подотчет

Работник перед командировкой получил аванс для возмещения возможных расходов. Если он не возвращает аванс полностью или частично и не предоставляет оправдательных документов, возникает ли в какой‑то момент база для обложения НДФЛ и страховыми взносами?

Коллеги, прежде чем пройдемся с обзором по нашей группе «Красный уголок бухгалтера», поздравляем вас с профессиональным праздником — с днем бухгалтера в России! Не так давно мы отмечали международный день бухгалтера, сейчас отмечаем российский. Но, как говорится, праздников много не бывает!

Банк России в своем письме № 29-1-1-ОЭ/24158 от 13.10.2017 пояснил, чем руководствоваться при подготовке распоряжения на выдачу подотчетных сумм.

Читайте подробности в новом посте в блоге ИПБ России.

Зачем подписываться на блоги компаний

Мы создали раздел «Блоги компаний» для того, чтобы вы могли общаться напрямую с компаниями, которые работают для бухгалтеров.

И если вы не подпишетесь, то в вашу ленту не будут попадать важные статьи для бухгалтеров. Потому что наша редакция обсуждает с блогерами каждый пост, чтобы они были только самыми полезными для вас.

Подписаться можно в этом списке :

 Открыть оригинал изображения (1242x835, 0.5 Мб)

Выдача наличных денег работнику под отчет может осуществляться либо по письменному заявлению подотчетного лица, содержащему проставленные руководителем юрлица сумму и срок, на который выдаются наличные деньги, подпись и дату, либо по распорядительному документу юридического лица. Это следует из Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

В своем недавнем письме № 29-1-1-ОЭ/20642 от 06.09.2017 ЦБ пояснил, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег с указанием ФИО подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.

При подготовке распорядительного документа юрлицо руководствуется перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

Уточним, в ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Каждому документу присвоен свой код.

В разделе ОК 011-93 «Документация по распорядительной деятельности организации» есть четыре документа:

 Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности

Приказ по вопросам основной деятельности

Приказ о распределении обязанностей между руководством

Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности.

Очевидно, в качестве распорядительного документа по подотчету более всего подходит Приказ по вопросам основной деятельности, имеющий код 02511511.

 

Минфин не видит препятствий для перечисления подотчетных денег на зарплатные карты работников за приобретенные ГСМ.

В письме № 09-01-07/46781 от 21.07.2017 г. министерство рассмотрело обращение о возможности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские "зарплатные" карты сотрудников организаций в целях осуществления оплаты денежных обязательств, связанных с приобретением материальных запасов, в том числе горюче-смазочных материалов .

Согласно разъяснениям Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, изложенным в совместном письме от 10 сентября 2013 г. N 02-03-10/37209_ 42-7.4-05/5.2-554 (далее - совместное письмо) денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские "зарплатные" карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных:

  • с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  • с командировочными расходами;
  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Поскольку приобретение горюче-смазочных материалов относится к поставке товаров, Минфин России считает возможным применение положений совместного письма при приобретении указанных материалов.

Не израсходованные на нужды организации и невозвращенные подотчетные средства, оставшиеся в распоряжении физического лица, являются его доходом и подлежат обложению НДФЛ. Такое решение принял АС Северо-Западного округа в постановлении от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016 по делу N А66-8581/2015.

Налоговая инспекция провела выездную налоговую проверку, в результате которой, среди прочих нарушений, было обнаружено неудержание НДФЛ с выданных гендиректору подотчетов на сумму 4,5 млн.рублей.  По мнению проверяющих, поскольку срок исковой давности по этим подотчетам истек, полученные денежные средства являются доходом физического лица.

Суд установил, что  в период с 01.01.2011 по 04.08.2011 директору Общества ежедневно, без оформления приказов и заявлений на выдачу денежных средств, выдавались под отчет наличные денежные средства по расходно-кассовым ордерам.

Опрошенный в ходе проверки директор пояснил, что денежные средства, взятые под отчет, шли на развитие Общества, по авансовым документам он отчитывался частично, на оставшиеся суммы документов нет. Главный бухгалтер Общества в ходе опроса пояснила, что денежные средства выдавались на хозяйственные нужды по просьбе директора.

Документы, подтверждающие приобретение, оплату товарно-материальных ценностей и их оприходование, Обществом не представлены. Надлежащих доказательств в обоснование доводов подателя жалобы о расходовании спорных средств на производственные нужды материалы дела не содержат. Меры по взысканию с директора денежных сумм, расходование которых не подтверждено, Обществом не принимались. Поэтому суд сделал выход о наличии доходов у физического лица.

Суды указали, что в рассматриваемом случае Инспекция включила в доход  физлица не все денежные средства, расходование которых документально не подтверждено, а лишь те, по взысканию которых в течение трех лет не принимались меры, то есть в отношении которых истек срок исковой давности.

Довод Общества о том, что внесение физлицом 29.06.2015 в кассу Общества 10 000 000 руб. в качестве возврата ранее полученных денежных средств свидетельствует об отсутствии у директора задолженности перед Обществом за период, по которому произведено взыскание, суды отклонили, поскольку денежные средства внесены после принятия оспариваемого решения. Кроме того, из представленного Обществом кассового ордера и акта сверки невозможно достоверно определить, что физлицом погашена именно та задолженность, на которую начислен НДФЛ.

Несмотря на то, что налоговая инспекция умудрилась начислить НДФЛ организации (начисление было отменено судом второй инстанции как противоречащее НК), кассационная инстанция согласилась с нижестоящими судами в части правомерности начисления пеней с неудержанного НДФЛ.

Какого содержания должен быть приказ на подотчетных лиц, если всего один работник, он же директор, он же подотчетное лицо? И нужен ли вообще этот приказ в организации, даже если там много работников?

Или лучше не плодить ненужные бумажки, как советуют пользователи форума Клерк.Ру, где обсуждается этот вопрос в теме "Приказ на подотчетных лиц"?

В подотчет перечислили сотруднику денежные средства на покупку ноутбука. Ноутбук был куплен у Apple на официальном сайте.

Товарного чека или накладной от продавца нет. Как оприходовать основное средство? Надо ли отказывать в утверждении авансового расхода сотруднику, чтобы другим работникам неповадно было покупать товары без документов? 

"Есть выписка со счета сотрудника-раздолбая, есть заказ, распечатанный с сайта, есть переписка, должен быть приходник от МОЛ. Думаю, что этого должно быть достаточно", - считает участник форума с ником Server56.

Принять участие в обсуждении вопроса вы можете в теме "Как поставить на учет ОС без документов?" на форуме Клерк.Ру. 

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
 
Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель возмещает работнику, направленному в командировку, расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
 
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
 
В соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. В части налога на прибыль.
 
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. В составе этих расходов учитываются расходы на проезд к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные, оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и прочих аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право проезда, прохода и другие аналогичные платежи и сборы.

При этом командировочные расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ.

 
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.  
 
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль.
Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. Хозяйственной операцией в отношении командировочных расходов является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).
 
Таким образом, если расходы по найму жилого помещения и прочие расходы командированными работниками документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.
 
 Вместе с тем, расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, но расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников.
 
В целях подтверждения пребывания работников могут быть использованы следующие документы: договор от имени организации с арендодателем (п. 1 ст. 609 ГК РФ); передаточный акт или иной документ, подписанный сторонами, подтверждающий факт приема-передачи помещения (п. 1 ст. 655 ГК РФ); командировочные удостоверения работников; проездные документы.
В случае отсутствия подтверждающих документов проживания рабочих на съемной квартире, их питания, перевозки грузов транспортом частных лиц суммы денежных средств, выданных работнику организацией под отчет, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли. Данные расходы можно списать за счет чистой прибыли. В части налога на доходы физических лиц.
 
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
 
Абзацем 10 п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения.
 
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
 
Таким образом, в случае непредставления сотрудником организации документов, подтверждающих оплату жилья во время нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации, суммы возмещения организацией указанных расходов освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.
 
Суммы возмещения организацией расходов сотрудника, превышающие размеры, установленные абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При списании  подотчетных сумм (без подтверждающих документов) за счет чистой прибыли организации, налогообложение НДФЛ  производится в общеустановленном порядке. В части начисления страховых взносов.

Компании могут самостоятельно дополнять форму авансового отчета. Об этом напомнил Минфин России в письме от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414. О том, чем стоит и не стоит дополнять авансовый ответ и каких претензий по форме № АО-1 ждать от налоговиков, рассказала наша читательница, старший бухгалтер компании Acsour Полина СУВОРОВА.

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации, работающие по трудовому договору и получившие авансом денежные средства из кассы.

При этом расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке, напоминает наш редактор Сергей Виряскин.

Подробней об особенностях учета подотчетных денежных средств читайте в статье «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/821 от 18.01.2010  уточняет, вправе ли организация считать остаточную стоимость не сданной форменной одежды и денежные средства, выданные в подотчет, безнадежным долгом на том основании, что обязательства были прекращены вследствие невозможности их исполнения из-за смерти работника.

В письме отмечается, что для целей налогообложения прибыли долг гражданина признается нереальным ко взысканию по причине смерти должника, за исключением случаев, когда обязательство передается наследникам в порядке правопреемства.

При этом стоимость форменной одежды, выданной работнику, единовременно учтенной в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и не возвращенной после смерти последнего, во избежание повторного включения указанных затрат в состав расходов (пункт 5 статьи 252 НК РФ) не может быть признана безнадежным долгом и отнесена к внереализационным расходам организации.

ФАС Уральского округа в Постановлении от 23 декабря 2009 г. N Ф09-456/09-С2 указал, что наличные денежные средства, выданные работникам общества для приобретения продуктов питания, не являются доходом физических лиц и, соответственно, объектом обложения [advert=10]НДФЛ[/advert].

ФАС указал, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. Доходом налогоплательщика может быть признана только его экономическая выгода в денежной или натуральной форме.

Из материалов дела следовало, что в подтверждение произведенных расходов работниками предоставлялись авансовые отчеты и акты о приобретении продуктов у физических лиц. Достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самим обществом. Авансовые отчеты работников обществом приняты, приобретенные по подотчетным денежным средствам товарно-материальные ценности оприходованы в установленном порядке.

Поскольку доказательств того, что полученные физическими лицами денежные средства связаны с выплатами по договорам, либо израсходованы ими в личных целях и явились экономической выгодой работников общества, налоговым органом не представлены, спорные суммы не подлежат обложению НДФЛ.