Простая электронная подпись: использование, преимущества и перспективы развития

Простая электронная подпись (ПЭП) — удобный и доступный инструмент, который позволяет придавать юридическую силу электронным документам, экономить время и ресурсы на бумажной волоките. Разберемся, что такое ПЭП, как ее получить и использовать, а также поговорим о преимуществах и перспективах развития этой технологии.
Простая электронная подпись: использование, преимущества и перспективы развития
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что представляет собой ПЭП

Простая электронная подпись — это аналог собственноручной подписи в цифровом мире. По сути, это определенный набор символов и кодов, которые однозначно идентифицируют подписанта и подтверждают его волю на подписание конкретного электронного документа.

В отличие от более продвинутых видов ЭП (неквалифицированной и квалифицированной), для использования ПЭП не нужно получать сертификаты в удостоверяющих центрах и приобретать специальные программные средства. Достаточно зарегистрироваться в сервисе, например, «Подпислон».

Порядок использования простой электронной подписи регулируется законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно этому закону, ПЭП может создаваться и проверяться с использованием различных технологий и средств, таких как пароли, коды, криптографические ключи и т.д. Главное условие — наличие достоверной информации о лице, подписавшем документ, и возможность определить факт и дату подписания.

Что можно подписывать с помощью ПЭП

Сфера применения простой электронной подписи постоянно расширяется. В настоящее время ее активно используют физические лица — чтобы попасть в личный кабинет ФНС, получить услугу через портал Госуслуги, для авторизации на интернет-сайтах.

Бизнес тоже часто использует простую ЭП в работе с физлицами:

  • Туристические агенства подписывают — договор на турпродукт, лист бронирования, туристский ваучер и путевку, страховку.

  • Агенства недвижимости подписывают — договор на риэлторские услуги, договор найма жилого помещения, договор на юридическое сопровождение сделки, акты прием-передачи недвижимости.

  • Автосервисы подписывают — договор страхования, заказ-наряд, предварительный договор купли-продажи.

  • Отели и гостиницы подписывают — договор на предоставление гостиничных услуг, квитанции об оплате и т.д.

При этом важно понимать, что применение ПЭП допускается только в случаях, прямо разрешенных законом.

Если в отношении конкретного документа установлены специальные требования к форме (например, нотариальное удостоверение), то одной простой электронной подписи будет недостаточно.

Как получить и использовать простую ЭП

Чтобы начать использовать ПЭП, нужно выбрать информационную систему — например, «Подпислон», в которой ведется работа с электронными документами. Благодаря этому сервису сотрудники и клиенты смогут подписывать документы с телефона или компьютера без установки приложений и регистраций.

Нужно пройти верификацию при оплате — когда заключаете договор с сервисом. Верификацию физлица вы проводите самостоятельно — рекомендуем запрашивать у него персональные данные и номер телефона, с которого будет производиться подписание. При этом номер телефона может не принадлежать клиенту — он должен подтвердить намерение подписывать документы с этого номера (обязательно это зафиксируйте).

Сам процесс подписания в сервисе «Подпислон» выглядит так:

  1. Менеджер входит в систему под своей учетной записью.

  2. Загружает электронный документ, который нужно подписать.

  3. Нажимает соответствующую кнопку, отправляет документ физлицу.

  4. Физлицо подтверждает свое намерение подписать документ.

  5. Физлицо вводит код из SMS, который отправляет ему сервис.

  6. Менеджер видит в личном кабинете, что документ подписан.

  7. Физлицо получает подписанный документ по электронной почте.

Преимущества использования ПЭП

Применение простой электронной подписи имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционным «бумажным» документооборотом:

  • Экономия времени. ПЭП позволяет мгновенно подписывать и обмениваться документами, без необходимости распечатки, сканирования, отправки по почте и т.д.

  • Сокращение затрат. Электронный документооборот избавляет от необходимости тратить деньги на бумагу, краску, услуги курьеров и почты, аренду архивных помещений.

  • Повышение эффективности. Благодаря ПЭП бизнес-процессы становятся быстрее и прозрачнее, улучшаются коммуникации между контрагентами, ускоряется принятие управленческих решений.

  • Удобство хранения и поиска. Электронные документы, подписанные ПЭП, можно быстро найти в информационной системе по различным параметрам (дате, названию, подписанту и т.п.). При этом они хранятся сколь угодно долго и не занимают физического места.

  • Юридическая значимость. Документ, подписанный простой электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ с «живой» подписью (при соблюдении требований законодательства).

Таким образом, ПЭП открывает широкие возможности для оптимизации документооборота и повышения эффективности взаимодействия граждан, бизнеса и государства.

Регистрируйтесь по ссылке и получите подпись 10 документов бесплатно

Мы разработали готовые интеграции с самыми популярными CRM системами, чтобы вы могли максимально просто и безболезненно перейти на электронный документооборот

Будущее развитие ПЭП

В ближайшие годы ожидается дальнейший рост популярности и распространенности простой электронной подписи. Этому будут способствовать следующие факторы и тенденции:

  • Цифровизация госуслуг. Государство активно переводит взаимодействие с гражданами и бизнесом в электронный вид, стимулируя тем самым спрос на использование ПЭП. Например, уже сейчас более 70% заявлений на получение госуслуг подается онлайн.

  • Развитие удаленной идентификации. Биометрическая идентификация через Единую биометрическую систему (ЕБС) сделает получение и использование ПЭП еще более простым и доступным для широких масс населения.

  • Трансграничное признание. Развитие международной торговли и глобальных цифровых платформ потребует наличия единых стандартов электронной подписи, действующих в разных странах мира. Вероятно, в будущем мы увидим появление универсальных трансграничных систем ПЭП.

В более отдаленной перспективе можно ожидать перехода к полностью безбумажному документообороту и появлению новых форматов электронного взаимодействия (например, «умных» контрактов). При этом простая электронная подпись останется одним из базовых инструментов обеспечения юридической значимости документов в цифровую эпоху.

Простая электронная подпись помогает гражданам, бизнесу и государству экономить время, деньги и другие ресурсы при организации документооборота, упрощает коммуникации и повышает скорость принятия решений.

В будущем простая электронная подпись продолжит развиваться, интегрируясь с другими цифровыми технологиями и адаптируясь под меняющиеся потребности общества.

С помощью сервиса «Подпислон» вы можете систематизировать документооборот с удаленными сотрудниками и клиентами, сделать его юридически значимым. Сервис предназначен для подписания любых документов с физическими лицами и самозанятыми за исключением документов, которые содержат врачебную, адвокатскую или государственную тайну, а также счетов-фактур и трудовых договоров. Зарегистрируйтесь и подпишите 10 первых документов бесплатно.

Регистрируйтесь по ссылке и получите подпись 10 документов бесплатно

Мы разработали готовые интеграции с самыми популярными CRM системами, чтобы вы могли максимально просто и безболезненно перейти на электронный документооборот

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: LjN8KG6Li

Начать дискуссию

🥂 На летних верандах разрешили продавать алкогольные напитки

Госдума приняла депутатский законопроект, который разрешает продавать алкоголь на открытых сезонных верандах.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Борьба с киберпреступлениями выйдет на новый уровень

Замглавы Минцифры Александр Шойтов рассказал о планах в сфере информационной безопасности.

У ИП не может быть только патент, всегда за углом прячется еще одна система налогообложения. «Ночной бухгалтер» № 1686

Некоторые начинающие предприниматели, когда регистрируют ИП (особенно через посредников) и выбирают себе патентную систему, считают, что применят только ее, однако это не так. Из-за такой ошибки ИП может попасть на крупные доначисления, причем за весь год сразу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Брокеры начнут обмениваться информацией о расходах инвесторов

Чтобы налоги с инвестиций рассчитывались корректно, брокеры будут обмениваться информацией с другими участниками рынка по заявлению инвестора.

Власти будут компенсировать до половины затрат за переход на российское «тяжелое» ПО

Правительство запустит новый инструмент поддержки для организаций, которые станут применять так называемое тяжелое российское программное обеспечение.

Бесплатно с Уведомление по ЕНП

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в мае 2024 года

Одно уведомление в мае бухгалтеры уже сдали по сроку 03.05.2024. Не позднее 27 мая нужно сдать еще одно.

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в мае 2024 года
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Кадры

Всех педагогов хотят освободить от лишней бумажной работы

В России уже работает закон, который сократил бюрократическую нагрузку на учителей, но только школ.

Товарно-транспортная накладная (ТТН): форма, заполнение, образец

В составе документов на отгрузку товара присутствует несколько видов бумаг. Состав зависит от способа реализации, прописанного в договоре поставки. Товарно-транспортную накладную в 2023-2024  году заполняют компании, которые доставляют груз покупателю. Это могут быть специализированные организации, занимающиеся перевозками, продавцы и производители товара, покупатели, использующие свой или арендованный транспорт.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Наиболее распространенные ситуации налогового дробления. Как нельзя делить бизнес, с примерами из судебной практики

Приведу в данной статье наиболее типичные (а в чем-то даже одиозные) примеры подобной схемы дробления.

Почему мы теряем деньги вместо того, чтобы их приумножать

По данным НАФИ, 27% россиян младше 24 лет не ведут учет трат и не планируют свой бюджет. При этом москвичи показывают средний уровень финансовой грамотности, набирая 6,9 баллов из 10. Разбираемся, какие финансовые ошибки чаще всего совершают потребители и как этого избежать.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

⚡️ Итоги дня: шенгенская виза подорожает, Lada можно купить на Wildberries, получение кешбэка стало схемой

Подготовили обзор главных событий дня — 21 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Как на УСН учитывать удержания маркетплейса из дохода за проданный товар

Сейчас многие предприниматели продают свои товары на маркетплейсах. Это электронные площадки для продажи товаров в интернете. Например, Озон, Вайлдберриз и др. ФНС разъяснила, как продавцу на УСН считать доход при удержании маркетплейсом суммы своего вознаграждения из выручки продавца.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Комплексная проверка юридического лица

Проверка юридического лица — это важный этап при сотрудничестве с другой компанией, подписании каких-либо документов, а так же Покупка Предприятия. Подтверждение его легальности и финансового статуса поможет избежать потенциальных неприятных ситуаций в будущем, а так же снижает риски.

Трафик торгового центра и торговой точки: как подсчитать, и зачем это делать

Выбирая ТЦ для открытия розничного магазина, важно оценить его трафик — сколько людей приходят за покупками, и есть ли среди них потенциальные клиенты. Стоит ли верить тем данным, которые предоставляют арендаторам ТЦ, как самостоятельно оценить трафик центра и торговой точки, проанализировать полученную информацию и использовать ее для повышения продаж.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Цифра дня. Про трудоголиков

Почти треть россиян называют себя трудоголиками.

Цифра дня. Про трудоголиков
Реклама

Роскомнадзор сделает сдачу отчетности и получение токенов для интернет-рекламы более удобными

Изменения позволят сделать более удобным и доступным процесс сдачи отчетности и присвоения токенов и идентификатора рекламы. Роскомнадзор подготовил проект приказа для рекламодателей.

5 главных ошибок в кадровых документах работодателя

Проблемы с кадровым делопроизводством может привести к серьезным последствиям.

Банки

Формула успеха: как понимание региональной специфики и гибкие бизнес-процессы помогают бизнесу расти и процветать 

В 2024 году Агророс Банку исполняется 30 лет. За это время он превратился из скромного провинциального банка в крупную региональную организацию, отвечающую всем требованиям финансового рынка.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кому выгодно переходить на налоговый мониторинг? Узнайте на онлайн-мероприятии 23 мая!

Налоговый мониторинг — один из способов сформировать положительную репутацию добросовестного налогоплательщика, а еще это отличный способ снизить административную нагрузку бизнеса. Проверьте, подходит ли мониторинг для вашей компании, на встрече с экспертами.

Интересные материалы

HR-тренды 2024 и их влияние на работу с кадрами

В периоды стремительных изменений важно держать руку на пульсе, отслеживать значимые тенденции и вовремя вносить в свою работу коррективы. Один из ключевых факторов, который сегодня на повестке дня у представителей российского бизнеса, — кадровый голод. Почему его нельзя игнорировать, что стоит предпринять уже сегодня, какие еще тренды наблюдаются в HR-сфере и причем тут цифровизация кадров — читайте в статье.

Иллюстрация: freepik/freepik