Клерк.Ру

Использование программы учета рабочего времени при гибком графике

Каждый собственник как малого, так и крупного предприятия ведет учет рабочего времени сотрудников. Одни задумываются над проблемой задолго до открытия дела, другие сталкиваются с ней уже в ходе деятельности. Но всех управляющих объединяет необходимость рано или поздно решать задачи учета времени персонала. Не секрет, что отсутствие дисциплины влечет срыв сроков, потерю клиентов и прочие прямые убытки. Кроме явных нарушений (опозданий, прогулов), возможно скрытое несоблюдение трудовых обязанностей. Например, посторонняя деятельность в рабочее время (игры, социальные сети, подработки). Выявить второй тип нарушений дисциплины значительно сложнее. Даже при участии наемного контролера, проверяющего подчиненных.

«Метод надзирателя» применяется на предприятиях, где не знают о существовании современных систем или недооценивают серьезность проблемы. Бесполезность наблюдателей зачастую сопровождается и негативными последствиями. Давно известно, что труд «из-под палки» надзирающего малоэффективен. Не редки случаи, когда персонал начинает осознанно вредить из-за чрезмерного морального давления. Особенно плачевны будут результаты в сферах, где требуется творческий подход к решению задач. Добавим к вышесказанному обязательную ежемесячную выплату вознаграждения контролирующим сотрудникам и получим абсолютно неэффективное решение вопроса. Более того, в перспективе можно прогнозировать ухудшение производительности труда и, как следствие, снижение конкурентоспособности бизнеса.

«Мы с 2012 года успешно используем систему автоматизированного контроля рабочего времени, ведь одним из ключевых принципов построения коллектива считаем профессионализм. И, честно сказать, производим кадровый отбор гораздо жестче, чем другие софтверные компании. Взамен этого работнику предоставляется гибкий график и возможность приходить на работу тогда, когда он хочет каждый день. Это привлекает к нам наиболее организованных и ценящих собственное время программистов. Несколько партнеров внедрили нашу программу учета рабочего времени вскоре после анонсирования нашего положительного опыта», — рассказал редакции Артем Владимирович Карюкин, один из руководителей компании Edison, основным направлением которой является разработка программного обеспечения.

Выход из положения видится в применении специализированного программного обеспечения. На рынке представлены продукты учета рабочего времени, дающие максимальную автоматизацию и упрощение анализа трудовой деятельности персонала. В условиях жесткой конкуренции современные предприятия отказываются от старой схемы в пользу новых разработок. Программное обеспечение представлено как отечественными, так и зарубежными предложениями: «Maxapt QuickEye», «Toggl», «Timex», «Большой брат», «Now Then», «Bio-Office», «Anviz» и прочими. Разнообразие дает возможность выбрать подходящий конкретным требованиям продукт. Обилие программных средств предполагает предварительную оценку и сортировку действительно нужных функций от тех, которыми можно пренебречь. Рассмотрим наиболее важные аспекты, учитываемые при выборе.

Современные разработки позволяют отслеживать содержимое рабочего стола сотрудника и делать скриншоты. Последний пункт важен для доказательства обоснованности претензий. Анализ запущенных программ дополнительно дает возможность оперативного реагирования на снижение производительности. Деятельность сотрудника корректируется еще до появления убытков. Следует отметить, что программное обеспечение должно быть максимально незаметным. Не стоит ежесекундно напоминать персоналу о неусыпном наблюдении. Это поможет избежать эмоционального дискомфорта сотрудников и повысит эффективность рабочего процесса.

Если требуется учет при гибком графике, то следует помнить, что не все программы предоставляют подобную возможность. Аналогичная ситуация и с расчетом больничных, отпусков и простоев. Наличие такой функции экономит время бухгалтерии и повышает точность полученных данных о действиях сотрудников в рабочий период.

Наглядность полученного материала удобна для восприятия. Предоставление сводной таблицы данных (табеля) ускоряет и упрощает анализ итогов. Некоторым предприятиям требуется интеграция с бухгалтерскими программами наподобие 1С. Для многих желательна возможность экспорта данных в форматы Excel и CSV.

Важна также стоимость программного обеспечения. Следует рассматривать как единовременный платеж при установке системы, так и последующее сопровождение продукта, возможные затраты в случае увеличения штата. Интеграция с 1С и выгрузка данных в другие форматы, например, Excel, значительно влияет на стоимость. Но необходимо помнить о том, что не всегда высокая цена гарантирует полный пакет услуг. Чтобы клиенты понимали, чего следует ожидать от конкретного программного обеспечения, производители предоставляют демоверсию.

Всем перечисленным критериям вполне соответствует программа учета рабочего времени «Большой Брат». Продукт предусматривает наличие ленты активности, табеля, скриншотов экрана, структуры дня, расчет больничных и отпусков, учет рабочего времени при гибком графике и модуль контроля мобильных сотрудников. Есть возможность внесения исходных данных. Установка «Большого Брата» осуществляется на сервер и компьютерные сети. Учет входа-выхода сотрудников производится как с помощью смарт-карт, так и без них. Для оперирования полученной информацией и отчетами достаточно одного человека вместо целого отдела наблюдателей. Есть возможность интеграции с 1С. Наличие демоверсии поможет удостовериться в правильности выбора программного обеспечения. По результатам исследования нами установлено, что для создания гибкого графика наиболее подходит именно «Большой Брат», он адаптирован на функциональном уровне, а также в комплекте с программой предоставляется методическая документация для быстрого старта. Нам импонирует и то, что система давно эксплуатируется самим разработчиком в собственных офисах.

На правах рекламы