ЭДО

Сравниваем способы обмена документами: e-mail или Оператор ЭДО СФ

Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.
2,8 тыс. 251
Сравниваем способы обмена документами: e-mail или Оператор ЭДО СФ
На фото Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.

Инструменты для самостоятельного обмена

Электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, Facebook), мессенджеры (Telegram, 4talk), файлообменники, Skype и другие сервисы поддерживают функциональность обмена файлами, электронными документами. При этом законодательство нас никак не ограничивает. Приобретите сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП), подпишите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО, установите сертифицированное ФСБ РФ СКЗИ и работайте (ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63). Такой сценарий не подойдет только в том случае, если вы планируете обмениваться электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Об этом позже.

Бизнес вряд ли выберет обмен через мессенджеры – несерьезно как-то, а вот электронная почта пользуется популярностью. Так бы и работали, но в 2012 году появились Операторы ЭДО СФ. Давайте сравним обмен по e-mail и через сервис Оператора.

Обмен по e-mail

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Заметьте, о способе обмена ничего не сказано. После получения КЭП приобретите средства криптографической защиты (СКЗИ) для работы с электронной подписью и заключите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО. Последнее – рекомендация, а не обязательное условие. Начинайте обмен.

Единственное ограничение – обмен ЭСФ. В соответствии с п. 1.3 Приказа Минфина РФ № 50н обмен электронными фактурами осуществляется через Операторов и только через них. Если вы не планируете обмениваться ЭСФ и минусы электронной почты не доставляют вам неудобства, используйте этот вариант.

E-mail

Плюсы

Минусы

Бесплатно.

Для обмена электронными договорами, накладными, актами рекомендуется заключать соглашение с каждым контрагентом о начале ЭДО.

Популярно. Контрагенты уже пользуются.

Законодательство запрещает обмениваться электронными счетами-фактурами (п. 1.3 Порядка обмена ЭСФ).

Настройка папок позволяет сортировать письма.

Отсутствует архив самих электронных документов.

Функциональность поиска позволяет искать нужные письма.

Отсутствует поиск по документам.

Техническая поддержка.

Специалисты поддержки не ответят на вопросы по работе с электронными документами.

Отсутствует поддержка форматов ФНС накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ.

Отсутствует автоматическая выгрузка документов. При подготовке к налоговой проверке придется выгружать по отдельности каждый документ.

Спам.

Отсутствует поддержка работы с электронной подписью (или ее надо самостоятельно настраивать, что бывает очень непросто).

Обмен через Оператора

Чтобы приступить к обмену, выберите своего из списка ФНС и приобретите сертификаты КЭП и СКЗИ. Какие нюансы вас ожидают – смотрите в таблице:

Оператор ЭДО СФ

Плюсы

Минусы

Обмен любыми видами документов.

Платно

Готовые интеграционные решения с ECM и ERP-системами.

Технология находится на этапе проникновения в бизнес. Контрагенты могут быть не подключены к ЭДО.

Поддержка форматов ФНС счетов-фактур, накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ.

Медленное развитие технологии роуминга.

Специалисты поддержки ответят на любые технические вопросы, а также на вопросы по работе с электронными документами.

Отсутствует возможность выставления документов задним числом.

Хранение счетов-фактур и первичной документации в течение 5 лет.

Подтверждения Оператора, как независимой стороны, о фактах подписания и обмена документами.

Подготовка первичной документации к налоговой проверке (поиск, фильтрация, массовая выгрузка).

E-mail или Оператор?

Предлагаю сравнить варианты между собой:

Получилось наглядно, даже добавить нечего. Мы проводили сравнение по общим критериям. Не забывайте, что функциональность сервисов разных Операторов отличается. Не через каждого Оператора возможен обмен по факторингу или бесплатная интеграция с 1С и др.

Делайте выбор, исходя из своих задач и целей. Если вы небольшая компания, не планируете обмениваться электронными счетами-фактурами, вам не нужен архив и т. д., – используйте электронную почту. В противном случае обращайтесь к Оператору.

Начать дискуссию

Малого и среднего бизнеса в новых регионах стало в разы больше

На расширенной коллегии Счетной палаты аудитор Светлана Орлова рассказала об особенностях контрольной и надзорной деятельности в новых регионах России.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

Суд арестовал имущество исполнительного директора Freedom Holding на 18,9 млн евро и 2 млн долларов

На денежные средства и имущество Тимура Турлова наложили арест по требованию Агентства по страхованию вкладов.

315
Ведение бизнеса

Российским кемпингам будут присваивать звезды: организовать бизнес станет проще

Роскачество и Национальный Союз Профессионалов индустрии Кемпингов и Автотуризма (НСПКА) заключили соглашение о сотрудничестве, направленном на развитие и популяризацию новых видов туризма, повышение качества инфраструктуры кемпингов и безопасности автопутешествий.

Лучшие спикеры, новый каждый день

ФССП взыскала долги по алиментам на 66 млрд рублей

Приставы вернули на 39% больше долгов по алиментам. Сейчас в работе 772,4 тысячи исполнительных производств.

Бесплатно с Компенсации работникам

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения

В 2024 году удаленщикам, которые работают на собственном оборудовании, нужно выплачивать компенсации. Законодательство не ограничивает размер выплаты, но не всегда можно избежать начисления НДФЛ и взносов на нее или учесть ее в расходах. Разберем, как считать налоги и взносы при выплате компенсаций дистанционным сотрудникам и можно ли включать ее в расходы.

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения
Бесплатно с

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс

Как имея общую совместную собственность супруги могут получить налоговый вычет и может ли один из них передать другому остаток имущественного вычета, разбираемся в мини-курсе.

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

Банки начали учитывать цифровые активы на отдельных счетах

В бухгалтерском учете кредитных организаций появились отдельные балансовые счета для учета ЦФА. Сейчас в активах банковского сектора на цифровые финансовые активы приходится 7 млрд рублей.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Бюджетным (автономным) учреждениям не стоит бояться перехода на электронное применение первичных документов. Цель использования последних исключительно из-за удобства применения и хранения.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция
Маркетинг

10 трендов в стратегических коммуникациях, которые изменят подход к маркетингу

Мир стремительно развивается и вносит изменения во все сферы жизни, включая методы и подходы к коммуникации. Новейшие технологии и цифровизация создают возможности для инновационного подхода к маркетинговым стратегиям.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

ИИ все же заменит бухгалтеров, говорят осталось чуть-чуть. Сами бухгалтеры так не считают. 🤖«Ночной бухгалтер» № 1644

Тут одно исследование провели и говорят скоро бухгалтеров и кадровиков можно будет заменить искусственным интеллектом без проблем. А вот сами бухгалтеры уверены, что этому не бывать. Ни один ИИ не справится с такими запутанными штуками как ЕНС или НДС.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
582
Цифровой рубль

Цифровой рубль будет подчиняться антиотмывочному закону

Центробанк будет оценивать подозрительные операции на электронной платформе, блокировать цифровые рубли и отправлять информацию в Росфинмониторинг.

Что такое прогрессивное налогообложение, к которому хотят прийти власти

Прогрессивное налогообложение — это система, построенная на принципе увеличения налоговых ставок в зависимости от роста уровня облагаемого дохода налогоплательщика. Чем больше доход получаем, тем больше налога платим.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Охрана труда

Что должен знать сотрудник об охране труда. Какая ответственность грозит за ее нарушение

Для многих «охрана труда» — это всего лишь ежегодное посещение кабинета СОТ (службы охраны труда), чтобы поставить подпись в журнале прохождения инструктажа. На самом же деле это сложная система нормативов и мероприятий, которую контролирует государство. Знать все нюансы от рядового сотрудника не требуется, но ему стоит изучить свои права и обязанности в этой области — ведь речь идет в том числе о его личной безопасности.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: цены на пиво вырастут, IT-специалисты стали чаще брать займы «до зарплаты», каждый 3-й россиянин в группе риска по инсульту

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

217

Контент-маркетинг для чайников. Как использовать посты для увеличения продаж

Бизнесу важно найти своего клиента. Но как зацепить и завоевать его доверие, не вкладывая деньги в рекламу? Чтобы оставаться на плаву, компании необходимо постоянно искать новые способы привлечения клиентов. Один из таких способов — контент-маркетинг. В этой статье разберемся, что из себя представляет контент-маркетинг и какую пользу он может принести.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Сотрудник должен выйти на работу на следующий день после заключения договора

Если в условиях трудового не указана точная дата, с которой работник должен приступить к выполнению своих задач, он обязан выйти на работу на следующий день.

47% работодателей оплачивают для сотрудников курсы повышения квалификации

Большинство компаний тратят на образование сотрудников не менее 10% от своих ежемесячных расходов. Работодателям важно, чтобы персонал умел пользоваться современными инструментами и быстро адаптироваться к изменениям.

УК РФ

Будут судить ИП за кражу земельных участков на 530+ млн рублей

В Московской области перед судом предстанет местный предприниматель, обвиняемый в организации преступного сообщества для хищения земельных участков.

НДС

Обновлены данные о безопасной доле вычетов НДС

ФНС обновила сводные статистические данные по НДС по регионам. На сайте службы опубликована форма 1-НДС по состоянию на 1 января 2024 года. Плательщикам НДС их следует использовать для самоконтроля.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Кейс. Переход с 1C:УПП на 1C:ERP с внедрением механизма расчёта себестоимости и учетом продукции «в пути»

Как учитывать товары и комплектующие в пути. Технология быстрого внедрения.

Кейс. Переход с 1C:УПП на 1C:ERP с внедрением механизма расчёта себестоимости и учетом продукции «в пути»