Клерк.Ру

Развитие электронного документооборота: европейский и российский подходы

Тамара Мокеева, эксперт проекта Диадок компании "СКБ Контур"

Вопрос от читателя Клерк.Ру Виктора (г. Краснодар)

В Европе и в некоторых странах СНГ все сканированные документы с подлинной подписью и печатью организации, отправленные по электронной почте, имеют юридическую силу для любого ведомства (налоговая, полиция, юстиция и т.д.). Таким образом, достаточно иметь сканер – и нет необходимости обзаводиться электронной подписью, что недешево, особенно для начинающих предпринимателей.

Россия недавно присоединилась к Европейской и мировой конвенции о юридической силе документов, в том числе контрактов, подписанных и оформленных через электронную почту. Почему в таком случае в России нельзя сканировать подлинники документов с подписью, печатью и отправлять их по электронной почте? Почему такой отчет не примут в налоговой? В чем заключается нарушение?

В Евросоюзе все налоговые и юридические вопросы регулируются в основном директивой Евросоюза по НДС (EU VAT Directive). Директива Совета № 2010/45/EU утвердила так называемый принцип равного обращения. Суть этой директивы в том, что invoice (аналог счета-фактуры) должен обрабатываться одинаково, вне зависимости от метода доставки (в электронном виде или на бумаге). Также согласно данной директиве invoice должен отражать действительные поставки, и его подлинность, целостность и юридическая значимость должны быть каким-либо образом обеспечены. Например, системы бизнес-управления должны устанавливать связь между invoice и поставками и предоставлять возможности для аудита, тем самым обеспечивая соответствие любого invoice (бумажного или электронного) этим требованиям. Подлинность и целостность электронного invoice также могут быть обеспечены с помощью некоторых существующих технологий, таких как EDI и продвинутые цифровые подписи. При этом ввиду существования различных технологий налогоплательщики не должны быть вынуждены использовать какую-либо одну технологию электронного обмена invoice.

Системы бизнес-управления могут быть специальными процессами в ERP-системах, которые используются для сопровождения деловых транзакций и обеспечивают целостность и подлинность документа. В таком случае подписи (электронные или собственноручные) не являются обязательными, так же как и нет никаких ограничений по способу доставки документов (они могут быть приложениями к e-mail или могут быть направлены через спецсистемы e-invoicing). Таким образом, можно совершенно законно послать неподписанный invoice как вложение к e-mail, и налоговая примет его. Однако это накладывает на торговых партнеров ответственность иметь необходимые системы бизнес-управления, которые обеспечивают подлинность и целостность документа и с помощью которых можно убедиться, что данный invoice отражает реальные поставки.

Что касается ситуации в России. В указанной Вами Конвенции речь идет о документообороте между участниками, находящимися в разных государствах, текущее законодательство России этой Конвенции не противоречит. В данном случае мы не говорим про электронные счета-фактуры — это исключительно российские документы, и обмен ими через границу не происходит. Если говорить про договоры и первичные документы, то в законодательстве РФ нет никаких требований к порядку их передачи в электронном виде, в том числе и при обмене между российскими налогоплательщиками. Можно составить документ в любом формате и передать его любым способом. При этом контрагенты имеют право самостоятельно договариваться о том, каким типом подписи подписывать электронные документы для признания их равнозначными бумажным аналогам (опять-таки мы не говорим про электронные счета-фактуры). Так как согласно ст. 5 Закона № 63-ФЗ одним из видов подписей является простая электронная подпись, которая «посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом» и по сути является аналогом  логина/пароля, то при существующем соглашении сторон обмениваться электронными документами можно и по электронной почте.

Однако при использовании этой схемы следует учитывать возможные риски. Во-первых, факт передачи сканированного подлинника по электронной почте не оставляет на документе никаких следов, и в нашей стране не всегда можно представить такую копию в качестве доказательства в суд или налоговый орган. Во-вторых, по мнению Минфина (например, письмо Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521), первичные документы должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью. Письма не являются нормативными документами и носят исключительно разъяснительный характер, но тем не менее отражают мнение регулятора.

Почему в России сложилась такая ситуация? Дело в том, что развитие электронного документооборота может идти по двум путям. Первый — европейский — предполагает разнообразие форматов, регламентов и зачастую определяется различиями в законодательствах стран Евросоюза. Второй — по которому пошла Россия — заключается в унифицировании. Так, для электронных счетов-фактур строго определены xml-форматы и регламент передачи. Для остальных документов существующие форматы пока что носят необязательный характер, и их рекомендуется передавать через оператора ЭДО и подписывать усиленной квалифицированной подписью (КЭП), для создания которой используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ. Однако это не означает, что европейский путь развития проще или обходится бизнесу дешевле. Так, бизнес-партнеры вынуждены самостоятельно договариваться о способе обмена invoice. Это приводит к тому, что контрагент, выставляющий invoice, не может быть уверен в способности получающей стороны принять его в любой посланной форме. Также покупка КЭП и подключение к оператору ЭДО, скорее всего, обойдутся компании дешевле, чем установка сложной ERP-системы, способной при необходимости подтвердить целостность и подлинность документа.

Получить персональную консультацию Тамары Мокеевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Тамара Мокеева

эксперт проекта Диадок компании СКБ Контур

Специально для Клерк.Ру

Мнения
 
Люди которым это нравится