Подотчет, командировки

Комментарий к Постановлению АС МО от 16.12.2014 № А40-168631-13

Трудовым кодексом установлен порядок возмещения работодателем расходов отдельным категориям работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. На практике складывается ситуация, когда работодатель возмещает затраты работникам не в соответствии с подтверждающими документами, а в фиксированной сумме. Поэтому возникает вопрос: следует ли облагать НДФЛ суммы возмещения в фиксированном размере?
2 тыс. 5

Источник: Журнал "Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера"

Трудовым кодексом установлен порядок возмещения работодателем расходов отдельным категориям работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. На практике складывается ситуация, когда работодатель возмещает затраты работникам не в соответствии с подтверждающими документами, а в фиксированной сумме. Поэтому возникает вопрос: следует ли облагать НДФЛ суммы возмещения в фиксированном размере?

В комментируемом Постановлении АС МО от 16.12.2014 № А40-168631/13 суд указал: если постоянная работа сотрудников носит разъездной характер, оплата проездных расходов, в том числе не подтвержденных документально, носит компенсационный характер и доходом работника не является, а значит, такие выплаты не облагаются НДФЛ. Но разберемся в деталях.

Налоговая инспекция в результате проведенной проверки выявила, что организация оплачивала своим сотрудникам проезд на городском транспорте, такси без подтверждающих документов. На основании этого был сделан вывод, что такая оплата проезда является одним из методов стимулирования их труда и является доходом сотрудника, полученным в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). Отметим, что аналогичный вывод приведен в Постановлении ФАС ВВО от 17.07.2013 № А43-23164/2012 (Определением ВАС РФ от 07.11.2013 № ВАС-14952/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС), в котором указано: если документы, подтверждающие расходы в связи с разъездным характером работы, отсутствуют, компенсация проезда работникам признается составной частью заработной платы, поскольку соответствует критериям компенсационных выплат, приведенным в ст. 129 ТК РФ, является составной частью заработной платы, а потому подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Однако с таким мнением можно не согласиться. Как известно, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. К первому относятся компенсации на возмещение работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Данные выплаты не входят в систему оплаты труда, а потому НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ). А ко второму – компенсации, входящие в состав заработной платы, например за особые условия труда, высокие показатели (ст. 129 ТК РФ). То есть они являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей, соответственно, они учитываются в расходах и облагаются НДФЛ.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать сотруднику, работа которого носит разъездной характер, в том числе расходы на проезд. Размеры и порядок возмещения таких затрат устанавливаются коллективным или трудовым договором, локальным нормативным актом. В действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, поэтому решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно. Также не содержатся в Трудовом кодексе правила для расчета компенсационных выплат, а работодателю предоставляется право установить их в своих локальных актах.

Отметим: в письмах Минфина РФ от 20.01.2014 № 03‑11‑06/2/1482, от 25.10.2013 № 03‑04‑06/45182, от 05.07.2013 № 03‑04‑06/25956 и от 19.07.2010 № 03‑04‑06/6-154, ФНС РФ от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@ разъяснено, что компенсация работникам за разъездной характер работы не относится к системе оплаты труда, поскольку данные выплаты компенсируют расходы работника, связанные с выполнением им своих должностных обязанностей, а потому не облагаются НДФЛ в размерах, установленных локальными актами, коллективным и (или) трудовыми договорами (ч. 2 ст. 164, ст. 168.1 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако уточним: характер работы конкретного работника должен подтверждаться трудовыми договорами, должностными инструкциями и иными локальными актами.

Чтобы установить разъездной характер работы, необходимо прописать соответствующее условие в трудовом договоре, а также определить в локальном нормативном акте перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Кроме того, нужно помнить, что согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, если работа сотрудника постоянно связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора.

Как следует из материалов комментируемого постановления, в трудовых договорах с работниками предусмотрено, что в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, а именно расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, иные расходы, произведенные с согласия или с ведома работодателя. Установлено, что работник один раз в месяц, не позднее 5‑го числа месяца, следующего за отчетным, обязан предоставить отчет о служебных поездках, в котором указываются все расходы, связанные с этими поездками, с приложением всех подтверждающих данные расходы документов (проездных документов, счетов, товарных накладных, счетов-фактур, чеков ККТ, чеков товарных, путевых листов и т. п.). В случае непредставления документов расходы на проезд в городском наземном транспорте возмещаются в размере 2 000 руб. в месяц. Также в положении о командировках сотрудников отражено, что расходы региональных представителей на проезд городским транспортом в месте постоянного нахождения представителя возмещаются в сумме 2 000 руб. в месяц без предоставления проездных документов.

На основании этого правомерно считать, что постоянная работа сотрудников организации в данном случае носит разъездной характер, а оплата проездных расходов носит компенсационный характер в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, и доходом работников в натуральной форме не является.

В заключение еще раз хотим обратить внимание: если организация производит выплаты работникам в связи с разъездным характером работы, то ей необходимо соблюсти как минимум следующие условия:

  • в трудовом договоре отражено, что имеет место разъездной характер работы;
  • условие о возмещении расходов, связанных со служебными поездками, включено в коллективный договор или иной локальный акт;
  • утвержден перечень должностей и профессий, имеющих подвижной характер работы.

Кроме того, все же нужно иметь подтверждающие документы, чтобы не было лишних вопросов у проверяющих и возмещаемые расходы за разъездной характер работы не были признаны составной частью заработной платы работников. 

Начать дискуссию

Банки

Клиенты Райффайзенбанка не могут отправить деньги в приложении

Пользователи жалуются, что в приложении Райффайзенбанка не работают денежные переводы по номеру телефона и между счетами.

19

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

❓Что выбрать: переподготовку, повышение квалификации или онлайн-курсы? Разберемся, что подойдет именно вам

Мы сделали разбор по нашим основным обучающим продуктам. Объясним, чем курсы повышения квалификации или переподготовки отличаются от онлайн-курсов. Из поста вы поймете, какое обучение подходит именно вам. Забирайте в закладки, чтобы не потерять.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
30

Обновления Telega.in, и как они вам помогут сделать рекламу еще эффективнее

Это вы удачно зашли — тут про обновления в Telega.in рассказывают.

Обновления Telega.in, и как они вам помогут сделать рекламу еще эффективнее
10
Лучшие спикеры, новый каждый день

4 признака, которые говорят, что пора автоматизировать бизнес

Чаще всего собственники и руководители замечают, когда в бизнесе что-то идет не так. Но так как они погружены в решение оперативных задач, то не сразу могут увидеть, что многие вопросы можно решить с помощью автоматизации. В итоге менеджмент борется с симптомами, а проблема остается. Разбираемся, какие признаки говорят о том, что вам пора автоматизировать бизнес.

4 признака, которые говорят, что пора автоматизировать бизнес
14

В судах на 60% выросло число дел о применении искусственного интеллекта

Большинство споров связаны с использованием технологии искусственного интеллекта для взыскания долгов, с проблемами по грантам и договорам на разработку IT-продуктов на базе ИИ.

31

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 

Суммы налогов, которые излишне уплачены в составе ЕНП, по сути переплата в бюджет, они образуют на ЕНС положительного сальдо. Такую переплату можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущей задолженности, которая будет сформирована. 

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 
51
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Директора подразделения «Росатома» арестовали за взятку

Топ-менеджера структурного подразделения ГК «Росатом» заключили под стражу до 26 мая 2024 года. Его подозревают в получении взятки в особо крупном размере.

68

Фиктивная сотрудница, ничего не делая, за год «заработала» более 500 000 рублей

В Сочи направлено в суд уголовное дело о мошенничестве при трудоустройстве.

130

🧠Пятничный мозгонапрягатель. Снова в школу

Геометрическое задание на школьные знания внимательность. Бухгалтер, справишься?

🧠Пятничный мозгонапрягатель. Снова в школу
62

Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

52

😠 Если ИП на УСН «доходы» закроется в январе 2025 года, его вычет на взносы 1% просто сгорит. Бухгалтеры возмущены

Взносы ИП 1% за 2024 год налог по УСН за 2024 год не уменьшают. Они пойдут на уменьшение налога только за 2025 год. Если конечно там будет, что уменьшать.

66

Центробанк снова продлил ограничения на перевод средств за рубеж

Ограничения на денежные переводы за границу будут действовать еще 6 месяцев — до 30 сентября 2024 года.

43
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов

Каждая компания хочет получать больше прибыли и платить меньше налогов. Но чтобы сделать это законно, нужно знать, какими способами можно снизить налоговую нагрузку на бизнес. 

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов
39

ФАС требует от Ozon объяснений по введению сбора в ПВЗ

Представители рынка электронной торговли направили в ФАС жалобу на Ozon, который установил сервисные сборы для владельцев пунктов выдачи заказов.

62

Тонкое искусство управления дедлайнами

Ежедневники, блокноты, календари, заметки в телефоне, стикеры, бумажечки и даже тыльная сторона ладони… Все это — инструменты, которые многие используют для фиксирования важных событий и дат. При таком управлении дедлайнами постоянная спешка, опоздания по срокам и недовольные клиенты — неизменные компаньоны. Далее расскажем, как от них избавиться.

Тонкое искусство управления дедлайнами
52

Предприниматели оформили рекордное число кредитов с плавающей ставкой

Число кредитов, процентная ставка которых привязана к ключевой, уже выросла почти до 50%. Бизнес уверен, что ЦБ снизит ключевую ставку, а вместе с ней сократятся проценты по займам.

50
УСН

ИП на УСН «доходы» не нужно заявление на зачет взносов 1%

Срок уплаты взносов ИП 1% с дохода свыше 300 тысяч рублей за 2023 год – 01.07.2024. Но можно не тянуть до последнего, а оплатить уже сейчас.

107

Chanel завершает свой бизнес в России

Компания Chanel решила полностью уйти с российского рынка. Ей могут грозить неустойки по договорам аренды, которые оценивают в десятки миллионов рублей.

178

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать

В малом бизнесе владелец может учитывать все финансовые движения в уме. Однако когда операции разрастаются, а их отслеживание становится сложным, приходит время заняться финансовым планированием.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать
36

Интересные материалы

НДФЛ

Оплата вынужденного прогула облагается НДФЛ

Если увольнение сотрудника было признано незаконным и через суд он добился восстановления и оплаты вынужденного прогула, то такая оплата – это облагаемый НДФЛ доход.

53