Клерк.Ру

Развитие электронного документооборота: европейский и российский подходы

Тамара Мокеева, эксперт проекта Диадок компании "СКБ Контур"

Вопрос от читателя Клерк.Ру Виктора (г. Краснодар)

В Европе и в некоторых странах СНГ все сканированные документы с подлинной подписью и печатью организации, отправленные по электронной почте, имеют юридическую силу для любого ведомства (налоговая, полиция, юстиция и т.д.). Таким образом, достаточно иметь сканер – и нет необходимости обзаводиться электронной подписью, что недешево, особенно для начинающих предпринимателей.

Россия недавно присоединилась к Европейской и мировой конвенции о юридической силе документов, в том числе контрактов, подписанных и оформленных через электронную почту. Почему в таком случае в России нельзя сканировать подлинники документов с подписью, печатью и отправлять их по электронной почте? Почему такой отчет не примут в налоговой? В чем заключается нарушение?

В Евросоюзе все налоговые и юридические вопросы регулируются в основном директивой Евросоюза по НДС (EU VAT Directive). Директива Совета № 2010/45/EU утвердила так называемый принцип равного обращения. Суть этой директивы в том, что invoice (аналог счета-фактуры) должен обрабатываться одинаково, вне зависимости от метода доставки (в электронном виде или на бумаге). Также согласно данной директиве invoice должен отражать действительные поставки, и его подлинность, целостность и юридическая значимость должны быть каким-либо образом обеспечены. Например, системы бизнес-управления должны устанавливать связь между invoice и поставками и предоставлять возможности для аудита, тем самым обеспечивая соответствие любого invoice (бумажного или электронного) этим требованиям. Подлинность и целостность электронного invoice также могут быть обеспечены с помощью некоторых существующих технологий, таких как EDI и продвинутые цифровые подписи. При этом ввиду существования различных технологий налогоплательщики не должны быть вынуждены использовать какую-либо одну технологию электронного обмена invoice.

Системы бизнес-управления могут быть специальными процессами в ERP-системах, которые используются для сопровождения деловых транзакций и обеспечивают целостность и подлинность документа. В таком случае подписи (электронные или собственноручные) не являются обязательными, так же как и нет никаких ограничений по способу доставки документов (они могут быть приложениями к e-mail или могут быть направлены через спецсистемы e-invoicing). Таким образом, можно совершенно законно послать неподписанный invoice как вложение к e-mail, и налоговая примет его. Однако это накладывает на торговых партнеров ответственность иметь необходимые системы бизнес-управления, которые обеспечивают подлинность и целостность документа и с помощью которых можно убедиться, что данный invoice отражает реальные поставки.

Что касается ситуации в России. В указанной Вами Конвенции речь идет о документообороте между участниками, находящимися в разных государствах, текущее законодательство России этой Конвенции не противоречит. В данном случае мы не говорим про электронные счета-фактуры — это исключительно российские документы, и обмен ими через границу не происходит. Если говорить про договоры и первичные документы, то в законодательстве РФ нет никаких требований к порядку их передачи в электронном виде, в том числе и при обмене между российскими налогоплательщиками. Можно составить документ в любом формате и передать его любым способом. При этом контрагенты имеют право самостоятельно договариваться о том, каким типом подписи подписывать электронные документы для признания их равнозначными бумажным аналогам (опять-таки мы не говорим про электронные счета-фактуры). Так как согласно ст. 5 Закона № 63-ФЗ одним из видов подписей является простая электронная подпись, которая «посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом» и по сути является аналогом  логина/пароля, то при существующем соглашении сторон обмениваться электронными документами можно и по электронной почте.

Однако при использовании этой схемы следует учитывать возможные риски. Во-первых, факт передачи сканированного подлинника по электронной почте не оставляет на документе никаких следов, и в нашей стране не всегда можно представить такую копию в качестве доказательства в суд или налоговый орган. Во-вторых, по мнению Минфина (например, письмо Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521), первичные документы должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью. Письма не являются нормативными документами и носят исключительно разъяснительный характер, но тем не менее отражают мнение регулятора.

Почему в России сложилась такая ситуация? Дело в том, что развитие электронного документооборота может идти по двум путям. Первый — европейский — предполагает разнообразие форматов, регламентов и зачастую определяется различиями в законодательствах стран Евросоюза. Второй — по которому пошла Россия — заключается в унифицировании. Так, для электронных счетов-фактур строго определены xml-форматы и регламент передачи. Для остальных документов существующие форматы пока что носят необязательный характер, и их рекомендуется передавать через оператора ЭДО и подписывать усиленной квалифицированной подписью (КЭП), для создания которой используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ. Однако это не означает, что европейский путь развития проще или обходится бизнесу дешевле. Так, бизнес-партнеры вынуждены самостоятельно договариваться о способе обмена invoice. Это приводит к тому, что контрагент, выставляющий invoice, не может быть уверен в способности получающей стороны принять его в любой посланной форме. Также покупка КЭП и подключение к оператору ЭДО, скорее всего, обойдутся компании дешевле, чем установка сложной ERP-системы, способной при необходимости подтвердить целостность и подлинность документа.

Получить персональную консультацию Тамары Мокеевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Тамара Мокеева

эксперт проекта Диадок компании СКБ Контур