в обмене заканчивается. Весь исходящий трафик оплачивается Белгородской сбытовой компанией. Таким образом, мы решаем вопрос с мотивацией контрагентов, для которых переход на обмен электронными документами выглядит только как приобретение ЭП и подключение к Synerdocs – без дополнительных расходов.

Более того, небольшая часть контрагентов уже пользовалась услугами других операторов обмена документами, следовательно, для них возникла потребность развивать роуминг с Synerdocs. Для этой части наших потребителей дополнительных мероприятий не требовалось.

***

Главная особенность перехода Белгородской сбытовой компании на электронный документооборот в том, что параллельно с автоматизацией внутренних процессов, мы переводили в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

Внедрение решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой с первичкой в целом.  Мы приобрели уникальный опыт и готовы активно делиться  другим компаниям отрасли опытом перехода на обмен электронными документами.

Комментарии

1
  • ovchinnikov_ps

    Аноним, Вы писали:
    "врут?"

    Когда говорят, что роуминга нет)

Что изменится по имущественным налогам: обзор от ФНС

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Бухотчетность составляют в тысячах рублей. Опрос про ошибки из-за округлений

До 1 апреля компании должны сдать бухотчетность за 2023 год.

41
Кадры

Четверть компаний отказывают в найме соискателям с долгами

Чаще всего кредитную историю проверяют у менеджеров по работе с клиентами, специалистов по продажам и закупкам.

Лучшие спикеры, новый каждый день

💥Госзакупки. Как компании не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

Компания выиграла тендер на госзакупку, но по каким-то причинам не смогла выполнить контракт — это прямая дорога в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Расскажем, какие аргументы и обстоятельства помогут избежать реестра, сохранить репутацию и деньги компании. Забирайте подсказки от редакции.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»
6
122

В сервис «Прозрачный бизнес» ФНС добавила спецрежим ИП. Пользователи: наконец-то! + опрос

Теперь через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» любой желающий может узнать, какие специальные налоговые режимы применяет ИП.

Нашлась биржа, которая сфокусируется на IPO попавших под санкции промышленных компаний

СПБ Биржа начала заниматься IPO российских промышленников, попавших в те же санкционные списки, что и СПБ Биржа.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Шведский бизнес Avito переехал в Калининградскую область

Шведская компания Avito AB провела редомициляцию и теперь будет зарегистрирована как международная компания в специальном административном регионе.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция

Сосредоточение в своих руках всех процессов, желание все сделать самому — проблема многих предпринимателей. В результате попытки охватить все не остается времени на разработку новой, более продуктивной стратегии. Чтобы разгрузить себя и заниматься более глобальными бизнес-задачами, владельцу бизнеса нужно научиться делегировать.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция
17
Отпуска

Сотрудник не может переносить отпуск, если у него заболел ребенок

Продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск разрешено только если заболел сам сотрудник, а не его ребенок.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Налоговики не всегда начисляют пени из-за ошибок в уведомлениях по ЕНП. Но в интересах бизнеса их всё-таки исправить. Подробно и на конкретных примерах рассказали, как это сделать.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Песков: нейросети в руках недобросовестных людей — еще одна большая угроза

Заместитель руководителя администрации президента РФ, пресс-секретарь В. Путина Дмитрий Песков заявил, что нейросети в руках недобросовестных людей или террористов могут стать грозным оружием.

👫 На одну штатную единицу можно принять двух полставочников. Эксперт: запрета нет, и Верховный Суд это косвенно подтверждает

Ранее Роструд заявлял, что одну должность не могут делить между собой два человека по полставки каждый, должно быть 2 должности. Теперь поступили новые вводные.

348
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен

Управление любым проектом представляет собой многоуровневый процесс, имеющий множество составляющих. Как минимум он включает в себя планирование, мотивацию, материальное и прочее обеспечение, а также контроль исполнительных процессов.

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен
1
18

ФНС объяснила, какой ОКТМО указывать в ЕНП-уведомлении по налогу на имущество

В уведомлении по ЕНП при указании кода ОКТМО надо учитывать особенности исчисления и уплаты налогов.

🎓 Уже завтра бухгалтеры узнают, как Минтруд и ФНС будут бороться со скрытыми сотрудниками

Подготовьтесь к проверкам и запросам по сотрудникам и уберегите себя от штрафов.

Клиенты Сбера могут разблокировать карту после блокировки из-за криптовалют

Чтобы снизить риск блокировки карт из-за сомнительных операций, клиенты Сбербанка могут подтвердить свои криптовалютные доходы, сделав скриншот с сайтов криптобирж.

УСН

📌 Как ИП на УСН «доходы» в 2024 году уменьшать налог на фиксированные взносы: таблица

Чтобы уменьшать налог по УСН за 2024 год на взносы ИП за 2024, их не нужно платить. А вот на взносы 1% за 2024-й налог за 2024 год уменьшить нельзя независимо от того, платили вы их или нет.

НДФЛ

За подаренную двоюродным братом квартиру придется платить НДФЛ

За подаренную недвижимость не надо платить НДФЛ, если даритель и одаряемый являются членами семьи или близкими родственниками по Семейному кодексу. Двоюродный брат – это не близкий родственник.

62

💰 Зарплату иностранным работникам надо платить только безналом

Выплата денег валютным резидентом (российской компанией) нерезиденту (сотруднику-иностранцу) в наличной форме не входит в перечень разрешенных валютных операций.

Интересные материалы

Как составить прогнозный баланс на основе управленческой отчётности. 5 шагов

Устойчивое развитие бизнеса можно поставить под сомнение, если руководство на основе целей не составляет планы, а управленческий учёт заключается только в фиксировании фактических данных. И наоборот, планирование помогает находить резервы для роста компании, координировать все службы, чётко рассчитывать денежные потоки, поставки сырья и материалов.

Как составить прогнозный баланс на основе управленческой отчётности. 5 шагов