Автоматизируем аутсорсинг бухгалтерских услуг: как не потеряться в потоке задач и клиентов

Автоматизация позволяет владельцу бизнеса выйти из рутины и операционки. При этом процессы останутся управляемыми. Разберемся, с какими трудностями автоматизация помогает справиться бухгалтерской аутсорсинговой фирме и какие возможности дает.
Автоматизируем аутсорсинг бухгалтерских услуг: как не потеряться в потоке задач и клиентов
Иллюстрация: ПланФикс

С какими сложностями сталкиваются бухгалтерии на аутсорсе

Типичная аутсорс-бухгалтерия — это 50 и больше разных клиентов на обслуживании, минимум 3–4 бухгалтера. Аутсорсинговая компания из маленького города часто сталкивается с проблемой дефицита кадров и приходит к тому, что бухгалтеров нужно искать на удаленке. Но из-за этого возникает проблема контроля удаленных работников.

Сотрудничество с клиентами тоже обычно происходит в дистанционном формате, они могут находиться в разных часовых поясах. Для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности часто используют несколько программ: «1С:Бухгалтерия», «1С:Фреш», «Контур.Экстерн», «Контур.Бухгалтерия», «СБИС». Каждый сервис предлагает систему учета работы бухгалтерии, но только в рамках своей системы. В таком случае из-за большого потока клиентов часть задач может теряться, нарушаются сроки, а работу бухгалтеров сложнее контролировать. 

Решить эти проблемы может универсальное решение, которое помогает без привязки к одной программе:

  • вести коммуникации;

  • быстро привлекать разных специалистов для решения задачи клиента;

  • отслеживать работу бухгалтеров и менеджеров.

На рынке есть системы управления взаимоотношениями с клиентами — CRM-системы. Но очень мало таких, которые подойдут именно для аутсорс-бухгалтерий

Один из сервисов, который подойдет для решения задач аутсорсинговой бухгалтерии, — «ПланФикс». Он помогает комплексно управлять компанией и представляет собой конструктор, при помощи которого можно собрать CRM и управлять загрузкой сотрудников. Все это будет работать как единая система управления компанией, а не как набор отдельных блоков. 

Оставить заявку

Разберем, какие задачи позволяет автоматизировать «ПланФикс». 

Какие процессы можно оцифровать

Систему можно гибко настроить под потребности конкретной компании. С одной стороны, такая настройка может потребовать больше времени. С другой стороны, вы сможете автоматизировать критически важные процессы.

В результате вы потратите время на первоначальную настройку системы, но впоследствии сэкономите гораздо больше часов, которое раньше уходили на выполнение этих задач вручную.

Процессы, которые важно автоматизировать каждой бухгалтерской фирме и которые можно настроить в системе «ПланФикс»:

  • Ведение клиентских проектов в одной системе.

Первое, с чем помогает автоматизация — собирать всю информацию о клиентах в одной системе и работать с проектом по каждому клиенту. 

В карточке компании можно заполнить признаки: например, выбрать специфику деятельности — НКО, маркетплейс и т.д. После заполнения всех полей нажатием одной кнопки автоматически формируется Проект со списком задач, которые нужно выполнить по тому или иному клиенту, а также устанавливаются сроки задач согласно законодательству (например, сроки подачи отчетов).

  • Контроль работы удаленных сотрудников.

Дистанционные бухгалтеры не видят контактные данные клиентов, а значит, не смогут переманить их к себе, пообещав более низкий тариф.

Система планирования «ПланФикса» позволяет контролировать все задачи и коммуникации. Планировщики настраиваются под различные потребности и помогают отслеживать сроки и качество задач.

Система напоминает сотрудникам не затягивать с их выполнением: благодаря ей персонал более ответственно относится к дедлайнам. Если задача просрочена, уведомление о ней поступает сотруднику и руководителю.

  • Расчет справедливой цены (тарифа) для каждого клиента.

Чтобы установить правильную цену для клиентов, важно понимать, сколько времени занимает каждая операция. Вручную рассчитать это практически нереально. В «ПланФиксе» есть таймер для учета рабочего времени, который облегчает сбор статистики о затраченных на ту или иную операцию часах. С помощью таймера можно обосновать ценообразование и показать клиентам, что ваши тарифы экономически обоснованы.

  • Анализ эффективности работы компании и персонала.

С помощью системы аналитики можно в пару кликов собрать информацию о количестве клиентов, сумме услуг и времени, затраченном на обслуживание. 

Руководитель может отследить, какой дополнительный доход каждый сотрудник принес в компанию за определенный период времени. «ПланФикс» дает возможность вести учет прозрачно, справедливо и с минимальными усилиями.

Если привязать систему оплаты труда бухгалтеров к доходу, который они приносят в компанию, сотрудники будут заинтересованы в финансовом результате организации.

  • Автоматический расчет вознаграждения

Как уже говорили выше, благодаря «ПланФиксу» можно учитывать трудозатраты сотрудников и настроить их премирование в зависимости от количества выполненных задач и затраченного времени. Рассчитать бонусную часть вознаграждения можно за несколько минут, и при этом у работников не возникнет вопросов о справедливости расчета — он основан на количественных данных из системы.

  • Создание единой базы знаний

В системе можно создать интуитивно понятную базу знаний со всеми необходимыми регламентами. Это поможет стандартизировать работу сотрудников, сократит время на их онбординг и адаптацию. 

  • Контроль процессов в любое время в любом месте

С помощью «ПланФикса» вы можете контролировать работу компании из любой точки мира с помощью мобильного приложения.

Если состояние учета в вашей компании оставляет желать лучшего, вы устали от бесконечных проверок, штрафов и доначислений, неразберихи в расчетах с поставщиками и пассивной позиции вашего бухгалтера — передайте учет надежному партнеру Дебет.Кредит и вам не придется больше самостоятельно сводить дебет с кредитом. Мы предоставим удаленное бухгалтерское сопровождение с качественным результатом по адекватным тарифам.

Оставить заявку

Заключение

Автоматизация процессов в аутсорсинговой бухгалтерии помогает бизнесмену отойти от рутинных операций и сосредоточиться на развитии своего дела.

Руководители, которые внедряют автоматизацию, могут оптимизировать рабочие процессы и переложить рутинные задачи на алгоритмы. Это освободит время сотрудников для более важных задач, а управленцы будут уделять больше внимания стратегическим вопросам.

Установка системы управления предприятием — важный шаг в развитии бизнеса. Благодаря автоматизации компания сможет упорядочить процессы и масштабироваться без снижения качества своих услуг. 

«ПланФикс» — очень гибкий продукт, который можно самостоятельно настроить под свои процессы. А можно обратиться к интеграторам «ПланФикса», чтобы выбрать готовую конфигурацию, например, — «Аутсорсинг бухгалтерских услуг». С «ПланФиксом» вы не ограничены шаблонами и стандартами.

Подпишитесь на телеграм-канал, чтобы быть в курсе всех новостей из мира бухучета и налогов.  

Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, как работает ПланФикс!

Мы подскажем, с чего начать, и ответим на все вопросы. Это бесплатно!

Оставьте контакты, мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Сфера», ИНН 7720483717, erid: LjN8JuPQd

Начать дискуссию

Реклама

Роскомнадзор сделает сдачу отчетности и получение токенов для интернет-рекламы более удобными

Ведомство подготовило проекты для рекламодателей, изменения позволят сделать более удобным и доступным процесс сдачи отчетности и присвоения токенов и идентификатора рекламы.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

Формула успеха: как понимание региональной специфики и гибкие бизнес-процессы помогают бизнесу расти и процветать 

В 2024 году Агророс Банку исполняется 30 лет. За это время он превратился из скромного провинциального банка в крупную региональную организацию, отвечающую всем требованиям финансового рынка.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кому выгодно переходить на налоговый мониторинг? Узнайте на онлайн-мероприятии 23 мая!

Налоговый мониторинг — один из способов сформировать положительную репутацию добросовестного налогоплательщика, а еще это отличный способ снизить административную нагрузку бизнеса. Проверьте, подходит ли мониторинг для вашей компании, на встрече с экспертами.

Лучшие спикеры, новый каждый день

HR-тренды 2024 и их влияние на работу с кадрами

В периоды стремительных изменений важно держать руку на пульсе, отслеживать значимые тенденции и вовремя вносить в свою работу коррективы. Один из ключевых факторов, который сегодня на повестке дня у представителей российского бизнеса, — кадровый голод. Почему его нельзя игнорировать, что стоит предпринять уже сегодня, какие еще тренды наблюдаются в HR-сфере и причем тут цифровизация кадров — читайте в статье.

Иллюстрация: freepik/freepik
Банки

Банки будут тщательнее выбирать платежных агентов

Дабы исключить высокорисковые операции, регулятор просит следить, чтобы агенты не использовали персональные данные клиентов без их ведома.

🎓 Глава комитета ГД по налогам объяснил, что значит «справедливая налоговая система». Нужны понятные процессы и границы взаимодействия власти и бизнеса — мнение юриста

Совершенствование налоговой системы — это важная часть работы над национальными проектами, отметил председатель комитета Госдумы по бюджету и налогам Андрей Макаров.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Маркетплейсы приравняют к розничным магазинам по налоговому бремени

Чтобы уравнять конкуренцию между маркетплейсами и представителями розничной торговли, Совфед решил отменить для онлайн-торговли льготы по НДС.

🔥 Работодатели будут компенсировать при увольнении и неиспользованные отгулы

При увольнении сотрудников работодатели будут оплачивать им неиспользованные отгулы за труд в выходные или праздничные дни.

ФНС объяснила, когда нужно менять квалифицированный сертификат подписи

Налоговиков спросили, нужно ли менять квалифицированный сертификат электронной подписи при смене регистрации индивидуального предпринимателя. В ФНС подготовили ответ.

👜 Инофирмы и ИП из ЕАЭС будут платить НДС при онлайн-продаже товаров российским физлицам. У первых будут сложности, но есть обходные пути, объясняет эксперт

При продаже товаров физлицам через электронные площадки продавцами из стран ЕАЭС местом реализации будет считаться Россия. В этой связи такая онлайн-торговля будет облагаться НДС в России.

Власти и СПБ Биржа обсудят выплату дивидендов по замороженным активам

Если СПБ Биржа и российские регуляторы договорятся, платежи могут быть проведены за счет выплат по внешнему госдолгу.

Автоматизация розницы под ключ

Вы думаете, как автоматизировать свои розничные точки или только столкнулись с Честным Знаком или Меркурием и не знаете, что делать дальше? Просто обратитесь в «Бизнес Легко».

Автоматизация розницы под ключ
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Что ест бухгалтер. Всякие молочные вкусности

Этот пост навеян предстоящим ПМЭФ. Точнее его меню. Еще точнее Питерско/Кавказской Панна-коттой.

Что ест бухгалтер. Всякие молочные вкусности

Комплексная проверка юридического лица

Проверка юридического лица — это важный этап при сотрудничестве с другой компанией, подписании каких-либо документов, а так же покупка предприятия. Подтверждение его легальности и финансового статуса поможет избежать потенциальных неприятных ситуаций в будущем, а так же снижает риски.

Как автоматизировать общепит и ничего не забыть

Помните общепит 20 лет назад? Официант принял заказ, записал на листок, отнес его на кухню и потом так же от руки выписал вам чек? Представьте, какое количество ошибок содержалось в этих операциях? А теперь добавьте к этому 54-ФЗ, системы маркировки и т.п. Сегодня общепит требует комплексной и эффективной автоматизации и поможет в этом Fusion POS.

Как автоматизировать общепит и ничего не забыть

❗ Проверьте документы по самозанятым: чек-лист

В 2024 году правила и схемы работы с самозанятыми изменились. Работать с плательщиками налога на профессиональный доход по старым правилам нельзя.

Как сотрудничать с самозанятыми без риска

В России почти 10 млн самозанятых — налоговый режим НПД стал популярным среди огромного количества граждан. Но в сотрудничестве с самозанятыми есть свои особенности и риски, связанные с оформлением договора, выплатами, лимитами дохода на НПД. Снизить риски можно, если сотрудничать с исполнителями через специальную платформу, такую как «ЯЗАНЯТ». 

Как сотрудничать с самозанятыми без риска

Wildberries будет давать покупателям рублевые баллы за отзывы

Если в течение 5 дней с момента получения товара написать отзыв на него, можно получить баллы, эквивалентные рублям.

Седьмое Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

Если не соблюдать логику, заложенную разработчиками и просто загрузить движения регистров, не глядя на содержимое документа, то разобраться потом в данных программы будет невозможно. Обязательно выплывут ошибки в данных, связанные с нарушением проектной логики разработчиков.

Седьмое Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

Интересные материалы

«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее

Компании, которые обмениваются бумажными документами с контрагентами, знают, сколько головной боли это приносит. Сначала нужно подготовить документы у себя, потом отправить их курьером или почтой и ждать, пока их доставят. А потом бывает и так, что документы не возвращают, и приходится проходить весь путь заново. С такой проблемой к нам обратилась Валерия Шентова. Рассказываем, как при помощи СБИС мы помогли наладить документооборот. 

«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее