Как отправлять онлайн-чеки за покупки в интернете: обзор решений

С июня 2025 года ФНС усилит контроль за переводами с карты на карту. Налоговая будет автоматически проверять каждый платеж ИП на карту или расчетный счет. Если платеж есть в банке, но не передан чек в ОФД — выпишут штраф в размере 50–100% от суммы операции и доначислят налоги. 

Анна, владелица онлайн-магазина цветов, 3 месяца работала без отправки электронных чеков. Клиенты получали только SMS с подтверждением оплаты. В ходе плановой проверки ФНС выявила 147 неучтенных операций на 1,2 миллиона.

Итог:

• Штраф 87 000 ₽ по ст. 14.5 КоАП.

• Доначисление налогов +214 000 ₽.

• 2 недели на переоформление 400+ чеков.

Электронный чек — это цифровой аналог бумажного чека, который формируется с помощью облачной онлайн-кассы и отправляется покупателю по e-mail или в мессенджер, а также автоматически передается в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Электронный чек юридически равнозначен бумажному. Он содержит всю информацию о расчете: 

• название компании или ИП;

• ИНН продавца;

• номер кассы и фискального накопителя;

• дата и время операции;

• перечень товаров или услуг;

• сумма, НДС, скидки, тип оплаты (наличные/безнал) и другие реквизиты.

Подробнее о том, какие обязательные реквизиты содержит онлайн-чек в статье.

Формировать фискальный чек должны все ИП и ООО, которые принимают оплату от физических лиц в интернете за продажу товаров или услуг. Все чеки бизнес обязан отправлять покупателям и в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД, ст. 1.2. 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»). 

Для отправки электронного чека потребуется подключить онлайн-кассу. Именно она отвечает за формирования чека и присваивает ему фискальный признак с помощью фискального накопителя. Также передает данные ОФД, откуда чек отправляется покупателю и в ФНС. Такой порядок отправки чека прописан в законе 54-ФЗ. Поэтому бизнесу, чья деятельность подразумевает обязательную выдачу чеков, необходимо применять ККТ.

В законе нет такой формулировки, кто может не выдавать чеки покупателям. Но есть пункт о тех, кто освобожден от применения ККТ, они описаны в ст. 2 закона 54-ФЗ. Под исключения попадают: 

• ИП, работающие в труднодоступных и отдаленных районах (п. 3 ст. 2 закона 54-ФЗ).

• Юрлица и ИП, которые используют безналичный расчет — с расчетного счета на счет.

• ИП, применяющие «Налог на профессиональный доход» (формируют чеки через специальное приложение «Мой налог»). 

• ИП на ПСН при определенных видах деятельности, перечисленных п. 2.1 ст. 2 закона 54-ФЗ. 

Таким образом, описанные выше категории предпринимателей могут работать без ККТ, значит, не формировать фискальные кассовые чеки. 

Однако у бизнеса сохраняется обязанность выдавать документ, подтверждающий факт оплаты по запросу покупателя (п. 2.1 ст. 2 и абз. 4–12 п. 1 ст. 4.7 закона 54-ФЗ).

Для отправки чеков онлайн-бизнесу потребуется: 

1. Арендовать или приобрести онлайн-кассу. Для интернет-платежей удобное и выгодное решение — аренда облачной кассы. 

2. Заключить договор с ОФД (отвечает за передачу чеков покупателям и в налоговую). 

3. Проверять корректность чеков.

На первый взгляд, процесс кажется сложным и долгим, но для онлайн-бизнеса все автоматизировано. Касса работает 24/7 без кассира, чеки формируются и отправляются покупателю и в налоговую автоматически. 

Важно! Кассовый чек должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета, но не позднее момента передачи товара, согласно п. 5.4 статьи 1.2 закона 54-ФЗ.

У предпринимателя есть 3 способа, куда отправить электронный чек: 

• На электронную почту. Самый популярный способ оплаты среди бизнеса и самих покупателей. За отправку чека не взимается абонентская плата. Для отправки потребуется заранее запросить почту у покупателя. 

• По смс-сообщению. Еще один распространенный способ, чек отправится клиенту, если будет указан номер телефона. Минус — может взиматься плата за услугу оператора и есть ограничения на длину текстового сообщения. 

• В мессенджеры. Если есть номер покупателя, можно настроить отправку чеков, например, в WhatsApp¹ или Telegram.

Чтобы сформировать чек за прием оплаты в сети, ИП и ООО должны использовать онлайн-кассу. Онлайн-бизнесу подходит облачная касса, которую можно купить или оформить в аренду

Рассмотрим все варианты формирования и отправки электронных чеков для онлайн-торговли.

Самая классическая схема для формирования и отправки чеков это связка: облачная касса + онлайн-чеки. 

Облачная касса — это вид онлайн-кассы для фискализации платежей только в интернете. Как правило, оформляется в аренду, хранится в дата-центре, где обслуживается провайдером-арендодателем. 

По закону 54-ФЗ, чтобы сформировать электронный чек за оплату в интернете подходит именно облачная онлайн-касса. Такой чек имеет фискальный признак и все обязательные реквизиты. После формирования на кассе чек отправляется через ОФД (оператор фискальных данных) в ФНС и клиенту. 

Клиент. Инна — ИП, недавно запустила интернет-магазин украшений ручной работы на Tilda.

Ситуация. На старте продаж не была настроена отправка онлайн-чеков. Инна принимала оплаты, но не фискализировала их: нарушала закон и теряла доверия клиентов из-за отсутствия чеков об оплате. 

Запрос. Настроить отправку электронных чеков при оплате через сайт клиентам и в налоговую по закону 54-ФЗ. 

Решение. Специалисты Бизнес.Ру Онлайн-Чеки предложили подключить облачную кассу. Решение помогло Инне:

• Настроить фискализацию и автоматизировать отправку чеков. Теперь цепочка оплаты выглядит так: Онлайн-оплата → автоматическое формирование чека на облачной кассе → отправка чека на почту клиента и в ФНС через ОФД. 

• Отслеживать чеки в режиме реального времени. В личном кабинете от Бизнес.Ру видно, сколько чеков отправлено и какой у них статус. 

Результат. Инна начала законно принимать онлайн-оплаты через сайт, тем самым повысила доверие покупателей и увеличила продажи на 27% уже в первый месяц подключения облачной кассы. 

Сервис «Электронные чеки» от Бизнес.Ру помогает сформировать и отправлять чеки онлайн. Для этого не потребуется аренда и покупка кассы, а также ее регистрация в ФНС. 

Важно! Сервис подойдет только тем ИП и юрлицам, которые имеют право по закону 54-ФЗ проводить расчеты без применения онлайн-кассы, но с предоставлением покупателю чека о платеже. К примеру, работать без кассы могут ИП, занятые в сферах:

• ландшафтное благоустройство;

• экскурсионные и туристические услуги;

• бытовой ремонт одежды;

• услуги в области фотографии;

• сварочные работы;

• услуги в сфере дошкольного образования и дополнительного образования детей и взрослых и другие. 

Полный список указан в ст. 2 закона 54-ФЗ. 

Преимущества сервиса «Электронные чеки» такие:

• Отправка чеков клиентам без необходимости регистрировать ККТ в налоговой и заключать договор с ОФД .

• Отсутствие лимитов: отправляйте чеки за 0 ₽ — без ограничений по количеству или обороту.

• Возможность оформления брендированных чеков в стиле компании — добавляйте логотип, контактную информацию, промокоды и информацию о скидках.

• Автоматизированная работа — сервис сам формирует и отправляет чек покупателю. 

• Удобный личный кабинет с аналитикой — легко отслеживать количество продаж, размер среднего чека в онлайн-формате с любого устройства, где подключен интернет. 

Клиент. Андрей, ИП на ПСН, занимающийся ландшафтным благоустройством. И по закону он может работать без ККТ. 

Раньше я терял лояльность и доверие клиентов — они не получали подтверждение об оплате за оказанные услуги!.

Ситуация. Андрей столкнулся сразу с несколькими проблемами:

• Закон требует выдавать документы об оплате клиентам. 

• Но закон разрешает работать без кассы на его режиме налогообложения — ПСН. 

• Выдавать бумажные БСО сложно и неудобно, т.к. Андрей работает с клиентами в онлайн-формате. 

Запрос. Настроить отправку электронных чеков без применения онлайн-кассы и с минимальными вложениями. 

Решение. Специалисты Бизнес.Ру Онлайн-Чеки подобрали сервис «Электронные чеки»,  который позволил: 

• Отправлять чеки без кассы. Документ формируется сразу после оплаты и автоматически уходит на почту клиенту. 

• Сэкономить 28 000 ₽ в год. Не надо покупать кассу, фискальный накопитель и подключать ОФД. 

• Сохранить доверие клиентов. Получение документа, как факта об оплате и отсутствия мошеннической схемы, повысило лояльность клиентов. 

Результат. Теперь клиенты Андрея получают чек за онлайн-оплату, который формируется и уходит на почту автоматически. 

У вас тоже патент?

Настроим автоматическую отправку электронных чеков без кассы, ФН и ОФД по закону 54-ФЗ через сервис «Электронные чеки» от Бизнес.Ру Онлайн-Чеки

Узнать подробнее

Если у онлайн-бизнеса уже подключена облачная касса, но есть необходимость приема оплаты на выезде или через курьера, то электронный чек можно сформировать через приложение для телефона «Мобильный кассир» от Бизнес.Ру. Это приложение для смартфонов, которое заменяет кассу на выезде.

Важно: приложение не может функционировать без привязки к облачной кассе, т.к. только она отвечает за фискализацию чеков по закону 54-ФЗ. 

Преимущества приложения «Мобильный кассир»:

• Экономия от 30 000 ₽ на покупке дополнительного терминала для курьера — установка «Мобильного кассира» стоит 0 ₽ при аренде облачной кассы в Бизнес.Ру на тарифе «Оптимальный». 

• Автоматическая фискализация и отправка электронного чека по номеру телефона или e-mail.

• Подключение неограниченного количества приложений к одной кассе, если есть несколько курьеров или сотрудников на выезде. 

• Прием платежей по карте через встроенный сервис Pay to phone от Т-Банка с комиссией всего от 1% — выгоднее, чем комиссия интернет-эквайринга. 

• Поддержка разных способов оплат: по ссылке, карте, СБП, наличными. 

Клиент. Данил, уже действующий клиент компании Бизнес.Ру, использующий облачную кассу компании. Он владелец интернет-магазина домашнего текстиля. 

До этого я принимал оплату только онлайн через интернет-магазин, но часть клиентов предпочитает оплачивать заказ после получения. 

Ситуация. Когда Данил начал внедрять новую опцию — доставку заказов через собственных курьеров, то столкнулся с тем, что покупать каждому курьеру по кассе — дорого, один терминал обойдется примерно в 30 000 ₽.  

Запрос. Подобрать бюджетное решение для приема оплаты и отправки чеков на выезде. 

Решение. Решением стало приложение «Мобильный кассир» от Бизнес.Ру, которое заменяет кассу на выезде. Сотрудники Бизнес.Ру помогли установить приложение на 3 смартфона, настройка заняла несколько минут, обучение сотрудника — около часа. 

Теперь при получении оплаты курьер выбирает заказ, вводит сумму и выбирает способ оплаты. После оплаты электронный чек формируется автоматически и сразу отправляется клиенту по номеру телефона или на email (в зависимости от предпочтения клиента), а также отправляется в ФНС. 

Статус заказов легко отслеживать прямо в приложении. Анализировать отправленные чеки можно в личном кабинете облачной кассы, которым Данил уже пользуется. 

Результат. Теперь курьеры Данила используют смартфон вместо онлайн-кассы. Приложение сэкономило около 30 000 ₽ на дополнительной кассе и фискальном накопителе. 

Если предприниматель уже работает офлайн и планирует расширять каналы продаж, выходить в онлайн, то для отправки электронных чеков в интернете ему подойдет сервис «Онлайн-Чеки». 

Что он делает? Позволяет фискализировать онлайн-оплаты через вашу текущую стационарную кассу — ту, что уже используется в рознице. Таким образом, онлайн-покупателям автоматически отправляется электронный чек, офлайн-клиенты выбирают бумажный или электронный чек. 

Сервис устанавливается на кассу как обычное приложение. Также используются действующие касса, фискальный накопитель и ОФД. Решение соответствует 54-ФЗ.

Клиент. Наталья — владелица розничного магазина косметики и средств по уходу за кожей. В розничной точке установлена стационарная онлайн-касса Атол.

Ситуация. После запуска интернет-магазина Наталья столкнулась с проблемой: 

• нужно фискализировать онлайн-платежи и отправлять чеки покупателям;

• покупать отдельную кассу для сайта не хотелось, т.к. цена на дополнительную кассу с фискальным накопителем начинается от 20 000 ₽. 

Запрос. Найти способ принимать онлайн-оплату и выдавать чеки, не покупая дополнительную ККТ.

Решение. Сотрудники Бизнес.Ру Онлайн-Чеки подключили сервис «Онлайн-Чеки» к уже установленной кассе Атол. Теперь одна касса работает сразу на два канала продаж:

• В рознице — покупатели получают бумажные и электронные чеки.

• В интернет-магазине — покупатели автоматически получают чеки на email, данные уходят в ФНС через ОФД.

Результат. Наталья принимает онлайн-оплаты по всем правилам 54-ФЗ, не покупая дополнительное оборудование. Экономия — от 20 000 ₽ на кассе и фискальном накопителе.

В случае оформления кассового чека с ошибками, например, некорректно указанный ИНН, сумма расчета или признак способа оплаты — предусмотрена административная ответственность:

• Для индивидуальных предпринимателей — это штраф в размере от 1 500 до 3 000 ₽.

• Для юридических лиц — это штраф от 5 000 до 10 000 ₽.

При отсутствии передачи данных в ФНС через ОФД применяются аналогичные меры:

• Для ИП — штраф от 1 500 до 3 000 ₽.

• Для ООО — штраф от 5 000 до 10 000 ₽.

Бесплатная консультация по отправке онлайн-чеков

Проконсультируем и расскажем, какое решение выбрать для отправки электронных чеков под любую ситуацию

Консультация

Реклама: ООО «Класс», ИНН 7722801524, erid: 2W5zFK5r6AU