Как компания L’Oréal упростила обмен документами с дистрибьюторами

В компании L’Oréal была внедрена система согласования договоров поставки и поддержки межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами с дистрибьюторами, что позволило значительно ускорить документооборот и сократить расходы на печать и пересылку документов.

Ситуация

Компания L’Oréal, лидер мирового рынка парфюмерии и косметики, обладает широкой партнерской сетью. На фоне постоянно растущего объема финансовых и юридических документов, руководство компании стало отмечать следующие сложности:

• Длительность и непрозрачность согласования договоров поставки внутри компании, поиска и подбора документов в архиве;
• Высокие материальные и временные затраты на обмен и сверку оригиналов между предприятиями холдинга, задержки в оформлении и предоставлении необходимых документов поставщикам и клиентам;
• Ошибки, возникавшие при ручной обработке документов.

Руководство компании L’Oreal пришло к выводу о необходимости внедрения внутрикорпоративной системы согласования и обмена договорами.

Критерии выбора решения

Поскольку в компании используется платформа SharePoint, а большое число дистрибьюторов осуществляют обмен финансовыми документами с использованием сервиса СКБ «Контур» (Диадок), были сформулированы два основных требования к системе:

1. Возможность работы с документами в едином пользовательском интерфейсе SharePoint;
2. Поддержка обмена электронными юридически значимыми документами через оператора электронного документооборота СКБ «Контур» (Диадок).

Наиболее привлекательным было признано предложение TerraLink.

Система предусматривает прием и передачу следующих документов:

• Дополнительное соглашение к договору поставки (премии за объем закупленного товара);
• Акт к Дополнительному соглашению к Договору поставки о предоставлении премии за объем закупленного товара за период;
• Дополнительное соглашение к Договору поставки (премии за объем реализованной продукции);
• Акт к Дополнительному соглашению к Договору поставки о предоставлении премий за объем реализованного товара за период.

Предложенное решение поддерживает также подписание документов с помощью электронной подписи.

Принцип работы системы электронного обмена юридически значимыми документами на платформе SharePoint.

Реализация проекта

Этапы внедрения

Проект был реализован в 5 этапов:

1. Сбор требований: анализ текущих бизнес-процессов ведения бумажного документооборота, структурирование и формализация потребностей бизнес пользователей к ЭДО;
2. Разработка: создание и настройка системы в соответствии с техническим заданием;
3. Тестирование: проверка работоспособности системы и ее соответствия бизнес требованиям, предъявляемым компанией, доработка и внесение изменений;
4. Опытно-промышленная эксплуатация: подключение партнеров/контрагентов к обмену через СПБ Контур, начало обмена электронными документами, анализ работоспособности системы в промышленных масштабах;
5. Подключение партнеров/контрагентов к обмену через сервисы СКБ «Контур».

Особенности и сложности проекта

В процессе внедрения системы проектными командами TerraLink и L’Oréal учтены особенности ведения бизнеса компании, а также требования к процедуре передачи документов в электронном виде.

Фактором успешного внедрения системы является объединение усилий проектных команд в вопросах:

• разработки подходов к реализации требуемых бизнес-сценариев передачи электронных документов;
• оперативная адаптация продукта под требования бизнеса.

Архитектура решения

Результат

Бизнес выгоды

Внедрение системы обмена электронными документами обеспечило:

• сокращение прямых издержек
• снижение трудозатрат сотрудников бэк-офиса на обработку документов;
• сокращение расходов на печать, сканирование и пересылку оригиналов документов.

качественные выгоды:

• сокращение сроков обмена оригиналами документов;
• повышение прозрачности и надежности обмена документами;
• повышение достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета;
• снижение рисков потерь документов;
• минимизация влияния человеческого фактора при обработке документов.

Планы на будущее

По итогам успешной реализации проекта, компания L’Oréal планирует внедрение системы архивирования, которая дополнит систему согласования договоров поставки и поддержки межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами с дистрибьюторами.

Доработка и внедрение системы архивирования документов обеспечит:

• Систематическое архивирование подписанных документов L’Oréal в Системе;
• Взаимодействие Системы и Оператора ЭДО (Диадок) для обмена электронными документами;
• Целостность, доступность и конфиденциальность информации.

О компании L’Oréal

Богатая история развития компании L’Oréal в России насчитывает уже более 20 успешных лет работы, начало которой было положено благодаря созданию совместного советско-французского косметического предприятия в 1990 году. Сегодня L’Oréal в России присутствует во всех каналах дистрибуции: салонах красоты, аптеках, супермаркетах, а исключительный ассортимент марок занимает лидерские позиции во многих сегментах рынка, таких, как макияж, уход за волосами, уход за телом, парфюмерия и др. Команда состоит из более чем 1300 человек, полных энергии и идей.

О компании Microsoft

Компания Microsoft – мировой лидер в области информационных технологий, поставляющий широкий диапазон устройств и сервисов, программного обеспечения и ИТ -услуг. Это одна из крупнейших в мире корпораций, работающая в более чем 190 странах мира. Согласно ежегодному исследованию агентства Millward Brown, по результатам 2013 года Microsoft входит в десятку самых дорогих брендов мира (69 млрд долларов). Компания Microsoft действует в России с 1992 года. На сегодняшний день компания активно работает в 70 городах страны. Головной офис находится в Москве, региональные центры — в Санкт-Петербурге, Казани, Екатеринбурге, Ростове-на-Дону, Новосибирске.

Источник: группа компаний TerraLink