Клерк.Ру

Какие реквизиты не забыть в документах по кадровому учету

Много кадровых документов до сих пор составляют по унифицированным формам. Так удобнее. Но порой возникает необходимость в редких документах и форму приходится разрабатывать самостоятельно. Как не ошибиться, разрабатывая новую форму документа?

Унифицированные формы – основа для своих бланков

Компании должны оформлять все факты хозяйственной деятельности (события, операции и т.д.) первичными учетными документами.

Унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, больше не обязательны к применению коммерческими организациями. Их можно использовать в хозяйственной деятельности наряду с документами, разработанными самостоятельно (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Для этого все нужные для работы формы нужно утвердить приказом руководителя организации. Касается это и бланков, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Обязательные реквизиты первичных документов

Составляя первичный документ, не обойтись без обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Если по какой-то причине какой-либо из них отсутствует, то документ не имеет силы.

Итак, обязательными реквизитами документа являются (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

Название документа

Название определяется по уставу организации и должно соответствовать справочнику ОКУД. Это могут быть, например, приказы, распоряжения, решения и т.п. (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Название организации

В первичном документе необходимо указывать наименование организации в соответствии с ее Уставом. Если у организации есть сокращенное название, то его нужно также указать в документе в скобках. Делается это ниже полного названия организации или прямо за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Дата документа

Датой документа считается день его подписания руководителем. По умолчанию для даты используют арабские цифры. Также дату можно указать, используя для обозначения месяцев слова (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Содержание операции

В первичном документе обязательно должны быть указаны причины и цели его составления, а также принятое решение (заключительная часть). Поэтому обычно текст документа состоит из двух частей.
Содержание документа может быть оформлено в виде таблицы, текста и комбинации этих элементов (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Место составления документа

В документе обязательно указывается место, где составлен документ с учетом российского административно-территориального деления (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Подпись уполномоченного лица, ее расшифровка и название должности

Первичный документ обязательно должен быть подписан должностным лицом. Необходимо указать должность этого лица и расшифровку его подписи (ФИО). Если документ подписывается по доверенности, то необходимо указать и ее реквизиты (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

К сведению

Первичные документы могут быть составлены не только на бумаге, но и в виде электронного документа (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Мнения
 
Люди которым это нравится

×
×