Как ЭДО спасет ваш бизнес от утраты документов, проблем с учетом и установит контроль за рабочими процессами

Как ЭДО спасет ваш бизнес от утраты документов, проблем с учетом и установит контроль за рабочими процессами

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют использовать цифровые документы как внутри организации, так и вне ее — для работы с контрагентами и контролирующими органами. Они передаются через интернет и хранятся в электронных архивах как внутри компании, так и во внешних облачных хранилищах.

Все основные документы — счета-фактуры, договоры, дополнительные соглашения, платежные поручения, письма, акты выполненных работ, товарные накладные — могут создаваться и согласовываться в СЭД.

Эти системы все чаще стали использоваться для решения кадровых вопросов.

В пандемию, к примеру, многие компании полностью перевели процесс оформления заявления на отпуск в безбумажный формат. Если раньше для его подписания требовалось посетить офис, то сейчас это можно сделать при помощи электронной подписи.

Электронные данные и документы становятся все более востребованными за счет постоянного совершенствования цифровых технологий и решений на их базе, позволяющих создавать эффективные и безопасные системы хранения, обработки и обмена.

EnDocs Cloud — это готовое решение для создания СЭД в любой организации. Есть распознавание документов и электронный архив, согласование документов, интеграция с 1С и Контур.Диадок.

Начните работу на бесплатном тарифе

Канцелярия и делопроизводство

Канцелярия — это деятельность по ведению делопроизводства, учета служебной переписки, регистрации и оформлению документов. Автоматизация этих процессов в компании часто является первой задачей, решаемой с помощью СЭД.

Роль автоматизации здесь сложно переоценить — потерянные документы или невыполненные поручения могут нанести существенный ущерб. Например, не выполнено предписание ФНС из-за потери или задержки — это приведет к новому штрафу или увеличению выплат по назначенному.

Типичными задачами автоматизации здесь являются регистрация и доведение до адресатов всей поступающей в организацию корреспонденции, согласование и доведение до исполнителей поручений.

Частью делопроизводства является поддержка актуального состояния локальных нормативных документов.

дю

Контроль исполнительской дисциплины, осуществляемый на базе СЭД, позволяет организации сделать существенный шаг вперед в части повышения эффективности и производительности работы.

Вы всегда можете видеть, на каком этапе находится исполнение задачи, кто ею занимается, какие документы сопровождают процесс и не выбились ли исполнители из сроков.

Согласование договоров

Договор — это не только юридически значимый, но также и финансовый документ. Договоры в компании активно используются в финансовых взаиморасчетах с контрагентами, для подтверждения обоснованности расходов по налогам и т. д.

Таким образом потребность в автоматизации договорных процессов в последнее время часто возникает внутри бэк-офиса для повышения эффективности финансовых процессов.

Несмотря на то, что в любой компании есть своя специфика, работа с договорами в электронном виде состоит из трех основных этапов:

  • подготовка проекта документа;
  • регистрация;
  • согласование и контроль исполнения обязательств по нему.

он

На этапе создания договор — это проект документа в виде файла. СЭД позволяет создать договор как карточку с заданным набором реквизитов, автоматически его зарегистрировать и запустить на согласование.

Согласование обычно является самой трудоемкой и длительной задачей — поэтому именно её чаще всего хотят упростить и ускорить при автоматизации договорного процесса. Согласование, как процесс, отличается для каждого предприятия. Маршруты согласования могут зависеть, например, от типа договора, от суммы, от контрагента.

Есть еще важный момент! Кроме внутреннего согласования есть еще этап согласования с контрагентом: договор нужно передать контрагенту, он его должен согласовать, и факт его согласования должен быть отмечен в СЭД.

Раньше весь процесс согласования проходил через электронную почту. Сегодня общепринятым становится обмен договорами через сервисы операторов ЭДО, например, Диадок. Это позволяет организовать сквозной процесс заключения договоров с контрагентами, обеспечив юридическую значимость электронных документов.

Отдельной важной задачей является интеграция с финансовыми и бухгалтерскими системами. Наличие интеграции позволяет автоматически передавать в учетные системы информацию о подписанных договорах и таким образом обеспечить актуальную информацию о договорах в этих системах

Согласование и оплата счетов

Проблемы при обработке счетов, задержки согласования и оплаты знакомы многим компаниям. Документы теряются, оплаты просрочиваются. В итоге недовольны все — внутренние службы, работа которых связана с оплатой счетов, и контрагенты предприятия.

Чем крупнее становится компания, тем более остро встает вопрос о необходимости автоматизации. Основной задачами автоматизации согласования и оплаты является оптимизация рутинных операций:
  1. Счет должен автоматически передаваться в работу от сотрудника, принявшего счет, к согласующему лицу, после согласования поступать на оплату в бухгалтерию и т.д.
  2. Все участники процесса должны иметь моментальный доступ к необходимым сведениям и непосредственно обрабатываемому счету. Заинтересованные сотрудники — получать уведомления о смене статуса работы с документом.
  3. Должен быть инструмент оперативного контроля за текущим статусом счета.
  4. Должна быть реализована интеграция СЭД с учетной системой (1С, ERP) для автоматизированной передачи счетов в учетную систему на оплату и получения данных о оплате.

дг

Электронный архив документов

Электронные архивы предприятий являются основой системы электронного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т. п.) и электронные документы.

Современная организация получает первичные документы в двух видах:

  • Бумажные документы — по почте или курьером.
  • Электронные документы — через сервис ЭДО (например, Контур.Диадок) или из учетной системы (например, 1C Предприятие).

В результате документы хранятся в разных местах:

  • В кабинете бухгалтерии, бумажных архивах центрального офиса и филиалов.
  • В облачном архиве оператора ЭДО (например, Контур.Диадок).

Приведем список часто встречаемых проблем работы с архивом бумажных документов:

Потеря документов

Проблема может возникнуть как до отправки документов в архив, так и после. Это чревато не только организационными проблемами (например, для сверки с контрагентом нужно будет предоставить скан договора), но и финансовыми (не предоставили доказательства расходов, первичку в ФНС – затраты сняли, пришлось доплатить налог и пени со штрафами)

Медленный поиск по архиву

Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.

Отсутствие централизованного хранилища

Наличие представительств и филиалов одной организации требует либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.

Отсутствие возможности совместной работы

Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?

Контроль наличия документов

Часто контрагенты забывают возвратить документы или они теряются в процессе возврата.  Расходы принимаются к учету по скан-копиям, полученным от поставщиков. Отсутствие оригиналов документов может создать проблемы при налоговых проверках

Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности

На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг.

Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям

В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается незащищенным.

Низкий уровень структурированности

Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

 Современный электронный архив должен обеспечивать следующие способы загрузки в него документов:

  • Загрузка документов вручную пользователем.
  • Автоматическая загрузка из внешних систем — например бухгалтерской или биллинговой систем.
  • Потоковая загрузка и распознавание бумажных документов из электронной почты и сетевых папок
  • Автоматическая загрузка электронных документов из сервисов операторов ЭДО — Диадок, СБИС и т. п.

Подобным образом организован электронный архив EnDocs Cloud — документы в него попадают из разных источников, автоматически распознаются и легко затем находятся. Работать с одним документом могут сразу несколько пользователей. Нет необходимости копировать документ. К тому же история изменений сохраняется и всегда можно узнать, кто, когда и какие правки внес.

лгз

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения.

Так как полностью избавиться от ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

Обработка бухгалтерских и финансовых документов

Организация центра обработки первичной документации, автоматизация связанных с этим процессов, является одной из самых востребованных задач при внедрении систем электронного документооборота.

Типичный процесс обработки первичной документации включает целый ряд монотонных процедур, которые сотруднику бэк-офиса приходится регулярно делать. К самым трудозатратным относится ручной ввод данных из документов в учетную систему.

Кроме высокой вероятности ошибок при ручном вводе, есть еще одна проблема — неавтоматизированные процессы утверждения и подписания задерживают ввод данных. Велик риск задержек по срокам закрытия периода

Таким образом, типичными целями при автоматизации обработки бухгалтерских и финансовых документов являются:

  • Избавление от рутинного и монотонного труда по ручному вводу данных.
  • Увеличение в несколько раз скорости ввода документов в учетную систему.
  • Снижение рисков претензий и штрафных санкций ФНС благодаря автоматической проверке реквизитов.
  • Сокращение суммарных расходов на обработку документов более чем на 50%
  • Упрощение обработки документов при наличии филиалов и удаленных подразделений.

Для достижения этих целей СЭД должна обеспечить сокращение использования ручного труда и максимальную автоматизацию таких операций, как:

  • согласование первичных документов;
  • ввод информации из документов в учетную систему;
  • проверка первичных документов;
  • помещение документов в электронный архив;
  • формирование подборок финансовых документов для налоговых органов;
  • формирование статистики по финансовым документам.

дщз

Также в последнее время набирает силу тренд по переходу на ЭДО с контрагентами. Поэтому современная СЭД должна обеспечивать поддержку электронной подписи и интеграцию с системами юридически значимого ЭДО.

Автоматизированная обработка документов будет актуальной для компаний с сетью распределенных офисов или большим количеством обрабатываемых документов. Передача учетных функций в единый центр обработки документов и трансформация остальных филиалов во фронт-офисы позволяет как сократить численность необходимого персонала, так и достичь целей, о которых говорилось выше.

Автоматизация обработки первичных документов так же востребована компаниями, оказывающими услуги бухгалтерского аутсорсинга. Необходимость централизованно обрабатывать документы многочисленных клиентов, совершать это с минимальными трудозатратами, предоставлять своим клиентам современные ИТ-инструменты для взаимодействия, делают автоматизацию процессов для таких компаний практически необходимым.

Кадровый ЭДО

Все больше работодателей применяют электронный кадровый документооборот. Пандемия подтолкнула организации к переходу на удаленный режим работы сотрудников. С 1 января 2022 года кадровый электронный документооборот регламентирован новыми статьями ТК: 22.1-22.3.

В недалеком будущем переход на кадровый ЭДО станет повсеместным.

К кадровым документам относят: трудовой договор, приказы, предупреждения, графики, извещения, инструкции и др. Они необходимы для контроля и регулирования кадровых процессов.

В среднем за год на одного сотрудника компания может оформить около 30 кадровых бумажных документов. Расходы на печать, доставку и хранение, а также потеря времени на организацию процессов и поиск в архиве делают бумажный документооборот затратным и неудобным.

Рассмотрим на примере.

Вот типовая схема кадрового документооборота при оформлении отпуска:

  1. Сотрудник пишет заявление на отпуск и передает его руководителю на подпись.
  2. Руководитель должен свериться с графиком отпусков, и затем подписать заявление.
  3. Сотрудник лично относит подписанное заявление в кадровую службу. При написании заявлений часто допускаются ошибки. Они существенно удлиняют процесс и съедают больше времени на оформление. При обнаружении ошибок кадровым специалистом все надо будет начинать сначала
  4. Если с заявлением все хорошо — сотрудник должен будет посетить кадровую службу еще раз и подписать приказ об отпуске.
  5. Готовый пакет документов передается директору на подпись, после чего направляется в бухгалтерию на выплату.

Этот же процесс в электронном виде можно пройти значительно быстрее.

Сотрудник, заполнит в системе электронный документ, подпишет его электронной подписью и отправит на согласование. В этом случае не требуется печатать бумажный документ, ходить с ним по кабинетам, а если сотрудник переведен на дистанционный режим работы отправлять документ курьером.

жз

Система автоматически, согласно настроенному маршруту, отправит документ на согласование непосредственному руководителю и HR-специалисту. После подготовки приказа HR-специалистом, система автоматически направит его сотруднику на подписание. А готовый пакет система отправит директору на подпись и затем сохранит подписанные документы в электронном архиве. Найти их в случае необходимости можно за секунду.

Благодаря ЭДО ускоряется взаимодействие сотрудников и HR-специалистов, передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.

В итоге

Облачные сервисы занимают центральное место в электронном документообороте: они облегчают доступ к документам и файлам, позволяя сотрудникам быть более продуктивными и повышать рентабельность всего направления.

Для управления всеми необходимыми документами в облаке нужен логин и пароль: сокращаются временные затраты, организационные усилия, экономится время (а, значит, и деньги) на поиск и ручную обработку файлов.

Преимуществом облачных продуктов является отсутствие затрат на внедрение продукта что позволят получить решение практически сразу, а с другой стороны делает такие продукт доступными не только крупным компаниям, но и компаниям из сектора СМБ.

EnDocs Cloud предлагает тарифы с пакетами, подходящими как небольшим организациям и ИП, так и крупным предприятиям и группам компаний. Вы сможете начать знакомство с сервисом с бесплатного тарифа и затем легко расширить его возможности

Подключиться