Зарплата

Ошибки при расчете отпускных и их исправление в учете

Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.
41,9 тыс. 5,1 тыс.
Ошибки при расчете отпускных и их исправление в учете
Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:

  • определить продолжительность отпуска;
  • рассчитать средний дневной заработок.

Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе.

Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат

В силу п. 2 Положения № 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя. К таким выплатам в государственных (муниципальных) учреждениях, в частности, относятся:

  • заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
  • заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
  • надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
  • выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Обратите внимание

Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

К данным выплатам относятся:

  • суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
  • стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
  • стоимость санаторно-курортного лечения.

На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.

Пример 1

Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

По данным проверяемого учреждения

Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.).

По данным контрольного органа

Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.).

Результат проведенной проверки (переплата или недоплата)

Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 - 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.)

Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете

В соответствии с п. 5 Положения № 922 в расчетный период не должно включаться время, когда работник:

  • имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
  • получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п. 10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2

При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

По данным проверяемого учреждения

Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.).

По данным контрольного органа

Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.).

Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.))

Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.)

Результат проведенной проверки (переплата или недоплата)

Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 - 17 201,24)

При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).

Пример 3

Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?

Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.

Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии

В силу п. 15 Положения № 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).

Пример 4

При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:

Месяц

Оклад, руб.

Сумма премии, руб.

Общая сумма выплаты, руб.

Май 2015

15 000

15 000

Июнь 2015

15 000

15 000

Июль 2015

15 000

15 000

(за II квартал 2015 года)

30 000

Август 2015

15 000

15 000

Сентябрь 2015

15 000

15 000

Октябрь 2015

15 000

18 000

(за III квартал 2015 года)

33 000

Ноябрь 2015

15 000

15 000

Декабрь 2015

15 000

15 000

Январь 2016

15 000

25 000

(за IV квартал 2015 года)

40 000

Февраль 2016

15 000

15 000

Март 2016

15 000

3 000

Премия к 8 Марта

18 000

Апрель 2016

15 000

10 000

(за I квартал 2016 года)

25 000

Итого:

180 000

71 000

251 000

Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты.

В соответствии с п. 15 Положения № 922 премию, начисленную за II квартал 2015 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2015 года, следовало учесть в размере 2/3. Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало. Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере.

Ревизором в аналитической таблице был сделан такой расчет:

Показатель

Расчетные действия

По данным проверяемого учреждения

Средний заработок составил 713,88 руб. (251 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Фактическая сумма отпускных равна 19 988,64 руб. (713,88 руб. x 28 кал. дн.)

По данным контрольного органа

Сумма премий, подлежащая включению в расчет среднего заработка, –  63 000 руб. (15 000 руб. x 2/3 + 18 000 руб. +25 000 руб. 10 000 руб.).

Средний заработок составит 691,13 руб. ((180 000 + 63 000) руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.).

Сумма отпускных – 19 351,64 руб. (691,13 руб. x 28 кал. дн.)

Результат проведенной проверки (переплата или недоплата)

Разница в оплате отпускных составила 637 руб. (19 988,64 - 19 351,64)

Дополнительно отметим: когда работнику в июле 2016 года будет выплачена премия за II квартал 2016 года, сумму отпускных следует пересчитать и включить в расчет премию в размере 1/3, приходящуюся на апрель 2016 года. Предположим, что премия за II квартал 2016 года составила 12 000 руб. В этом случае сумма отпускных составит 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. x 1/3) / 12 мес. / 29,3 кал. дн. x 28 кал. дн.).

В данной ситуации разница в оплате отпускных – 318,56 руб. (19 988,64 - 19 670,08).

Исправление ошибок в учете

Ошибки, допущенные при расчете отпускных, исправляются в следующем порядке, установленном п. 18 Инструкции № 157н[1].

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, выявленных субъектом учета, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней делается ссылка на наименование, номер исправляемого журнала операций и период, за который он составлен, а также отражается информация по обоснованию внесения исправлений.

Рассмотрим пример по исправлению ошибки в учете.

Пример 5

Ошибка была обнаружена ревизором в августе 2016 года. Расходы на начисление отпускных были произведены в мае 2016 года за счет средств выделенных учреждению на выполнение государственного задания.

Бухгалтер бюджетного учреждения начислил 25 600 руб. В ходе проверки выяснилось, что сумма отпускных должна была составлять 25 300 руб. Разница равна 300 руб.

Поскольку в рассматриваемом примере произошло уменьшение суммы начисленных отпускных, следовательно, уменьшатся суммы страховых взносов и НДФЛ.

Было начислено страховых взносов

Следовало начислить страховых взносов

Разница (отклонение)

7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%)

7 640,60 руб. (25 300 руб. x 30,2%)

- 90,60 руб.

В рассматриваемом случае (при уменьшении облагаемой базы) следует подать уточненный расчет ф. РСВ-1. После внесения уточнений у страхователя будет переплата страховых взносов. Ответственность в данной ситуации не предусмотрена

Было начислено НДФЛ

Следовало начислить НДФЛ

Разница (отклонение)

3 328 руб. (25 600 руб. x 13%)

3 289 руб. (25 300 руб. x 13%)

- 39 руб.

В данном случае происходит возврат излишне удержанного налога, который можно произвести за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов налогоплательщика

В соответствии с Инструкцией № 174н[2] была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Сумма, руб.

Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы отпускных

4 109 60 211

4 302 11 730*

(25 600)

4 109 60 211

4 302 11 730

25 300

Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы НДФЛ

4 302 11 830

4 303 01 730

(3 328)

4 302 11 830

4 303 01 730

3 289

Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы страховых взносов

4 109 60 213

4 303 00 830

(7 731,20)

4 109 60 213

4 303 00 830

7 640,60

* Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

  • счетной ошибки;
  • если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Пример 6

Ошибка, обнаруженная ревизором в августе 2016 года, привела к увеличению суммы отпускных. Было начислено 25 600 руб., а следовало – 26 000 руб., разница составила 400 руб. Расходы на выплату отпускных были произведены за счет средств, полученных от платных услуг.

Сумма отпускных и страховых взносов изменится в сторону увеличения:

Было начислено страховых взносов

Следовало начислить страховых взносов

Разница (отклонение)

7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%)

7 852,00 руб. (26 000 руб. x 30,2%)

+ 120,80 руб.

В рассматриваемом случае ошибка привела к занижению облагаемой базы и, как следствие, к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате во внебюджетные фонды, следовательно, страхователь обязан подать уточненный расчет РСВ-1.

Уточненный расчет подается в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Кроме того, у учреждения возникает обязанность по уплате недостающей суммы страховых взносов и пени

Было начислено НДФЛ

Следовало начислить НДФЛ

Разница (отклонение)

3 328 руб. (25 600 руб. x 13%)

3 380 руб. (26 000 руб. x 13%)

+ 52 руб.

В рассмотренном случае следует удержать НДФЛ с разницы, возникшей при исчислении отпускных. Порядок и перечисление НДФЛ осуществляются в общеустановленном порядке, предусмотренном гл. 23 НК РФ

В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Сумма, руб.

Исправление суммы отпускных методом дополнительной записи

2 109 60 211

2 302 11 730

400

Исправление суммы НДФЛ методом дополнительной записи

2 302 11 830

2 303 01 730

120,80

Исправление суммы страховых взносов методом дополнительной записи

2 109 60 213

2 303 00 830

52

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.

2. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов. В случае если выплаты производились за счет средств полученных от платных услуг, необходимо внести исправления в расчет суммы налога на прибыль.

3. Обращаем внимание, что удержать излишне выплаченные работнику отпускные вследствие неправильного применения законодательства РФ нельзя, поскольку перечень соответствующих случаев установлен ст. 137 ТК РФ и является исчерпывающим.


[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Начать дискуссию

На сдачу декларации УСН компаниями осталось меньше недели

УФНС по Московской области напомнило (актуально для всей России), что налоговую декларацию по УСН за 2023 год необходимо сдать по обновленной форме.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Роструд уточнил особенности гибкого режима рабочего времени

Специалисты Роструда разъяснили основные особенности режима рабочего времени, о которых должны помнить бухгалтеры и кадровики.

Отпуска

МТС Travel запустил продажу авиа, ж/д и автобусных билетов

Цифровая экосистема ПАО «МТС» сообщилп о запуске на платформе МТС Travel витрины с билетами на самолеты, автобусы и поезда.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Вестник государственной регистрации: публикация сообщения в журнале

Все заинтересованные лица могут оперативно и из одного ресурса черпать официальную информацию российских компаний, организаций и ИП, которую указанные лица должны публиковать в журнале «Вестник государственной регистрации» на основании действующих законодательных обязанностей.

Вестник государственной регистрации: публикация сообщения в журнале
Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Ликбез по фиксированным взносам-2024: вопрос-ответ

Как теперь платить фиксированные взносы, как уменьшать на них налог, нужно ли уведомление и заявление о зачете?

Ликбез по фиксированным взносам-2024: вопрос-ответ
4
934

Налоговая тайна больше не тайна для Роструда. Роструд получил доступ к данным об организациях и ИП

Министерство труда предоставило доступ ведомству к некоторым сведениям, которые составляют налоговую тайну. Такая мера направлена на пресечение нелегальной занятости.

Налоговая тайна больше не тайна для Роструда. Роструд получил доступ к данным об организациях и ИП
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

С 26 марта начнет действовать новая форма заявления на соцвычеты

С 26 марта заявление о подтверждении права на социальный вычет по НДФЛ нужно подавать по обновленной форме.

Весеннее настроение на «Клерке». Красивые и интересные фото

Весна чувствуется с каждым днем все сильнее. Уже совсем скоро снег растает и появится зеленая травка. Сделали для вас весенне-снежную подборку фотографий для поднятия настроения. Присылайте свои фото!

Весеннее настроение на «Клерке». Красивые и интересные фото
156

Календарь вебинаров для бухгалтера в марте 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на март 2024 года и ссылки на записи прошедших в этом месяце эфиров.

1
1,4 тыс.

Закрывающие документы с самозанятыми. Что в них входит и как правильно их оформить

С самозанятыми удобно и выгодно сотрудничать: можно быстро приступить к выполнению задач, а налоги с вознаграждений исполнитель платит сам. Но чтобы избежать проблем с контролирующими органами, нужно правильно оформлять закрывающие документы с самозанятыми. 

Закрывающие документы с самозанятыми. Что в них входит и как правильно их оформить

Мигрантам разрешат работать по одному патенту в нескольких регионах

Минфин начал готовить поправки в закон о правовом положении иностранцев в России.

Как не надо оформлять сделку, чтобы потом ее не оспорили в банкротстве?

Представьте ситуацию: у человека есть имущество в виде машины, квартиры, загородного дома или нескольких квартир. Все было хорошо, пока не появилась просроченная задолженность перед  кредиторами.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Коды ОКВЭД для торговли на маркетплейсах: какие выбрать

Выбор кода ОКВЭД зависит от того, как бизнес будет вести продажи: только онлайн или еще и в офлайн-магазинах, будут ли у него пункты выдачи товара и доставка своими силами или с привлечением третьих лиц.

Как рассчитать затраты на перевозку грузов

Грузоперевозки — существенная статья в себестоимости продукции, которая включает в себя не только доставку, но и сопутствующие услуги, например, страхование, проезд по платным дорогам. Рассказываем, как рассчитать затраты на перевозку грузов и сэкономить.

Как рассчитать затраты на перевозку грузов
4
81
НДФЛ

👔Для ИП меняют срок уплаты НДФЛ. Мнение эксперта

Когда устанавливали единый срок уплаты налогов 28 число, забыли про ИП на ОСНО. Теперь это исправят.

5
586

🔥 Последние горячие новости по УСН и взносам

Собрали самые обсуждаемые и важные для бухгалтера новости по УСН, фиксированным взносам ИП и взносам за сотрудников. Кстати, сдать декларацию по УСН организации должны до 25 марта, а ИП до 25 апреля. Времени осталось совсем мало!

Вклады

Страховое возмещение по вкладам теперь можно получить дистанционно

Заявление на получение страхового возмещения по вкладу с 19 марта 2024 года можно подать дистанционно на сайте госкорпорации «Агентство по страхованию вкладов» (АСВ) или через портал Госуслуг.

53

Можно ли получить электронную подпись дистанционно? Рассказываем про все законные способы

В УЦ Айтиком можно приобрести все виды электронных подписей для личных и рабочих задач, средства криптографической защиты, сертифицированные носители ключевой информации (токены) от ведущих российских производителей. Выпускаем подписи в ускоренном режиме, а значит в день обращения при оплате счета вы получите саму подпись и все необходимое для работы с ней.

Можно ли получить электронную подпись дистанционно? Рассказываем про все законные способы
78

⚡Срочный вебинар по самозанятым и комиссиям для работодателей. Уже завтра, не пропустите!

Минтруд установил лимиты на работу с самозанятыми. Нужно срочно подготовиться к мониторингу Минтруда и привести в соответствие свои показатели работы с внешними исполнителями.

93

Интересные материалы

НДФЛ

Минфин: нужно устранить налоговую оптимизацию по НДФЛ и в интернет-торговле

В ходе расширенного заседания коллегии ФНС замминистра финансов Алексей Сазанов заявил, что видит несколько схем налоговой оптимизации в обложении НДФЛ, а также в интернет-торговле. С такими схемами необходимо бороться.