Анастасия Щепина — аналитик Synerdocs
Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь уделяют внимание вопросам подключения, интеграции и подписания. Все верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами. Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу – это хранение электронных документов. О том, как нужно хранить документы в электронном виде и какие бывают последствия неправильного хранения, поговорим в этой статье.
Последнее полугодие подарило нам несколько важных изменений законодательства. Во многом эти изменения были долгожданными, а некоторые оказались внезапными и породили, скорее, вопросы, чем ответы.
Недавно ко мне обратились с вопросом: «А можно ли обмениваться договорами в электронном виде?» Как оказалось, за вопросом скрывался страх, что этот момент еще недостаточно урегулирован законом. Пусть уже многие заключают договоры в электронном виде, и существует множество статей на эту тему. Тех, кто об этом не знает или не понимает, все равно еще большинство. Поэтому давайте разбираться.
В определенном смысле можно сказать, обмен электронными документами – отрасль, полная надежд и ожиданий. Все ждут различных перемен: в форматах документов, в процессах работы и многом другом. Я уже не говорю про чисто рыночные вещи, вроде роуминга. Особые надежды, конечно, возлагаются на изменения в законодательстве, которые в сегодняшней ситуации играют одну из важнейших ролей в становлении технологии и практики обмена электронными документами.
В конце 2013 года мы с уверенностью строили прогноз о том, что к 2015 году начнутся активные разговоры о переходе к обязательным электронным счетам-фактурам. мы рассматривали предпосылки и выдвигали условия, при которых это должно было произойти. Но прошло уже больше года, а налоговые органы ни слова не сказали об обязательности электронных счетов-фактур, а некоторые условия даже не выполнены. Несмотря на это мы все равно сохраняем свой прогноз, но уже немного в другом ключе.
В законодательстве об ЭДО можно найти белые пятна разного размера и качества. Это неудивительно, ведь при создании законов нельзя предусмотреть все и сразу. В результате у нас накопилось множество вопросов о том, как преодолевать многочисленные пробелы, становящиеся настоящими барьерами на пути к электронным документам. Рассмотрим некоторые из них.
В прошлой статье я затронула тему белых пятен в законодательстве об электронных документах, и попробовала урегулировать одну из наиболее сложных областей – это хранение электронных документов. А ведь это далеко не все практические трудности, с которыми могут (но не всегда должны) сталкиваться компании при использовании электронного обмена документами.
Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли в порядке у них с документами. Если с бумагами все довольно ясно, к ним уже давно привыкли, то с электронными документами вопросов достаточно много.
В последнее время мы активно наблюдаем развитие электронного документооборота первичкой, и не только со стороны операторов, интеграторов и бизнеса, но и со стороны государства.
Этот вопрос все чаще звучит в профессиональных кругах – среди бухгалтеров и среди ИТ-специалистов. Особенно после изменений в Налоговом кодексе, которые фиксируют обязательную электронную отчетность. И, разумеется, сегодня ФНС уходит от прямого ответа на этот вопрос. Дискуссия усугубляется еще и тем, что все события лета в области электронного документооборота косвенно намекают на эту возможность.