Теперь инспекторы особо проверяют ПВТР. Штрафы на десятки тысяч

Сейчас бухгалтеры ведут всю внутреннюю документацию на небольших предприятиях и у ИП. Но за текущей работой бухгалтеру трудно своевременно учесть все требования к ведению делопроизводства. Статья поможет учесть в работе новые требования к оформлению Правил внутреннего трудового распорядка на 2020 год.

Когда в компанию приезжают инспекторы ГИТ с проверкой, в первую очередь, требуют Правила внутреннего трудового распорядка — основной локальный акт компании. Если формулировки устарели и не соответствуют закону, компанию оштрафуют. Суммы штрафов доходят до 50 тыс. руб.

В соответствии со ст. 189 Трудового Кодекса РФ Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Правила обязаны разрабатывать все работодатели. Такого документа может не быть только у ИП, если он работает в одиночку, без привлечения наемных работников. Если же у ИП есть наемный персонал, разрабатывать правила придется. Работодатели — организации обязаны разрабатывать документ «по умолчанию». С ним знакомятся все сотрудники при приеме на работу. С этого момента новый сотрудник обязан соблюдать установленные требования.

Какие условия ПВТР необходимо проверить и при необходимости внести изменения

— Проверьте, указано ли в локальном акте, что работник вправе поменять банк, в который перечисляют его зарплату. Зафиксируйте обязанность работника предупредить о смене банка письменно минимум за 15 календарных дней до выдачи зарплаты и указать новые реквизиты. Раньше такой срок был короче — составлял 5 рабочих дней.

Теперь нельзя обязать работников выбрать банк, который удобен или выгоден компании. За это компанию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб. (п.6 ст. 5.27 КоАП).

— Нельзя уменьшать размер зарплаты за первую половину месяца и, например, устанавливать аванс в размере 40 процентов от оклада. Минтруд считает это дискриминацией (Письмо Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178). Зарплату за первую половину месяца работнику нужно платить пропорционально отработанному времени.

Если инспектор ГИТ при проведении проверки будет руководствоваться письмом Минтруда и сочтет, что вы занижаете сумму аванса и платите меньше, чем работник фактически заработал за первую половину месяца, компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

— Проверьте, нет ли в локальном акте положений, что из аванса удерживаете НДФЛ. Минфин запрещает удерживать налог до окончания месяца, за который работнику начислили заработную плату (Письмо Минфина РФ от 13.02.2019 № 03-04-06/8932). При нарушении, штраф до 50 тыс. руб. (п.6 ст. 5.27 КоАП).

— Кандидаты при приеме на работу не обязаны показывать СНИЛС. Вместо зеленой карточки можно предъявить бумажное или электронное уведомление, которое подтверждает регистрацию в системе индивидуального учета (Ст. 14 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Если работник нигде раньше не работал и устраивается впервые, у него на руках может не быть документа, который подтверждает регистрацию в системе персонального учета и содержит номер. Тогда уведомление за него получает работодатель. Для этого работник должен подать через компанию заявление в Пенсионный фонд об открытии индивидуального лицевого счета (Письмо Минтруда от 17.05.2019 № 21—3/В-574).

— Нельзя предоставлять отпуска только на выходные. Некоторые компании используют такой способ, чтобы избавиться от долгов по отпускам, а работники — не дожидаясь увольнения получить компенсацию за неиспользованный отпуск. Теперь это запрещено. Пропишите, что компания не предоставляет отпуск, который совпадает с выходными днями. Если работник хочет разделить отпуск на части, в каждую из них должен входить хотя бы один рабочий день. Отпускные дни можете предоставить с пятницы по воскресенье, а не с субботы по воскресенье или только на праздничные дни, как допускалось раньше (Письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Ответственность по ст. 5.27 КоАП до 50 тыс. руб.

— Не забудьте, что работники, у которых трое и более детей в возрасте до 12 лет, вправе уходить в отпуск в любое удобное время. Брать отпуск может как мать, так и отец, которые отработали в компании не менее полугода. Отпуск можно предоставить и раньше по соглашению сторон (ст. 262.2 ТК РФ).

Обратите внимание

Теперь недостаточно прописать в Правилах внутреннего трудового распорядка одну лишь обязанность индексировать зарплату работников. Нужно зафиксировать и правила, которые разъясняют, как будете это делать. Иначе компания рискует, что ее оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП).

Инспекторы ГИТ теперь запрашивают у компании документ, в котором прописан порядок индексации зарплаты. Такое право закрепили в новом административном регламенте.

Если выберете индексацию через премирование, в Правилах внутреннего трудового распорядка важно указать, что именно путем выплаты премии компания исполняет обязанность по повышению уровня реального содержания заработной платы. Если не пропишете это в документах, то сама по себе выплата премий работникам не подтвердит, что вы провели индексацию.

Работодатель не вправе лишать работников законной гарантии повышения реального содержания зарплаты. Компания должна установить в локальном акте механизмы индексации, например такие, как ежегодные надбавки к окладу и премии.

— Работодатели должны отпускать работников на диспансеризацию. Это правило действует с начала 2019 года. Условия о прохождении диспансеризации можно внести в Правила внутреннего трудового распорядка, или утвердить отдельный локальный акт и ознакомить с ним работников под подпись. Проверьте, есть ли такой акт в организации и соответствуют ли его условия закону. Если не освободите работника в день диспансеризации, то нарушите его трудовые права. Компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а директора — до 5 тыс. руб.

Вывод

Всего одна статья КоАП РФ, а как много можно получить штрафов, если не учесть требования, и это только к Правилам внутреннего трудового распорядка.