Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС

Представительские расходы — неотъемлемая часть бизнеса, особенно в контексте ведения деловых переговоров и привлечения новых клиентов. Однако, их оформление и учет могут стать камнем преткновения, который приведет к серьезным проблемам с налоговой службой. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учитывать, чтобы избежать неприятностей.
Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Определение представительских расходов

Представительские расходы охватывают затраты на организацию встреч с бизнес-партнерами, на официальные приемы в целях привлечения новых деловых связей или клиентов, а также на обеспечение приема и обслуживание участников заседаний управляющих органов компании, таких как правление, совет директоров и т.п.

Правила учета представительских расходов для целей расчета налога на прибыль регулируются статьей 264 НК

Какие расходы законодатель разрешает отнести к представительским (п. 2 ст. 264 НК):

  • Затраты на проведение официальной встречи. Это может быть бизнес-завтрак, деловой обед, банкет или другое аналогичное мероприятие для проведения переговоров или принятия управленческих решений.

  • Буфетное обслуживание во время встреч с контрагентами или заседаний правления. Например, обеспечение напитками во время переговоров, организация кофе-брейков.

  • Транспортные расходы по доставке участников представительских мероприятий к месту их проведения и обратно.

  • Оплата услуг переводчиков (внештатных) во время проведения мероприятий с иностранными партнерами.

Список расходов довольно широкий, поэтому на практике часто возникают споры с налоговыми органами касательно учета тех или иных расходов для уменьшения налоговой базы.

Хотите знать, как быстро развиваться и зарабатывать благодаря знаниям налогов, учета, рисков, консалтинга и финансов?

Ответы в нашем авторском Telegram-канале

Учитываем официальные разъяснения

Часто возникает вопрос, правомерно ли учитывать в представительских расходах затраты на встречи с лицами, не являющимися партнерами компании?

Минфин в своем письме от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848 указывает, что представительские расходы можно понести при ведении переговоров как с действующими клиентами, так и с потенциальными. Причем такими клиентами могут быть как представители организаций-контрагентов, так и физические лица.

В своем письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120 Минфин разрешает учесть расходы на алкоголь как представительские, при условии что спиртные напитки приобретаются именно для проведения официальных мероприятий, перечисленных в статье 264 НК.

При этом затраты на культурную программу (концерты, экскурсии и т.п.) во время проведения представительских мероприятий принять в налоговом учете нельзя, как и другие расходы, которые не имеют отношения к деловому общению — на отдых участников, лечебно-профилактические процедуры и т.д. Об этом сообщает Минфин в письме от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183, а в Налоговом кодексе прямо указано, что расходы на организацию развлечений и отдыха, а также профилактики и лечения заболеваний не относятся к представительским. Поэтому довольно сложно будет провести под видом представительских расходы на корпоратив с участием приглашенных артистов или выезд в пансионат для оздоровления сотрудников.

Споры с налоговой могут возникнуть при включении в состав расходов затрат на проведение переговоров с партнерами «на выезде» за пределами офиса компании — в отеле, ресторане, или даже на территории контрагентов. Однако, Налоговый кодекс указывает, что такие затраты признаются представительскими независимо от места проведения мероприятий.

Суды также поддерживают налогоплательщиков в этом вопросе — например, в постановлении ФАС Центрального округа от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18. В этом постановлении суд также отметил, что признание расходов обоснованными не может ставиться в зависимость от наличия положительных результатов переговоров (например, от факта заключения контракта).

Чтобы легко ориентироваться в налоговом законодательстве, научиться налоговому планированию и оптимизации, пройдите курс «Эксперт по налогообложению» в онлайн-школе Учебно-консалтингового центра «Разобраться в налогах»

Пройдите полноценное 5 дневное обучение с кураторской поддержкой в лучшей онлайн-школе 2023 по версии GetCourse в номинации «Обучение профессиям» со скидкой 50% всего за 450 ₽ и 950 ₽. 

Выбрать курс

Правила оформления представительских расходов

Рассмотрим, как корректно оформить представительские расходы, чтобы без вопросов от налоговиков принять их для целей налогового учета.

Для правомерного уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть должны иметь связь с деятельностью компании (п. 1 ст. 252 НК).

Конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, Налоговым кодексом не определен. Однако, ФНС РФ в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 дала разъяснения по порядку документального оформления представительских расходов.

Согласно разъяснениям налоговой службы, документальным подтверждением являются акты, накладные, авансовые отчеты, иные документы, подтверждающие произведенные затраты на приобретение товаров и материалов, работ, услуг по организации мероприятий, на аренду помещений. 

Кроме этого, компании необходимо составить документ, объясняющий связь произведенных затрат с представительским мероприятием. Это может быть акт или отчет, составленные по его итогам и утвержденный руководителем. Важно, чтобы из этих документов ясно следовало, зачем были произведены расходы и как они связаны с бизнесом. 

В акте (отчете) о представительских расходах следует указать:

  • имена и должности сотрудников компании, участвовавших в переговорах;

  • наименования принимавших участие компаний-контрагентов или потенциальных клиентов;

  • цель проведения и дату мероприятия, его программу;

  • перечень произведенных затрат.

Форму такого документа компания утверждает самостоятельно. При этом необходимо учесть, что разработанный компанией бланк должен соответствовать требованиям к первичным документам, закрепленным в статье 9 закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

К отчету прилагают первичные расходные документы — чеки, накладные, акты (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). 

Не помешает также составить смету затрат на проведение мероприятия.

Нормирование представительских расходов

Сумма представительских расходов должна быть разумной и пропорциональной объемам бизнеса компании. Во избежание неправомерного завышения представительских расходов законодатель установил их нормирование для целей налогообложения прибыли.

Максимальный размер представительских расходов, признаваемых в налоговом учете, составляет 4% от расходов компании на оплату трудаза соответствующий отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК). 

Напомним, что перечень расходов на оплату труда для целей налогового учета определен в статье 255 НК.

От суммы принятых в налоговом учете расходов будет зависеть и сумма НДС к вычету. Компания может принять к вычету НДС только в той части представительских расходов, которые учтены для расчета налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК)

При этом надо учитывать, что налог на прибыль рассчитывается нарастающим итогом и размер представительских расходов, разрешенных к включению в состав налоговых расходов, может измениться в течение года. Соответственно, изменится и сумма НДС, возможного к вычету.

Оформление и учет представительских расходов — это серьезная задача, требующая внимания к деталям и знания законодательства. Соблюдение правил и прозрачность в документообороте помогут избежать неприятных ситуаций с налоговой службой и сохранить репутацию вашей компании. 

Если у вас есть сомнения относительно оформления и учета представительских расходов, лучше проконсультироваться с экспертом. Опытные консультанты центра «Разобраться в налогах» помогут вам освоить сложные вопросы учета и дадут практические рекомендации по применению законодательства, которые помогут избежать потенциальных проблем с налоговыми органами.

Бесплатный годовой доступ к записям и материалам наших мероприятий 2022–2024

Более 150 часов видеоразборов по налогам и более 5.500 листов презентаций получите бесплатно. Забрать пока открыт доступ

Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: LjN8K7Q2a

Начать дискуссию

5 реальных кейсов: как главному бухгалтеру наладить работу, передав отдельные участки сторонним экспертам

Давно пора домой — к семье и к детям, а количество задач у бухгалтера беспощадно растёт. Оставить на завтра нельзя, дедлайны — ещё вчера. Пора искать новые решения. Одним из них может стать частичный аутсорсинг. Есть те, кто уже попробовали такой метод. Делимся кейсами.

5 реальных кейсов: как главному бухгалтеру наладить работу, передав отдельные участки сторонним экспертам

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Минфин может отменить НДС для инвестиционных платформ

Клиентам инвестиционных платформ больше не понадобится самостоятельно формировать реестры и сдавать декларации в отношении процентных доходов.

Агентский НДС можно взять на вычет

При приобретении товаров, работ, услуг у иностранной компании, когда местом реализации считается РФ, российская компания-покупатель платит НДС как налоговый агент.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Запретят срочные трудовые договоры с руководителями подразделений

Сейчас по ст. 59 ТК по соглашению сторон можно заключать срочные трудовые договоры с руководителями. Но не сказано, с какими именно. Этот момент уточнят: будет прописано, что срочный договор возможен с руководителем организации.

Общество

Власти повысили безопасность туристов

Правительство определит виды и категории сложности туристских маршрутов, требующих сопровождения аттестованным инструктором-проводником.

УСН

Как при УСН учитывать прощенный долг

Кредиторская задолженность (обязательства перед кредиторами), списанная в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, включается в состав внереализационных доходов.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

❗ Отгул за работу в выходной надо будет предоставить в течение года

Вместо двойной оплаты за работу в выходной день сотрудник может выбрать одинарную оплату и дополнительный выходной – отгул. Теперь в ТК четко пропишут срок его предоставления и компенсацию за его непредоставление.

Резерв на оплату отпусков: как рассчитать на 2024 год

Приближается летняя пора, и большинство сотрудников планируют брать отпуска. Компаниям необходимо проверить, был ли создан в учете резерв на оплату отпусков и правильно ли он рассчитан.

Резерв на оплату отпусков: как рассчитать на 2024 год

С 1 июня действуют новые правила для единого пособия на детей

При расчете среднедушевого дохода для назначения единого детского пособия теперь по‑новому учитывают сумму алиментов.

Кабмин снизит размер компенсации за незаконное использование товарных знаков

Чтобы компании не выплачивали компенсации за одно и то же нарушение, правительство предлагает принять законопроект, который снизит размер выплат.

ЕГАИС

С 1 июня при обороте спирта и алкоголя обязательны электронные сопроводительные документы

По новому закону оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции возможен при наличии сопроводительных электронных документов.

Не забудьте сегодня сдать ЕНП-уведомление

3 июня – крайний срок сдачи уведомления по ЕНП на НДФЛ.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
НДФЛ

Глава Минфина: люди не будут уклоняться от налогов при прогрессивном НДФЛ

Новая система налогообложения будет конкурентоспособной и не затронет большинство жителей страны, поэтому у людей не будет оснований нарушать закон и не платить налоги.

Обороты индивидуальных предпринимателей выросли на треть

Сильнее всего оборот вырос у ИП, которые торгуют металлом и добывают полезные ископаемые.

Рубрика «Бывших не бывает». Проводите анализ контрагентов своевременно

Избитая тема, банальная, но многие продолжают использовать в своей налоговой оптимизации сомнительных контрагентов (техничек, однодневок), что не дает данной теме изжить себя. Актуальность данной темы будет еще несколько лет, если не десятки.

Рубрика «Бывших не бывает». Проводите анализ контрагентов своевременно

Курс доллара упал до 89 рублей

Доллар торгуется за 89,97 рублей, евро стоит 97,6 рубля, а юань — 12,37.

О переходе на электронный кадровый документооборот

При переходе на ЭДО вправе ли работники использовать простую электронную подпись для подписания кадровых документов?

Подбор руководителя: как правильно организовать найм

Организация процесса найма руководителя — это очень важный этап в развитии бизнеса, который требует тщательной подготовки и планирования.

В ЦБ начала работу новая структура контроля и мониторинга

За финансовыми организациями в области финансового мониторинга и валютного контроля будет следить новая служба. Она начала работу с 1 июня.

Интересные материалы

Налоги вырастут, ипотечники смогут сами продавать квартиры, реестр алиментщиков, изменения в закон о банкротстве

Собрал важные правовые новости за неделю.