Обязательства в цифрах. Автоматизация управления договорами

Современные компании заключают до десятков и сотен тысяч договоров ежегодно. Однако, несмотря на то, что договоры являются формальным основанием практически всей деятельности предприятий, очень часто отсутствует полная и легко доступная информация о ходе выполнения обязательств со стороны поставщиков и потребителей, сроках платежей, загрузке сотрудников. Решить задачи учета и управления договорами позволяет разработанный компанией АстроСофт программный продукт «АстроСофт: Учет договоров».
3,6 тыс. 1,4 тыс.

П.Баскакова, «АстроСофт»


Современные компании заключают до десятков и сотен тысяч договоров ежегодно. Однако, несмотря на то, что договоры являются формальным основанием практически всей деятельности предприятий, очень часто отсутствует полная и легко доступная информация о ходе выполнения обязательств со стороны поставщиков и потребителей, сроках платежей, загрузке сотрудников. Решить задачи учета и управления договорами позволяет разработанный компанией АстроСофт программный продукт «АстроСофт: Учет договоров», автоматизирующий все процессы договорной деятельности и, тем самым, обеспечивая быстрый доступ к необходимой оперативной и аналитической информации по договорам.


Когда в компании встает задача оперативно получить актуальную информацию о ходе выполнения обязательств и расчетах по договорам, выясняется, что эта информация отнюдь не всегда легко доступна. Какое количество контрактов нужно закрыть в следующем месяце? Какая величина штрафов будет начислена в случае неисполнения тех или иных обязательств, почему отсутствуют акты по закрытым этапам и договорам? Ответы на эти вопросы вряд ли удастся получить мгновенно.


Представим такую ситуацию. Ваш клиент сделал заказ на поставку материалов и оборудования. В своей учетной системе Вы оформили заказ, составили перечень необходимого оборудования и материалов, подготовили спецификации. Для обеспечения этого заказа необходимо сделать определенное количество закупок у различных поставщиков. Соответственно, Вы включили необходимые позиции в план закупок. Через некоторое время Ваш клиент отказался от сделки. Это означает, что Вы должны в плане закупок найти позиции, включенные для обеспечения заказа клиента, затем найти договоры уже с Вашими поставщиками и отменить заказы. Мы видим довольно сложную процедуру. Но в случае, если информационная система позволяет связать договор с клиентом с договорами с поставщиками, отмена сделки с клиентом автоматически повлечет за собой отмену сделок с поставщиками, и процесс становится значительно проще и дешевле.


Работа с договорами ведется почти во всех подразделениях предприятия и подразумевает под собой решение ряда разноплановых задач. Это вызвано самой природой договора. Договор – основа деятельности организации, он является основанием всех взаимоотношений с работниками, акционерами, клиентами, поставщиками и т.д. Именно на основании договора возникают обязательства сторон, которые впоследствии подлежат выполнению, а значит, должны планироваться, учитываться и контролироваться. Для упрощения понимания задач, которые ставит перед организациями необходимость управления важнейшей стороной деятельности, работой с договорами, рассмотрим этапы работы с договорами.




Типовые этапы договорного процесса.



Очевидно, процесс работы с договором начинается с переговоров. Здесь фиксируются предварительные договоренности о сроках и сумме контракта, приблизительно рассчитывается маржинальный доход сделки, устанавливаются наиболее важные условия будущего договора. На этом этапе могут возникать такие документы, как протоколы встреч, соглашения о намерениях, конкурсные предложения, тендерная документация.


После достижения сторонами соглашения по всем ключевым моментам сделки, начинается следующий этап, подготовка проекта договора, в котором фиксируются все условия сделки. Зачастую, компании уже имеют готовые шаблоны договоров различного типа, и основной задачей этого этапа становится внесение конкретных данных в шаблон. После подготовки текста договора подходит этап его согласования с контрагентом и внутри самой организации. В момент подписания договора, его статус изменяется на статус официального документа. Договор регистрируется в бухгалтерии и общем реестре договоров предприятия. Затем начинается регламентированный учет документов и действий по договору. Имеются в виду документы оплат, спецификации, акты выполненных работ, товарно-транспортные накладные и т.д.


В том случае, когда компания выступает поставщиком продуктов и/или услуг по договору, ответственным лицам с ее стороны необходимо запланировать исполнение работ по договору, составить бюджет этих работ, учесть загрузку сотрудников в планах затрагиваемых контрактом периодов. Этот этап работы над договором является планированием исполнения договора. Формализация процессов этого этапа и контроль над его ходом необходимы для обеспечения своевременного и качественного исполнения последующих работ и обязательств по договору. В большинстве случаев информация по этапу планирования исполнения никак не отображается в учетной системе, равно, как и по самому исполнению договора. На этапе исполнения договора, как правило, учитываются лишь документы совершения хозяйственных операций.


Пожалуй, наиболее автоматизируемым на сегодняшний день является этап расчетов. Для целей регламентированного учета компании фиксируют все документы в бухгалтерской системе.


Последний из рассматриваемых этапов договорного учета, а точнее, непрерывный процесс, – хранение договоров и связанных с ними документов. Нередко, встречаются случаи, когда компании хранят только бумажные оригинальные экземпляры договоров. Причем зачастую, не в едином архиве, а разбросанными по департаментам, службам и филиалам. Документы же расчетов по договорам, хранятся в архивах бухгалтерии. Это значит, что при необходимости восстановления картины той или иной сделки может потребоваться немало усилий и времени.


Итак, после рассмотрения этапов работы с договорами, другими словами, процессов договорного учета, и анализируя опыт российских компаний, напрашивается вывод, что каждый из этих процессов, если и автоматизирован, то в различных, нередко изолированных друг от друга, информационных системах предприятия.


Подготовка договоров, переговоры, встречи, звонки отслеживаются в CRM системах. Согласования и утверждения – в системах документооборота. Регистрация и расчеты – в бухгалтерских системах. Планирование закупок и бюджета для исполнения договоров – в системах управленческого учета. Планирование исполнителей – в системах управления проектами. Получается, что полной картины договоров, обязательств и расчетов по сделкам у руководителя нет. Для изменения этой ситуации специалисты АстроСофт разработали систему, которая позволяет автоматизировать все этапы работы с договорами, тем самым дает возможность контролировать и анализировать договорную деятельность во всех аспектах. Это помогает компаниям избежать потерь, обусловленных несистемной работой с договорами, разрозненным хранением документов и отсутствием полной и актуальной информации.


Положительные результаты использования «Учета договоров» достигаются за счет формализации процессов договорной деятельности, централизованного хранения документов, контроля денежных потоков, задолженностей, штрафов и других задач управления обязательствами.


Система обеспечивает быстроту исполнения операций, полноту информации по договорам и взаиморасчетам, ограждает от совершения ошибок и несанкционированных действий, позволяет анализировать результаты договорной деятельности. Наиболее заинтересованными в оптимизации договорной деятельности структурами компаний являются дирекция, бухгалтерия, финансовая служба, коммерческий отдел, юридическая служба. Они найдут в «Учете договоров» инструмент для решения стоящих перед ними задач. Среди обширного круга решаемых с помощью программы задач: упрощение создания новых договоров, контроль корректности текста договоров, подготовка сметы договора или этапа, уведомление ответственных лиц о необходимости совершения действий для исполнения обязательств, контроль поступления и расходования денежных средств, мониторинг загрузки сотрудников по договорам и многие другие задачи.


Технологически программа «АстроСофт: Учет договоров» реализована на платформе «1С: Предприятие 8.0», конфигурация «Управление торговлей». Такое решение позволяет использовать все возможности этой мощной учетной и управленческой системы и значительно выиграть за счет интеграции двух продуктов. Например, оперативные данные из «Учета договоров» можно выгрузить в самую распространенную бухгалтерскую систему 1С: Бухгалтерия 7.7 или 8.0 и сделать нужные бухгалтерские проводки без необходимости повторного создания первичных документов.


В заключение, стоит отметить, что эффективная работа с договорами дает такие преимущества, как сокращение издержек на оперативную работу с договорами, четкое распределение и закрепление ответственности за составление, заключение и исполнение договора, сохранность договоров и сопутствующих документов, возможность быстрой оценки целесообразности сделок.

Начать дискуссию

Кадры

Новый тренд: не карьера, а дайте больше полномочий

Аналитики выявили на российском рынке труда новый тренд — все больше сотрудников предпочитают не идти вверх по карьерной лестнице, а расширять горизонты уже имеющихся должностных полномочий.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Тает снег, с каждым днём всё теплее и теплее, в том числе на душе, а значит можно потянуться, улыбнуться и пополнить ИИС. Собственно, именно это и было мной проделано. ИИС в этом году пополнен на целевую сумму, половину которой я внёс за январь и февраль, а оставшуюся половину в марте.

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Малого и среднего бизнеса в новых регионах стало в разы больше

На расширенной коллегии Счетной палаты аудитор Светлана Орлова рассказала об особенностях контрольной и надзорной деятельности в новых регионах России.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Банки

Суд арестовал имущество исполнительного директора Freedom Holding на 18,9 млн евро и 2 млн долларов

На денежные средства и имущество Тимура Турлова наложили арест по требованию Агентства по страхованию вкладов.

356
Ведение бизнеса

Российским кемпингам будут присваивать звезды: организовать бизнес станет проще

Роскачество и Национальный Союз Профессионалов индустрии Кемпингов и Автотуризма (НСПКА) заключили соглашение о сотрудничестве, направленном на развитие и популяризацию новых видов туризма, повышение качества инфраструктуры кемпингов и безопасности автопутешествий.

ФССП взыскала долги по алиментам на 66 млрд рублей

Приставы вернули на 39% больше долгов по алиментам. Сейчас в работе 772,4 тысячи исполнительных производств.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Бесплатно с Компенсации работникам

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения

В 2024 году удаленщикам, которые работают на собственном оборудовании, нужно выплачивать компенсации. Законодательство не ограничивает размер выплаты, но не всегда можно избежать начисления НДФЛ и взносов на нее или учесть ее в расходах. Разберем, как считать налоги и взносы при выплате компенсаций дистанционным сотрудникам и можно ли включать ее в расходы.

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения
Бесплатно с

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс

Как имея общую совместную собственность супруги могут получить налоговый вычет и может ли один из них передать другому остаток имущественного вычета, разбираемся в мини-курсе.

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс
Банки

Банки начали учитывать цифровые активы на отдельных счетах

В бухгалтерском учете кредитных организаций появились отдельные балансовые счета для учета ЦФА. Сейчас в активах банковского сектора на цифровые финансовые активы приходится 7 млрд рублей.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Бюджетным (автономным) учреждениям не стоит бояться перехода на электронное применение первичных документов. Цель использования последних исключительно из-за удобства применения и хранения.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция
Маркетинг

10 трендов в стратегических коммуникациях, которые изменят подход к маркетингу

Мир стремительно развивается и вносит изменения во все сферы жизни, включая методы и подходы к коммуникации. Новейшие технологии и цифровизация создают возможности для инновационного подхода к маркетинговым стратегиям.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

ИИ все же заменит бухгалтеров, говорят осталось чуть-чуть. Сами бухгалтеры так не считают. 🤖«Ночной бухгалтер» № 1644

Тут одно исследование провели и говорят скоро бухгалтеров и кадровиков можно будет заменить искусственным интеллектом без проблем. А вот сами бухгалтеры уверены, что этому не бывать. Ни один ИИ не справится с такими запутанными штуками как ЕНС или НДС.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
653
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Цифровой рубль

Цифровой рубль будет подчиняться антиотмывочному закону

Центробанк будет оценивать подозрительные операции на электронной платформе, блокировать цифровые рубли и отправлять информацию в Росфинмониторинг.

173

Что такое прогрессивное налогообложение, к которому хотят прийти власти

Прогрессивное налогообложение — это система, построенная на принципе увеличения налоговых ставок в зависимости от роста уровня облагаемого дохода налогоплательщика. Чем больше доход получаем, тем больше налога платим.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Охрана труда

Что должен знать сотрудник об охране труда. Какая ответственность грозит за ее нарушение

Для многих «охрана труда» — это всего лишь ежегодное посещение кабинета СОТ (службы охраны труда), чтобы поставить подпись в журнале прохождения инструктажа. На самом же деле это сложная система нормативов и мероприятий, которую контролирует государство. Знать все нюансы от рядового сотрудника не требуется, но ему стоит изучить свои права и обязанности в этой области — ведь речь идет в том числе о его личной безопасности.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: цены на пиво вырастут, IT-специалисты стали чаще брать займы «до зарплаты», каждый 3-й россиянин в группе риска по инсульту

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

233

Контент-маркетинг для чайников. Как использовать посты для увеличения продаж

Бизнесу важно найти своего клиента. Но как зацепить и завоевать его доверие, не вкладывая деньги в рекламу? Чтобы оставаться на плаву, компании необходимо постоянно искать новые способы привлечения клиентов. Один из таких способов — контент-маркетинг. В этой статье разберемся, что из себя представляет контент-маркетинг и какую пользу он может принести.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Сотрудник должен выйти на работу на следующий день после заключения договора

Если в условиях трудового не указана точная дата, с которой работник должен приступить к выполнению своих задач, он обязан выйти на работу на следующий день.

47% работодателей оплачивают для сотрудников курсы повышения квалификации

Большинство компаний тратят на образование сотрудников не менее 10% от своих ежемесячных расходов. Работодателям важно, чтобы персонал умел пользоваться современными инструментами и быстро адаптироваться к изменениям.

Интересные материалы

УК РФ

Будут судить ИП за кражу земельных участков на 530+ млн рублей

В Московской области перед судом предстанет местный предприниматель, обвиняемый в организации преступного сообщества для хищения земельных участков.