ЭДО

Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера

В последние месяцы активно растет интерес к теме ЭДО бухгалтерских документов и счетов-фактур. Законодательные основы для перевода первички и счетов-фактур в электронную форму созданы несколько лет назад, регулярно проходят представительные конференции по этой теме, при этом реально работающих проектов не так уж много. Хотя они есть, и это внушает оптимизм.
4,4 тыс. 25
Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
Коллаж Мистера Д., Клерк.Ру

Статья подготовлена компанией «Электронный экспресс».

В последние месяцы активно растет интерес к теме ЭДО бухгалтерских документов и счетов-фактур. Законодательные основы для перевода первички и счетов-фактур в электронную форму созданы несколько лет назад, регулярно проходят представительные конференции по этой теме, при этом реально работающих проектов не так уж много. Хотя они есть, и это внушает оптимизм. Например, одно из масштабно внедренных решений ЭДО — технология «Экспресс Документ», которая входит в состав информационно-правового обеспечения ГАРАНТ. С ее помощью сегодня получают счета-фактуры и первичку около ста тысяч организаций-пользователей.

С чем связана общая медлительность при переходе на ЭДО? Давайте попробуем разобраться. Одно из профессиональных качеств бухгалтера — осторожность. Бухгалтер особенно осторожен, когда дело касается взаимоотношений с налоговой инспекцией. Этим можно объяснить сдержанное отношение к переходу на электронный документооборот. Небогатая практика налоговых проверок и арбитражных дел подталкивает принять решение «подождать». Особенно это свойственно возрастным бухгалтерам небольших организаций, которые болезненно реагируют даже на небольшие риски и опасаются нововведений.

Какие причины побуждают вас переходить на ЭДО?
  • 3%

    дорого содержать архив

    1
  • 0%

    дорого отправлять документы почтой

    0
  • 6%

    документы часто теряются

    2
  • 14%

    доставка документов "в руки" растягивается во времени и усложняется

    5
  • 14%

    сложный процесс сбора подписанных контрагентом документов

    5
  • 6%

    большой объем документооборота, много бумаги

    2
  • 58%

    Мы пока не приняли решение о переходе на ЭДО.

    21

Давайте рассмотрим три ситуации по теме ЭДО счетов-фактур, основанных на реальной практике службы правового консалтинга компании ГАРАНТ.

Вопрос 1. Может ли организация выставлять и получать от контрагентов первичные документы (договоры, спецификации, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры) в электронном виде (подписанные электронной подписью)?

В соответствии с Налоговым кодексом РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

В силу Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы (в том числе накладные ТОРГ-12), а также договоры и спецификации в электронном виде, кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (письма Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и N 03-02-07/1-2, от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3, от 26.11.2009 N 03-02-08/85, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).

Что касается счетов-фактур. В соответствии со ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по согласию сторон и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее - Порядок). Согласно указанному Порядку выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Это операторы ЭДО.

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации. Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде должны быть утверждены Федеральной налоговой службой (письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).

Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ утвержден также и Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в соответствии с которым, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, то он вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

При этом каких-либо аналогичных нормативно-правовых актов, регулирующих порядок выставления и получения первичных документов в электронном виде, в настоящее время нет. Полагаем, что организациям в этом случае придется самостоятельно устанавливать такой порядок. На практике при обмене актами и накладными часто используется порядок, схожий с тем, который используется для передачи счетов-фактур. Единообразие подходов дает возможность унифицировать логику процедуры передачи, использовать единую технологию ЭДО и единообразно протоколировать прохождение документа по всем этапам ЭДО.

Вопрос 2. Что делать, если покупатель тянет с ответом на переданный ему электронный счет-фактуру?

В крупном плане, такая ситуация является во многом саморегулируемой. Если покупателю нужен счет-фактура для возмещения НДС, то он сам обратится к покупателю и спросит "где мой счет-фактура?". Если же счет-фактура ему не нужен (например, покупатель использует упрощенную систему налогообложения), то продавец не должен страдать от отсутствия ответа. Оператор ЭДО, как независимая третья сторона, фиксирует факт и дату передачи счета-фактуры на всех этапах документооборота. Какие основания нужны продавцу, чтобы зарегистрировать выставленный электронный счет-фактуру в журнале учета? В этой ситуации важно получить подтверждение от оператора электронного документооборота, в котором указана дата поступления файла счета-фактуры.

Если разбираться детально, то согласно ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав продавцами выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Счет-фактура в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком (п. 1.5 Порядка).

Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (далее - Подтверждение оператора). При этом счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило Подтверждение оператора при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (далее - Извещение покупателя), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота.

Пункт 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Правила ведения журнала учета), устанавливает, что счета-фактуры, составленные в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее - журнал учета) по дате их выставления.

В соответствии с пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета в случае выставления в электронном виде счета-фактуры, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в установленном порядке, в графу 2 "Дата выставления" вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в Подтверждении оператора, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица оператора электронного документооборота. При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры указывается дата последнего направления.

При этом нормы Правил ведения журнала учета не обязывают продавца дожидаться получения Извещения покупателя для регистрации в журнале учета счета-фактуры в электронном виде, фактически составленного и переданного им оператору электронного документооборота, в отношении которого получено Подтверждение оператора.

Таким, образом, из буквального толкования норм Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур следует, что продавец имеет возможность зарегистрировать составленный в электронном виде счет-фактуру в части 1 журнала учета при получении подтверждения оператора электронного документооборота о поступлении ему файла соответствующего счета-фактуры.

Вопрос 3. Насколько велики риски моей организации переходе на ЭДО счетов-фактур и первички?

Статья 120 НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.

Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, в частности, отсутствие счетов-фактур (п. 3 ст. 120 НК РФ).

В зависимости от количества налоговых периодов, в которых было допущено указанное нарушение, с организации может быть взыскано 10 000 руб. или 30 000 руб. (п. 1 и п. 2 ст. 120 НК РФ).

Риски взыскания штрафа при правильной организации документооборота электронных счетов-фактур стремятся к нулю. При проверке электронный счет-фактура не должен вызывать вопросов у проверяющего. Если же проверяющий попросит бумажный носитель, организация-продавец сможет в любой момент распечатать недостающие счета-фактуры с отметкой оператора о передаче электронного счета-фактуры.

В целом, на сегодняшний день существует возможность составления счетов-фактур в электронном виде.

Такой документооборот может существовать как параллельно, так и альтернативно бумажному документообороту.

Динамичные профессионалы, которых среди бухгалтеров, несмотря на их профессиональную осторожность, не так уж и мало, уже используют ЭДО или активно рассматривают возможность перехода на ЭДО счетов-фактур и первичных бухгалтерских документов в электронную форму.

Партнерами спецпроекта "Без бумаг", проходящего в настоящее время на Клерк.Ру, являются компании «Электронный экспресс», «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Линк-Сервис», «Контур Диадок», TerraLink.

Все материалы спецпроекта:

  1. «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
  2. Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
  3. Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
  4. Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
  5. В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
  6. Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
  7. 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
  8. Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
  9. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
  10. Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
  11. Создать свой круг электронного общения – легко!
  12. Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
  13. Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
  14. Электроннообязанные: может ли государство заставить компании перейти на ЭДО?
  15. Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
  16. ЭДО поможет во время налоговой проверки
  17. Бизнес в один клик
  18. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
  19. Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
  20. Бумага все стерпит: почему бухгалтерам трудно перейти на электронные документы
  21. ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
  22. Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
  23. Трудно ли отказаться от бумажных документов?
  24. Электронный документ нельзя отправить "задним числом"
  25. Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
  26. Перевести в электронный вид можно любой документ
  27. Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
  28. Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании 
  29. Государство может ввести обязательный документооборот
  30. Филиал не вправе самостоятельно перейти на ЭДО
  31. ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
  32. ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
  33. Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
  34. Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
  35. А так уж нужен оператор ЭДО?
  36. Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
  37. Мифы и реальность электронного документооборота
  38. ЭДО против бумаги: мифы и реальность
  39. Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
  40. Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
  41. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
  42. Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС

Комментарии

3
  • Afrikan
    Странные вопросы задают сами себе авторы Вопрос 2. Что делать, если покупатель тянет с ответом на переданный ему электронный счет-фактуру?

    а кому нужен вообще ответ покупателя на счет фактуру? Никому.

    Лучше бы ответили на вопрос как электронно подписывать ТОРГ-12, если ЭЦП только у гендиректора или на складе нет интернетов? Мне вот не сильно хочется чтоб ТОРГ-12 подписывал бухгалтер подписью директора на флешке, а кладовщик бы оставался в стороне от матответственности
  • alenata

    Afrikan, а вы не могли бы задать свой вопрос на конференции? http://forum.klerk.ru/newthread.php?do=newthread&f=186

  • Afrikan

    в нашей компании беспокойный айтишник убедил все таки что ЭДО штука хорошая. Установили, протестировали с дружественной компанией - работает.

    Разослали приглашение (или как там оно называется) работать по ЭДО нашим покупателям. Из более чем 1000 контрагентов интерес проявили штук 5-7. А на конкретику до сих пор еще не вышли.

    Причем те, у кого в договоре прописаны суровые условия относительно первички (оплата за товар после получения первички без ошибок) и про которых думали что они первые поддержат - помалкивают.

    Видимо удобнее, когда доки ходят подолгу и платить не нужно.


УСН

ИП на УСН «доходы» не нужно заявление на зачет взносов 1%

Срок уплаты взносов ИП 1% с дохода свыше 300 тыс. рублей за 2023 год – 01.07.2024. Но можно не тянуть до последнего, а оплатить уже сейчас.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Chanel завершает свой бизнес в России

Компания Chanel решила полностью уйти с российского рынка. Ей могут грозить неустойки по договорам аренды, которые оценивают в десятки миллионов рублей.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать

В малом бизнесе владелец может учитывать все финансовые движения в уме. Однако когда операции разрастаются, а их отслеживание становится сложным, приходит время заняться финансовым планированием.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать
Лучшие спикеры, новый каждый день
НДФЛ

Оплата вынужденного прогула облагается НДФЛ

Если увольнение сотрудника было признано незаконным и через суд он добился восстановления и оплаты вынужденного прогула, то такая оплата – это облагаемый НДФЛ доход.

❗ Компания может попасть на штраф, если при переходе на ЕНС переплату по одному налогу ФНС зачла в счет долга по другому

За неумышленную неуплату налога из-за занижения базы или иного неправильного исчисления предусмотрен штраф 20% от суммы налога (по п. 1 ст. 122 НК).

Сколько длится дело по субсидиарке? Что приводит к затягиванию суда

Длительность рассмотрения дела связана с разными факторами. Разберем, что приводит к затягиванию рассмотрения дела в суде

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Объявления об онлайн-продаже табака могут заблокировать без решения суда

Чтобы заблокировать интернет-ресурс с информацией о дистанционной продаже табачной продукции, понадобится больше 3-х месяцев. Власти хотят ввести механизм внесудебной блокировки — такой же, какой сейчас действует в отношении алкоголя.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Маяковский считал, что театр — это не отображающее зеркало, а увеличительное стекло. Если продолжить эту мысль поэта, то юмор — это не отображающее зеркало и даже не увеличительное стекло.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент
168

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

За уклонение от исправительных работ будут чаще сажать под стражу

Минюст разработал законопроекты, регулирующие вопрос заключения под стражу осужденных, которые уклоняются от принудительных работ.

Дивиденды апреля. Ну вот, опять богатеть

Обновил дивидендный календарь, оставил дивиденды, которые утверждены на апрель, а также известные дивиденды на май, а то в апреле дивидендов совсем уж мало. Возможно, ещё появятся, ведь начинается главный дивидендный сезон, когда компании начинают выплачивать финальные годовые дивиденды, у многих из которых нет промежуточных.

Дивиденды апреля. Ну вот, опять богатеть
61
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

«Утренний бухгалтер» № 5608. Будут изменения по имущественным налогам

Законопроект уже внесен в думу.

УСН

⚡ Срочное разъяснение ФНС: как заполнить уведомление о переходе на УСН

В форме 26.2-1 ювелиры должны ставить код налогоплательщика — 4, но можно и 3.

162

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
349
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

534
ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
384

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

169

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

3
220

Интересные материалы

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik