Менеджмент

Когда стоит переводить бухгалтерию на аутсорсинг, а когда нет

В кризисные периоды владельцы бизнеса ищут пути оптимизации расходов, повышения эффективности бизнес-процессов и начинают активно задумываться, какие функции своих компаний можно сдать на аутсорсинг и можно ли за счет этого снизить собственные издержки. Но имеет ли смысл сдавать именно бухгалтерию на аутсорсинг?
3,8 тыс. 68
Когда стоит переводить бухгалтерию на аутсорсинг, а когда нет
Фото Инны Гайворонской, Кублог

В кризисные периоды владельцы бизнеса ищут пути оптимизации расходов, повышения эффективности бизнес-процессов и начинают активно задумываться, какие функции своих компаний можно сдать на аутсорсинг и можно ли за счет этого снизить собственные издержки. Но имеет ли смысл сдавать именно бухгалтерию на аутсорсинг?

Начнем с самого очевидного – аутсорсинг полезен «белым» компаниям. Профессиональный аутсорсер, дорожащей своей репутацией, просто не возьмет клиента с «серой» бухгалтерией на обслуживание. Поэтому при наличии «серых» схем вам придется либо отдавать свой учет сомнительным поставщикам услуг (делать это однозначно не стоит), либо вести учет самостоятельно.

Далее. Первым делом нужно определить, какие именно критерии эффективности приоритетны в вашей конкретной ситуации, другими словами, какие цели должны быть достигнуты при передаче на аутсорсинг.

ЦЕЛЬ 1: Снижение рисков. Это наиболее весомая группа целей. Именно риски могут приводить к самым неприятным финансовым потерям (штрафы, пени, даже принудительная приостановка деятельности). Это может быть вызвано самыми разнообразными причинами: случайными ошибками сотрудников, их низкой компетенцией; техническими сбоями; для иностранных организаций – незнанием специфики российского учета. Самое неприятное то, что скрытые ошибки могут незаметно для вас накапливаться годами и в итоге вылиться в серьезный ущерб.

Например, одна из компаний посчитала у нас стоимость аутсорсинга, решила, что ей это дорого и предпочла «приходящего» бухгалтера. Через два года вновь обратилась к нам с просьбой восстановить учет за эти два прошедших года и заключить договор на ведение дальнейшего учета. Причина: совокупные затраты в итоге оказались выше, чем при переходе на аутсорсинг с первой попытки.

Кроме того, есть риски, связанные с защитой конфиденциальной информации, хотя в конечном итоге они тоже выливаются в финансовые потери. Например, передача клиентской базы конкурентам.

ЦЕЛЬ 2: Снижение расходов. Это особенно актуально в условиях кризиса. Сюда можно отнести как снижение постоянных затрат (совокупные ежемесячные расходы на обслуживание участка), так и перевод постоянных затрат в переменные, например, при использовании почасовой модели финансового аутсорсинга.

ЦЕЛЬ 3: Повышение гибкости бизнеса. Другими словами, максимально простая масштабируемость, жизненно необходимая при быстром росте, или наоборот – при сокращении бизнеса. Как и предыдущая цель, это особенно важно в кризисные периоды, ведь чем проще проходит адаптация к меняющимся условиям, тем устойчивей предприятие.

Определившись с актуальными целями, переходим к простой пошаговой инструкции, которая позволит выбрать оптимальный для вас вариант. Маленькие компании, включая стартапы, просто пропускают первый пункт и начинают сразу со второго. Средним и крупным компаниям необходимо сделать на один «шаг» больше из-за того, что у них участок организован сложнее и требует дополнительного предварительного анализа.

Итак, по пунктам:

ШАГ 1. Провести оценку путей и возможностей оптимизации работы бухгалтерии самостоятельно или с помощью консультанта. Если внимательно изучить работу любого участка бухгалтерского учета, то можно обнаружить немалые резервы для улучшения. Типичная ситуация – недозагруженность одних специалистов и перегруженность других. Нужно найти способ найти и устранить все «узкие места». т.е. выстроить соответствующие бизнес-процессы максимально прозрачно, автоматизировано и экономично. При этом нужно учитывать, что оптимизация часто затрагивает не только сам бухгалтерский отдел, но и другие участки. Все те, на которых создаются и обрабатываются документы, необходимые для работы бухгалтеров.

ШАГ 2. Понять преимущества, ограничения, недостатки и риски ведения учета собственными силами. Обозначьте для себя, что для вас в штатной службе положительного, а что недостатки. Вкратце – бухгалтер «всегда под рукой», он понимает с полуслова и ему при случае можно дать не связанные с бухгалтерией поручения (например, накрыть на стол в праздник). Но при этом сложно оценить реальную квалификацию бухгалтера, не будет ли проблем с проверками, порой становится сложно поменять бухгалтера и так далее.

ШАГ 3. Понять преимущества, ограничения, недостатки и риски финансового аутсорсинга. Здесь все аналогично предыдущему пункту. Если кратко, то аутсорсинг фокусируется на одном виде деятельности, он на момент обращения уже будет высокотехнологичен и внутренне эффективен, благодаря чему достигается оптимальное соотношение цена/качество. Но при этом вы не полностью контролируете переданные функции и в идеале должны быть полностью уверены в своем партнере. На эту тему существует множество статей, по которым вы можете легко составить тот список, который будет применим именно к вашему бизнесу. Еще проще пригласить консультанта, который изучит ситуацию и объяснит все нюансы.

ШАГ 4. Сравнить между собой оба варианта. Просто взять все обозначенные в двух предыдущих пунктах плюсы и минусы и сопоставить. Желательно для большей наглядности приводить все что только возможно к некому финансовому выражению.

ШАГ 5. Поставить цели перехода на финансовый аутсорсинг. При этом исходим из обозначенных в начале актуальных целей и из сравнения, полученного в пункте 4. То есть на этом шаге формализуем то, что мы хотим получить от бухгалтерии не «вообще», а именно благодаря возможности ее перевода на аутсорсинг. Если говорить глобально, то в общем виде цели перехода на аутсорсинг сводятся к использованию преимуществ модели ведения учета с помощью финансового аутсорсинга и максимально возможной нейтрализации недостатков, ограничений и рисков, ей сопутствующей.

ШАГ 6. Найти поставщика услуг, который будет по максимуму удовлетворять поставленным целям. Критерии выбора идеального аутсорсинг-провайдера могут существенно отличаться, например, одним нужны готовые решения, другим индивидуальный подход. Может потребоваться наличие специалистов со знанием иностранных языков. В любом случае вам нужен надежный партнер, с опытом реализации аналогичных аутсорсинг-проектов. Высокий уровень внутренней квалификации должен быть подтвержден сертификатами качества менеджмента и сопровождаться системой внутреннего контроля. В общем такой, которому можно смело доверить собственную бухгалтерию.

ШАГ 7. Определить, каким образом будет налажен контроль качества и минимизированы риски. В случае передачи учета аутсорсинг-компании, способы контроля уже отработаны. В идеале вам предложат подписать соглашение об уровне услуг (SLA), где все элементы контроля качества максимально измеримы и зафиксированы в виде набора показателей и методик их оценки.

Риски ошибок при реализации учета аутсорсинг-провайдером обычно уже застрахованы. К примеру, ответственность компании Интеркомп застрахована в размере до 180 000 000 рублей. Вам потребуется лишь решить, устраивают ли вас эти готовые решения. При ведении учета собственными силами эти задачи придется решать самостоятельно.

ШАГ 8. Посчитать стоимость содержания оптимизированной штатной бухгалтерии. При этом нужно учитывать все расходы. Заработная плата, социальные гарантии (отпускные, больничные и прочее), налоговая нагрузка, затраты на поиск и обучение персонала, расходы на оборудование и содержание рабочих мест. Если вам необходима таблица, с помощью которой вы cможете посчитать все расходы, которые несет компания по содержанию собственной бухгалтерии, пишите на мой электронный адрес: svetlana.zolotareva@intercomp.ru

ШАГ 9. Посчитать стоимость услуг финансового аутсорсинга. Это лучше делать с участием поставщика услуг, чтобы позже не оказалось, что ваш расчет не учел чего-то и оказался ошибочным. Не забывайте, что обычно в цену услуг входит НДС (кроме тех случаев, когда поставщик услуг работает на «упрощенке») и вместо налоговой нагрузки вы получите абсолютно легальную налоговую выгоду в виде вычета уплаченной суммы НДС. То есть даже при равных общих суммах затрат аутсорсинг окажется предпочтительней.

ШАГ 10. Принять решение. Какие преимущества и аргументы перевесят – решать вам. Не исключено, что оптимальным будет передать на аутсорсинг некую часть процессов. Не все плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга можно свести в общую таблицу, значительная их часть зависит от специфики конкретного бизнеса, поэтому не полагайтесь на готовые мнения, а оценивайте собственную уникальную ситуацию.

Пример, кому аутсорсинг бухгалтерии нужен:

Западная компания выходит на российский рынок и открывает небольшое представительство. Предполагается частичная загрузка бухгалтера, однако предъявляются очень высокие требования к квалификации:

  1. Знание РСБУ;
  2. Знание английского;
  3. Знание МСФО. 

Найти такого специалиста сложно, стоить он будет дорого и вряд ли согласится на частичную занятость. Такого уровня специалистам в принципе не интересно работать в маленьких представительствах. Помимо этого, западные менеджеры не смогут самостоятельно оценить уровень знаний РСБУ. Поэтому выбор в этом кейсе очевиден – аутсорсинг.

Пример, для кого аутсорсинг бухгалтерии предпочтителен:

Это средних размеров западные и российские компании, у которых недостаточно сотрудников, чтобы организовывать свой общий центр обслуживания в регионе с более низким уровнем заработной платы. Вся бухгалтерия таких компаний работает в регионах с высокими издержками, например, Москва и Питер. В этом случае будет выгодней обратиться к аутсорсеру, у которого есть свои расчетные центры в регионах с более низкими заработными платами.

Пример, для кого необходимость полного аутсорсинга можно определить только по итогам расчетов стоимости:

Это средние и крупные российские компании, у которых процессы уже были выстроены эффективно, возможно даже есть собственные общие центры обслуживания в регионах с низким уровнем заработной платы.

Как результат, по итогам этих 10 шагов и проведенного анализа вы сможете принять обоснованное решение, что для вас выгоднее: вести учет собственными силами, отдать на аутсорсинг или создать свой общий центр обслуживания.

В заключение хотелось бы подчеркнуть два момента.

Даже если сегодня аутсорсинг вам по неким критериям не подходит, то завтра ситуация может измениться. Поэтому выбрав собственную штатную службу стоит периодически повторять оценку актуальности полного (или частичного) перехода на обслуживание профессиональным поставщиком бухгалтерских услуг.

Кроме того, перевод на аутсорсинг не должен рассматриваться только как фактор экономии, это один из методов оптимизации работы бухгалтерии и снижения рисков. Что немаловажно - метод уже отлаженный, полностью прозрачный для клиента, при этом максимально конфиденциальный. Собственно, поэтому он настолько популярен в странах с передовой экономикой. 

Комментарии

7
  • ПошелВбухгалтерскую

    п.с - в регионах тоже не дураки, что бы брать Западную компанию с юр.адресом в Мск или Спб, за деньги по ценам своего региона. Все равно "докрутка" в плюс будет (или должна быть, если бухгалтер в регионе "шарит", а не просто работает ради работы без "выхлопа" для себя)

    п.с - взял бухучет после аутсорсера - до сих пор разгребаю завал ошибок и недочетов, более того, приведших к искажению налогового учета! так что стоит ООООЧЕНЬ хорошо подумать, прежде, чем отдать бухучет на аутсорсинг. Или иначе тогда самим контролировать учетную функцию, но тогда - какой это аутсорсинг.

    Речь скорее не о среднем, а о малом бизнесе, который только-только начинает "барахтаться" в денежном бульоне :-)

  • NadinS

    У меня вопрос к редакции журнала Клерк - где пометка, что статья "На правах рекламы"???

Банки

Клиенты Райффайзенбанка не могут отправить деньги в приложении

Пользователи жалуются, что в приложении Райффайзенбанка не работают денежные переводы по номеру телефона и между счетами.

3

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

❓Что выбрать: переподготовку, повышение квалификации или онлайн-курсы? Разберемся, что подойдет именно вам

Мы сделали разбор по нашим основным обучающим продуктам. Объясним, чем курсы повышения квалификации или переподготовки отличаются от онлайн-курсов. Из поста вы поймете, какое обучение подходит именно вам. Забирайте в закладки, чтобы не потерять.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
23

Обновления Telega.in, и как они вам помогут сделать рекламу еще эффективнее

Это вы удачно зашли — тут про обновления в Telega.in рассказывают.

Обновления Telega.in, и как они вам помогут сделать рекламу еще эффективнее
6
Лучшие спикеры, новый каждый день

4 признака, которые говорят, что пора автоматизировать бизнес

Чаще всего собственники и руководители замечают, когда в бизнесе что-то идет не так. Но так как они погружены в решение оперативных задач, то не сразу могут увидеть, что многие вопросы можно решить с помощью автоматизации. В итоге менеджмент борется с симптомами, а проблема остается. Разбираемся, какие признаки говорят о том, что вам пора автоматизировать бизнес.

4 признака, которые говорят, что пора автоматизировать бизнес
13

В судах на 60% выросло число дел о применении искусственного интеллекта

Большинство споров связаны с использованием технологии искусственного интеллекта для взыскания долгов, с проблемами по грантам и договорам на разработку IT-продуктов на базе ИИ.

21

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 

Суммы налогов, которые излишне уплачены в составе ЕНП, по сути переплата в бюджет, они образуют на ЕНС положительного сальдо. Такую переплату можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущей задолженности, которая будет сформирована. 

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 
48
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Директора подразделения «Росатома» арестовали за взятку

Топ-менеджера структурного подразделения ГК «Росатом» заключили под стражу до 26 мая 2024 года. Его подозревают в получении взятки в особо крупном размере.

55

Фиктивная сотрудница, ничего не делая, за год «заработала» более 500 000 рублей

В Сочи направлено в суд уголовное дело о мошенничестве при трудоустройстве.

113

🧠Пятничный мозгонапрягатель. Снова в школу

Геометрическое задание на школьные знания внимательность. Бухгалтер, справишься?

🧠Пятничный мозгонапрягатель. Снова в школу
37

Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

46

😠 Если ИП на УСН «доходы» закроется в январе 2025 года, его вычет на взносы 1% просто сгорит. Бухгалтеры возмущены

Взносы ИП 1% за 2024 год налог по УСН за 2024 год не уменьшают. Они пойдут на уменьшение налога только за 2025 год. Если конечно там будет, что уменьшать.

61

Центробанк снова продлил ограничения на перевод средств за рубеж

Ограничения на денежные переводы за границу будут действовать еще 6 месяцев — до 30 сентября 2024 года.

42
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов

Каждая компания хочет получать больше прибыли и платить меньше налогов. Но чтобы сделать это законно, нужно знать, какими способами можно снизить налоговую нагрузку на бизнес. 

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов
36

ФАС требует от Ozon объяснений по введению сбора в ПВЗ

Представители рынка электронной торговли направили в ФАС жалобу на Ozon, который установил сервисные сборы для владельцев пунктов выдачи заказов.

59

Тонкое искусство управления дедлайнами

Ежедневники, блокноты, календари, заметки в телефоне, стикеры, бумажечки и даже тыльная сторона ладони… Все это — инструменты, которые многие используют для фиксирования важных событий и дат. При таком управлении дедлайнами постоянная спешка, опоздания по срокам и недовольные клиенты — неизменные компаньоны. Далее расскажем, как от них избавиться.

Тонкое искусство управления дедлайнами
48

Предприниматели оформили рекордное число кредитов с плавающей ставкой

Число кредитов, процентная ставка которых привязана к ключевой, уже выросла почти до 50%. Бизнес уверен, что ЦБ снизит ключевую ставку, а вместе с ней сократятся проценты по займам.

49
УСН

ИП на УСН «доходы» не нужно заявление на зачет взносов 1%

Срок уплаты взносов ИП 1% с дохода свыше 300 тысяч рублей за 2023 год – 01.07.2024. Но можно не тянуть до последнего, а оплатить уже сейчас.

101

Chanel завершает свой бизнес в России

Компания Chanel решила полностью уйти с российского рынка. Ей могут грозить неустойки по договорам аренды, которые оценивают в десятки миллионов рублей.

175

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать

В малом бизнесе владелец может учитывать все финансовые движения в уме. Однако когда операции разрастаются, а их отслеживание становится сложным, приходит время заняться финансовым планированием.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать
35

Интересные материалы

НДФЛ

Оплата вынужденного прогула облагается НДФЛ

Если увольнение сотрудника было признано незаконным и через суд он добился восстановления и оплаты вынужденного прогула, то такая оплата – это облагаемый НДФЛ доход.

51