Готовимся к годовому отчету. Инвентаризация расчетов с персоналом

Инвентаризация расчетов с персоналом — это проверка обоснованности сумм задолженности в расчетах с работниками, которая числится на счетах бухгалтерского учета организации (п. 3.44 Методических указаний).

Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме № ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88. В приказе следует указать:

в строке «Инвен­таризации подлежит» — «обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям»; в строке «Причина инвентаризации» — «составление бухгалтерской отчетности за 2016 г.».

По окончании инвентаризации все члены комиссии расписываются в акте, в котором оформляют ее результаты.

В ходе инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по следующим счетам синтетического учета:

68 «Расчеты по НДФЛ»; 69 «Расчеты по страховым взносам»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»; 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Осуществляя инвентаризацию, необходимо проверить соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная). Для этого проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета.

Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы:

коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, другие локальные нормативные акты; трудовые договоры; приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, о сов­мещении профессий; прочие приказы, в которых устанавливаются размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отличающихся от нормальных; приказы, содержащие специфические нормы по оплате труда и предусматривающие внесистемные выплаты.

Сведения о фактически отработанном времени имеются в табеле учета рабочего времени. Информация о суммах фактически начисленной заработной платы содержится в следующих документах:

лицевых счетах; нарядах и других документах на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками (при сдельной форме оплаты труда); расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Данные о выплате работникам заработной платы представлены в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.

После того как установлено наличие всех необходимых документов, осуществляется сверка данных первичных учетных документов и регистров с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии с Инст­рукцией по применению Плана счетов начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизвод­ственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.).

При инвентаризации расчетов с персоналом обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммами, имеющимися в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Выплата заработной платы отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»).

Осуществление различных удержаний из заработной платы отражается в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам» (при удержании НДФЛ), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае удержания неиспользованной суммы аванса, полученного под отчет), 73 «Расчеты с персоналом по прочим обязательствам» (например, в счет возмещения ущерба, причиненного работодателю, или погашения займа, предоставленного организацией), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (при удержании алиментов).

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Депоненты могут возникать только в том случае, если организация выплачивает заработную плату через кассу. Если работник не получил деньги в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.

В бухгалтерском учете депонированная заработная плата отражается записью: дебет 70, Кредит 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При проведении инвентаризации депонированных сумм устанавливается, соответствует ли остаток по счету 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам», суммам в карточках депонентов, при необходимости — в расчетно-платежных ведомостях.

На счете 73 отражают, в частности, расчеты по займам, по возмещению ущерба в результате недостач, брака.

1. Ущерб

Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба определяется на основании двух видов документов:

на основании которых взыскивается ущерб (например, приказ руководителя или решение суда); о погашении работником задолженности (приходных кассовых ордеров).

2. Займы

Возможность организации выдавать своим сотрудникам займы предусмотрена п. 1 ст. 807 ГК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 808 договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде.

Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам.

Займы, выданные работникам, учитываются на счете 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам». Если заем процентный, его можно отразить на счете 58 «Финансовые вложения», субсчет «Предоставленные займы». Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 91–1.

Сумму задолженности работника по основной сумме долга определяют на основании договора займа, расходного кассового ордера на сумму займа, приходных документов, которыми оформляется погашение займа (приходного кассового ордера, заявления работника на удержание суммы займа из его зарплаты, расчетно-платежных ведомостей, выписок с расчетного счета организации, если погашение произведено в безналичном порядке).

Величину задолженности работника по процентам сверяют с бухгалтерскими справками по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходными документами, например кассовыми ордерами.

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.

Комиссия должна определить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет, из них выделяют суммы, относительно которых сотрудники не отчитались в срок.

Необходимо установить наличие в организации документов (приказов), утвержденных руководителем, в которых поименованы лица, имеющие право на получение денежных средств под отчет, и лица руководящего состава, уполномоченные поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не определен, а это означает, что расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.05 г. № 04-1-02/704).

Деньги под отчет выдаются по расходному кассовому ордеру или путем перечисления безналичных средств на карточку работника.

Для выдачи наличных денег работнику на хозяйственные траты расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручное указание руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Какие документы подтверждают целевое расходование денежных средств?

Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.

В случае выдачи денег под отчет на командировочные расходы необходимо проверить наличие приказа о направлении в командировку и авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).

Информация о расчетах с подотчетными лицами обобщается на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражается выдача работнику денежных средств, по кредиту — погашение его задолженности (оприходование ценностей или акцепт расходов, а также возврат неиспользованных сумм аванса).

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Проверка расчетов по начислению и выплате пособий необходима в целях подтверждения их обоснованности. Следует отметить, что в случае выявления ошибок в таких расчетах и их своевременного устранения организация сможет избежать проблем с зачетом пособий за счет средств ФСС.

В первую очередь необходимо проверить наличие всех документов, которые являются основаниями для назначения пособий. В зависимости от вида пособия к таким документам относятся:

листки нетрудоспособности; справки о сумме заработка, на основании которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других работодателей; документы, подтверждающие страховой стаж; документы для назначения детских пособий; заявления на выплату пособий; расчеты пособий, произведенные бухгалтерией организации.

При проверке правильности начисления и выплаты пособий в соответствии с Федеральным законом от 29.12.06 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» следует помнить, что:

пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня выплачивается за счет средств работодателя (п.п. 1 п. 2 ст. 3); предельная сумма заработка при исчислении пособий не может превышать установленную предельную величину базы для начисления страховых взносов (ст. 14); пособие по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным членом семьи выплачивается застрахованному лицу с учетом ограничений (в частности, в случае ухода за больным ребенком в возрасте до 7 лет пособие выплачивается не более чем за 60 календарных дней в календарном году, для детей от 7 до 15 лет — не более чем за 45 календарных дней) (п. 5 ст. 6); право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжает осуществлять уход за ребенком (ст. 11.1).

Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат при начислении пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (дебет 20, 25, 26, 44) или по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (при начислении пособия по временной нетрудоспособности начиная с четвертого дня болезни и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС). Выплата пособий отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств.

Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, рассчитанную в соответствии со ст. 224 (ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных этим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы таких регистров и порядок отражения в них данных налогового учета, первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:

налогоплательщика; вид выплачиваемых ему доходов и предоставляемых налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В настоящее время действует приказ ФНС России от 30.10.15 г. № ММВ-7-11/485@. Документом, подтверждающим исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога в бюджет, является платежное поручение.

В ходе инвентаризации расчетов по НДФЛ необходимо проверить записи по счету 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Обращаем внимание на то, что согласно п.п. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны предоставлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту по его запросу справку о состоянии расчетов указанного лица по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам и справку об исполнении обязанности по их уплате на основании данных налогового органа.

Справка о состоянии таких расчетов передается (направляется) этому лицу (его представителю) в течение пяти дней, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов — в течение 10 дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса.

Кроме того, на основании п.п. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам, результаты которой оформляются актом.

Акт совместной сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта. Порядок указанной передачи утвержден приказом ФНС России от 29.12.10 г. № ММВ-7-8/781@.

В абзаце 2 п. 3 ст. 78 НК РФ установлено, что в случае выявления сумм излишне уплаченного налога инициировать проведение сверки расчетов может как налогоплательщик, так и налоговый орган. Форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам утверждена приказом ФНС России от 16.12.16 г. № ММВ-7-17/685@.

Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден приказом ФНС России от 9.09.05 г. № САЭ-3-01/444@.

Работодатели, производящие выплаты работникам, являются плательщиками страховых взносов. Они обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Для организации такого учета предназначены карточки, которые открываются на каждого работника. В целях унификации ведения индивидуального учета в письме ПФР № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.14 г. «О карточке учета взносов» представлена форма карточки индивидуального учета.

Кроме индивидуальных карточек в ходе инвентаризации расчетов по страховым взносам необходимо проверить платежные поручения.

Начисление страховых взносов отражается по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» с использованием соответствующих субсчетов. Погашение задолженности перед внебюджетными фондами отражается по дебету счета 69.

В случае обнаружения факта, свидетельствующего о возможной излишней уплате страховых взносов, по предложению органа контроля за уплатой страховых взносов или плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка расчетов по страховым взносам. Результаты такой сверки оформляются актом, подписываемым названным органом контроля и плательщиком страховых взносов. Для подтверждения расчетов с ПФР и ФСС РФ предназначены форма 21-ПФР, утвержденная постановлением Правления ПФР от 22.12.15 г. № 511п и форма 21-ФСС РФ, утвержденная приказом ФСС РФ от 17.02.15 г. № 49.

Напомним, что с 1 января 2017 г. в соответствии с Федеральными законами от 3.07.16 г. № 243-ФЗ и № 250-ФЗ полномочия по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переданы налоговым органам.

Инвентаризация проводится по правилам, определенным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49) (далее — Указания).

Согласно п. 3.44 Указаний инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, в том числе на счетах 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Указаний). Результаты инвентаризации оформляются документально.

Первичные документы по отражению результатов инвентаризации разрабатываются организацией самостоятельно на основе, как правило, форм документов, приведенных в приложениях 1–18 Указаний, а также содержащихся в альбомах унифицированных форм.

Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерской (финансовой) отчетности, а это означает, что выявленные несоответствия должны быть своевременно учтены на счетах бухгалтерского учета (не позднее 31 декабря отчетного года).

В ходе инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяются данные бухгалтерского учета по счетам 68 и 69 с суммами налогов, отраженных в налоговых декларациях, и суммами, перечисленными в бюджет.

Как установлено в п. 74 Положения, суммы расчетов с бюджетом, указываемые в бухгалтерской отчетности, должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Отражение в балансе несогласованных сумм по названным счетам не допускается. С этой целью, в частности, производятся сверки расчетов с бюджетом по налогам и сборам, в рамках которых сверяются суммы налогов и сборов, учтенные в бухгалтерском учете, с суммами, отраженными в лицевом счете, который имеется в налоговой инспекции и внебюджетных фондах.

Инвентаризацию расчетов по налогам и сборам можно проводить на основании справок, выданных налоговым органом и внебюджетными фондами.

В настоящее время форма справки по состоянию расчетов с налоговым органом утверждена приказом ФНС России от 5.06.15 г. № ММВ-7-17/227@. В запросе, который представляется налогоплательщиком в налоговый орган в письменной либо электронной форме, важно указать дату, на которую организация желает видеть состояние расчетов.

Поскольку для целей составления бухгалтерской отчетности эта дата должна быть максимально близка к отчетной, организация может запросить справку о состоянии расчетов на 31 декабря 2016 г.

Справка передается (направляется) налогоплательщику в течение пяти дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса.

Аналогичным образом можно сверить расчеты с внебюджетными фондами.

Органы контроля за уплатой страховых взносов обязаны выдавать плательщику по его запросу справки о состоянии расчетов указанного лица по страховым взносам, пеням и штрафам. Запрашиваемая справка выдается в течение пяти дней со дня поступления в ПФР соответствующего письменного запроса.

Форма указанной справки рекомендована письмом ПФР от 23.07.10 г. № ТМ-30-24/7800 (заполняется на основании формы РСВ-1 ПФР «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и на обязательное медицинское страхование в ФФОМС плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам»).

В соответствии с п. 2.5 Методических указаний сведения о реальности учтенных финансовых обязательств вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Таким образом, по итогам инвентаризации составляют акт, форму которого допускается разработать самостоятельно. Тем не менее можно воспользоваться привычной унифицированной формой № ИНВ-17, в ней приведены акт и справка (приложение к акту).

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

Согласно п. 2.9 Методических указаний инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На основании части 4 ст. 11 Федерального закона 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Согласно ст. 15 Федерального закона № 402-ФЗ отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно, кроме случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица, а для промежуточной отчетности — период с 1 января по отчетную дату периода, за который составляется промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность, включительно.

Таким образом, совершение бухгалтерских записей по отражению результатов инвентаризации допускается на любую дату отчетного периода. Вместе с тем в п. 5.5 Методических указаний установлено, что результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.