О порядке представления налоговыми агентами сведений о доходах физических лиц формы 2-НДФЛ
Налоговые агенты обязаны представить в налоговый орган по месту своего учета Справки по форме № 2-НДФЛ о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных в 2007 году налогов не позднее 1 апреля 2008 года.
Справки о доходах физических лиц за 2007 год представляются по форме, утвержденной приказом ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@/
Справки по форме № 2-НДФЛ представляются в налоговый орган на магнитных (электронных) носителях или с использованием средств телекоммуникаций в порядке, определяемом Министерством финансов Российской Федерации.
До утверждения Министерством финансов Российской Федерации в соответствии со статьей 230 Кодекса порядка представления на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций сведений о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов в соответствии с разъяснениями Министерства финансов Российской Федерации Справки по форме № 2-НДФЛ представляются в порядке, определенном приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год».
Программное обеспечение «Налогоплательщик 2007» версия 11.54 (размещено 21.01.2008 в ФАП ФНС России и на сайте www.gnivc.ru) и последующие, предназначено для подготовки налоговыми агентами Справок по форме № 2-НДФЛ для их представления в налоговые органы.
Справки по форме № 2-НДФЛ на бумажных и магнитных носителях представляются в налоговый орган с двумя экземплярами сопроводительного реестра.
Справки по форме № 2-НДФЛ на бумажном или магнитном носителе в налоговом органе принимаются от уполномоченного представителя налогового агента на основании доверенности, выданной в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации.
Справки по форме № 2-НДФЛ, представленные в виде почтового отправления, налоговым органом принимаются при наличии описи вложения. В случае отсутствия в почтовом отправлении описи вложения Справки по форме № 2-НДФЛ налоговым органом не принимаются.
Датой представления Справок по форме № 2-НДФЛ считается дата фактического представления их в налоговый орган либо дата почтового отправления.
При численности физических лиц, получивших доходы, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие Справки по форме № 2-НДФЛ на бумажных носителях.
Справки по форме № 2-НДФЛ представляются в налоговый орган по месту постановки на налоговый учет головной организации либо за всю организацию в целом (по доходам физических лиц, полученным как от головной организации, так и от всех обособленных подразделений организации), либо головной организацией о доходах физических лиц, полученных от головной организации, и каждым обособленным подразделением организации, уполномоченным исполнять обязанность по представлению сведений о доходах физических лиц, полученных от указанных подразделений.
Налоговые агенты, представляющие Справки по форме № 2-НДФЛ за головную организацию и за обособленные подразделения, формируют отдельные файлы от головной организации и от каждого из обособленных подразделений.
Принятыми налоговым органом считаются Справки по форме № 2-НДФЛ, прошедшие форматно – логический контроль в программном комплексе «ТестИФНС».
При получении от налогового агента или его представителя Справок по форме № 2-НДФЛ на бумажных носителях и двух экземпляров Реестров должностное лицо налогового органа осуществляет следующие действия:
- осуществляет визуальную сверку представленных Справок по форме № 2-НДФЛ с Реестром сведений о доходах физических лиц;
- при несоответствии представленных справок по форме № 2-НДФЛ и Реестра вносит соответствующие замечания на обоих экземплярах Реестра, проставляет рядом с замечаниями дату, должность, фамилию, инициалы и подпись должностного лица;
- осуществляет визуальный контроль представленных Справок по форме № 2-НДФЛ;
- в случае отсутствия обязательных элементов в Справке по форме № 2-НДФЛ, инспектор обязан отказать в приеме такой Справки по форме № 2-НДФЛ, при этом вносит соответствующие замечания на обоих экземплярах Реестра, проставляет рядом с замечаниями дату, должность, фамилию, инициалы и подпись должностного лица;
- проставляет дату получения документов, должность, фамилию, инициалы и подпись должностного лица в обоих экземплярах Реестра;
- регистрирует представленные Справки по форме № 2-НДФЛ в «Журнале полученных от налоговых агентов Справок по форме № 2-НДФЛ о доходах физических лиц на бумажных носителях;
- возвращает налоговому агенту первый экземпляр Реестра лично, если действия осуществляются в присутствии налогового агента, либо оформляет для отправки по почте, второй экземпляр Реестра подшивает в дело.
Справки по форме № 2-НДФЛ, прошедшие визуальный контроль, считаются представленными в налоговый орган.
После перевода Справок по форме № 2-НДФЛ в электронный вид должностным лицом налогового органа осуществляется их форматно - логический контроль.
По результатам форматно-логического контроля Справок по форме № 2-НДФЛ формируются «Протоколы приема сведений о доходах физических лиц от налоговых агентов», один экземпляр которого направляется по почте налоговому агенту, представившему Справки по форме № 2-НДФЛ.
При наличии ошибок форматно-логического контроля оформляется Уведомление о предоставлении налоговыми агентами уточненных Справок по форме № 2-НДФЛ с установлением двадцатидневного срока для представления в налоговый орган уточненных Справок по форме № 2-НДФЛ.
Справки по форме № 2-НДФЛ на магнитных (электронных) носителях представляются налоговыми агентами в виде файла (файлов) на дискетах 3,5”, дисках CD-R или CD-RW, устройствах flash-памяти, в формате, утвержденном приказом ФНС России от 13.10.2006 №САЭ-3-04/706@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц», с сопроводительными Реестрами, в двух экземплярах на каждый файл.
Количество Справок по форме № 2-НДФЛ, представляемых налоговым агентом в налоговый орган, в одном файле не должно превышать 5000. Если количество Справок, представляемых налоговым агентом, превышает 5000, то налоговый агент формирует несколько файлов.
Прием Сведений, представленных на магнитных (электронных) носителях должностное лицо налогового органа производит в следующем порядке:
- перед обработкой файла магнитный (электронный) носитель проверяет актуальной антивирусной программой;
- при наличии вирусов на магнитном (электронном) носителе прием Справок по форме № 2-НДФЛ не производится;
- проводит в программном комплексе «ТестИФНС» форматно-логический контроль Справок по форме № 2-НДФЛ, содержащихся в представленных файлах;
- осуществляет доопределение адресов, не соответствующих классификатору адресов России «КЛАДР», для приведения их в соответствие требованиям с целью определения ИФНС места жительства физического лица;
- в случае возможности исправить адрес, инспектор вносит соответствующие исправления для корректного определения кода ИФНС места жительства физического лица;
- в случае невозможности определения кода ИФНС места жительства (при правильном заполнении всех элементов адреса) на местном уровне, инспектор вносит в код ИФНС места жительства физического лица значение «0000»;
- в случае явного отсутствия необходимых элементов в адресной части Справки по форме № 2-НДФЛ, инспектор обязан отказать в приеме такой Справки по форме №2-НДФЛ;
- программным комплексом «ТестИФНС» по результатам форматно-логического контроля Справок по форме № 2-НДФЛ формируются «Протоколы приема сведений о доходах физических лиц от налоговых агентов» (далее – Протоколы);
- подписывает сформированные по результатам форматно-логического контроля Справок по форме № 2-НДФЛ Протоколы;
- передает один экземпляр Протокола представителю налогового агента, если прием осуществлялся в присутствии налогового агента;
- оформляет один экземпляр Протокола для их отправки по почте налоговому агенту, представившему Справки по форме № 2-НДФЛ, не позднее пяти рабочих дней после представления Справок по форме № 2-НДФЛ.
Допускается представление Справок по форме № 2-НДФЛ с привлечением специализированных операторов связи, осуществляющих передачу Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи от налоговых агентов в налоговые органы.
Количество Справок по форме № 2-НДФЛ, представляемых налоговым агентом в налоговый орган в одном файле, не должно превышать 5000. Если количество Справок, представляемых налоговым агентом, превышает 5000, то налоговый агент формирует несколько файлов.
Отношения между участниками информационного обмена при представлении Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информатизационных технологиях и о защите информации" (Российская газета, 2006, N 165), Федеральным законом от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства РФ, 2002, №2, ст. 127).
Участниками информационного обмена при представлении Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи являются налоговые агенты и налоговые органы.
Представление Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи в налоговые органы может осуществляться через специализированного оператора связи, оказывающего услуги налоговому агенту и имеющего договор с Управлением ФНС России по субъекту Российской Федерации.
При представлении Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи налоговый агент и налоговый орган обеспечивают хранение их в электронном виде в установленном порядке.
Представление Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи допускается при обязательном использовании сертифицированных в установленном порядке средств электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в Справках по форме № 2-НДФЛ, направленных по телекоммуникационным каналам связи.
С целью защиты информации, при передаче по каналам связи участниками информационного обмена применяются средства криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), сертифицированные в установленном порядке.
Использование, учет, распространение и техническое обслуживание СКЗИ и средств ЭЦП при представлении Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи осуществляются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
При получении от налогового агента Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи налоговый орган обязан передать налоговому агенту квитанции о получении, представляющие собой полученные Справки по форме № 2-НДФЛ, подписанные ЭЦП уполномоченного лица налогового агента, заверенные ЭЦП уполномоченного лица налогового органа. При этом принятыми считаются Справки по форме №2-НДФЛ, прошедшие форматно-логический контроль в программе «ТестИФНС».
Представление Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи возможно при подключении налоговых агентов к информационным системам передачи данных общего пользования, наличии необходимых аппаратных средств, а также соответствующего программного обеспечения, которое осуществляет:
- формирование данных в соответствии с форматом, утвержденным ФНС России, для их последующей передачи по телекоммуникационным каналам связи;
- шифрование при отправке и расшифровывание при получении информации с использованием СКЗИ;
- наложение ЭЦП налогового агента при передаче Справок по форме № 2-НДФЛ в налоговый орган и проверку ЭЦП налогового органа.
При представлении Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи налоговый агент соблюдает следующий порядок электронного документооборота:
- после подготовки Справок по форме № 2-НДФЛ в соответствии с утвержденным форматом руководитель (или уполномоченное лицо) налогового агента подписывает файл ЭЦП и отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа.
- в течение суток с момента отправки Справок по форме № 2-НДФЛ налоговый агент получает подтверждение о доставке от налогового органа или специализированного оператора связи.
В течение пяти суток с момента отправки Справок по форме № 2-НДФЛ налоговый агент получает от налогового органа следующие документы:
- квитанцию о приеме Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи;
- протокол приема сведений о доходах физических лиц за 2007 год, представленных с использованием средств телекоммуникаций.
Датой представления Справок по форме № 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи является дата отправки, зафиксированная в подтверждении о получении налогового органа или специализированного оператора связи.
Экземпляр квитанции о приеме сведений по телекоммуникационным каналам связи сохраняется в электронном архиве налогового органа в течение пяти лет.
Экземпляр протокола приема сведений о доходах физических лиц за 2007 год, представленных с использованием средств телекоммуникаций сохраняется в электронном архиве налогового органа в течение пяти лет.
Все полученные подтверждения, заверенные ЭЦП, участники информационного обмена хранят в своих электронных архивах в течение пяти лет.
Пресс- служба Управления
Начать дискуссию