Как выбрать программу для учета товаров

Товароучетная программа — это программное обеспечение или облачный сервис, который учитывает все операции с товарами и остатками. Проще говоря, это программа, которая знает о ваших товарах все: что лежит на складе, что продается, а что залежалось, и когда пора делать новые закупки.

Программа для учета товаров в магазине может автоматизировать работу с маркированными товарами, управлять ценами и скидками, автоматически формировать отчетность по важнейшим показателям работы, включая маржинальность и рентабельность. 

Система учета товаров позволяет автоматизировать большинство процессов в магазине, и полностью передать рутинные задачи программе. Основные процессы, которые автоматизирует система учета товаров это:

Управление товарами и запасами:

• Приемка товара от поставщика, создание первичных документов.

• Расчет себестоимости с учетом цен поставщиков и других расходов.

• Фиксация перемещений товара.

• Инвентаризация с помощью терминала сбора данных (ТСД).

• Закупки на базе данных о товарном остатке и спросе, автоматическое формирование оптимальных заказов.

Продажи и обслуживание покупателей:

• Быстрый поиск товара: по наименованию, картинке, внутреннему коду, штрихкоду.

• Модификации товара, аналоги и сопутствующие товары — чтобы удержать клиента, если нужного товара нет.

• Полная информация о товаре на кассе. Состав, размеры или свойства перед кассиром.

• Заказы создаются на кассе и товары автоматически резервируются.

• Все кассовые операции: Z и Y — отчеты, кассовые чеки 54-ФЗ, возвраты, прием оплат.

Финансы и отчетность:

• Отчеты: по продажам, движении товаров, прибыли и убыткам, себестоимости. 

• Взаиморасчеты с контрагентами: кто и сколько должен нам, кому и сколько должны мы.

• Интеграция с 1С, позволит выгружать данные о продажах, закупках и финансовых операциях за выбранный период в 1С: Бухгалтерию.

Отчеты можно сформировать в любой момент и за любой период — все автоматически рассчитает программа за пару секунд.

Работа с государственными системами:

• Передача данных о продажах и возвратах в ФНС через ОФД.

• Поддержка разрешительного режима.

• Взаимодействие с системами «Честный ЗНАК», ЕГАИС, «Меркурий».

• Интеграция с ЭДО.

Наведите порядок в учете за 1 день

Начните бесплатный пробный период в Онлайн Бизнес.Ру. Ваши данные из Excel перенесут специалисты, а также настроят программу под ключ

Узнать подробнее

Алгоритм ведения учета товаров может незначительно разниться в зависимости от используемого ПО, но в целом он стандартен: после установки программы необходимо выполнить базовую настройку — завести торговые точки, склады, контрагентов, сотрудников и каталог товаров, а затем перейти к отработке основных процессов товароучета. А теперь разберем основные процессы товароучета.

Проведение складских операций в системе зависит от того, использует ли компания ЭДО или бумажные документы.

• Если документы на бумаге — их можно отсканировать и распознать в программе или внести вручную, указав количество, цену, характеристики и поставщика.

• При использовании ЭДО приемка товара происходит автоматически: к поставке прилагается УПД, и данные из него сразу отражаются в системе.

В любом случае, после получения данных система сама формирует приходные документы и обновляет товарные остатки.

Перемещение товаров в программе не происходит автоматически, эту работу выполняет персонал. В программе перемещение оформляется в три шага:

1. создается документ;

2. указывается отправитель и получатель;

3. выделяются товары и указывается их количество.

Списание при продаже через кассу полностью автоматизировано в большинстве программ для учета. Списание по негативным причинам — порча, брак, кража — производят вручную с указанием причины и отражением операции на товарном остатке. 

Продажи товаров оформляются в кассовой программе. Она в большинстве случаев является частью товароучетной системы и ее функционал — формирование фискального чека в соответствии с 54-ФЗ. 

Учет продаж происходит так:

• кассир добавляет товар в чек (сканирует штрихкод или ищет по артикулу);

• товар списывается и продажа отражается на товарном остатке.

При возврате покупателем, товар снова поступает на склад, а система автоматически пересчитывает остатки и обновляет показатели выручки и среднего чека.

Инвентаризация товаров должна проводиться не реже 1 раза в год. Для того, чтобы провести сверку в программе, необходимо:

• сформировать инвентаризационную опись;

• отсканировать товары ТСД.

Остальное программа сделает все сама:

• выявит недостачу, излишки или пересортицу;

• создаст корректирующие документы;

• обновит остатки.

Если в процессе инвентаризации выявляют порчу или повреждения товара, в системе формируется акт на списание.

Товароучетная программа формирует отчеты за пару секунд: 

• по основным финансовым показателям торговли: отчет по продажам, прибыли и убыткам, рентабельность и другие;

• по товарам: остатки, отчет о движении товаров, выявлять ходовые товары и товары с низким спросом;

• по продавцам: сумма продаж и возвратов. Поощряйте лучших продавцов и работайте с отстающими;

• по конкретной точке, складу: открытие и закрытие смены, количество продаж, выручка, средний чек, наличные в кассе, а также остатки товаров, заказы и другие показатели.

Составили чек-лист — как понять какая программа для учета товаров в магазине подойдет вашей компании:

1. Определитесь с функциями, которые нужны вашему бизнесу здесь и сейчас. Базовый набор: учет остатков, складской учет, интеграция с онлайн-кассой, отчеты о продажах, формирование заказов и аналитика.

2. Заранее выясните, какие возможности включены в тариф, сколько точек и рабочих мест он поддерживает, а также нет ли в тарифе излишнего функционала, который не нужен компании на данном этапе.

3. Выясните, предлагает ли поставщик программы внедрение и техническую поддержку — это важные преимущества, без штатного IT-специалиста это может быть проблематично. Сделайте выбор в пользу компании, которая включает стоимость внедрения и сопровождения в тариф, например Онлайн Бизнес.Ру.

4. Проверьте, интегрируется ли товароучетная программа с ПО и оборудованием, которое вы уже используете: онлайн-кассой, принтером этикеток, сканером, весами и др. Важна возможность работы с ЭДО, эквайрингом, а также онлайн-магазином и маркетплейсами, если компания продает товары не только в розничной точке.

5. Выясните, может ли система учета предоставлять руководителю онлайн-доступ к системе. В 2025 году иметь доступ к данным о работе магазина из любой точки мира крайне важно, ведь это позволяет быть в курсе ситуации и при необходимости принимать оперативные управленческие решения.

Персональный план по автоматизации учета склада и торговли

Проанализируем ваши бизнес-процессы и подскажем, как лучше внедрить программу именно в вашем случае

Оставить заявку

Лидеры рынка программного обеспечения для розничной и оптовой торговли предлагают бизнесу решения, которые закрывают все основные потребности ритейла, которые приведены выше. 

Изучили, что компании предлагают торговле и наглядно показали в таблице:

Подбирайте решение для бизнеса, опираясь не на известность поставщика или рекомендации тех, кто уже использует систему учета в своем деле, а на потребности именно вашего бизнеса, которые известны только вам.

Полная автоматизация торговли и склада за 1 день

Настроим учет под ваш бизнес: товароучет, закупки, 54-ФЗ, маркировка и все нужные отчеты

Подробнее

Реклама: ООО «Класс», ИНН 7722801524, erid: 2W5zFGKT2nU