Клерк.Ру

Один из крупнейших аутсорсеров Урала внедрил роботов для ввода первичных документов

Мы продолжаем рассказывать истории наших клиентов. Сегодня наша героиня — руководитель аутсорсинговой компании «Формула» Елена Булганина. Она наш первопроходец — первый клиент, поэтому нам было особенно интересно с ней беседовать. К тому же Елена любит свою работу и у нее есть, чем поделиться с коллегами-бухгалтерами.

— Елена, можете кратко представить компанию и рассказать ее историю?

— «Формула» существует с 2012 года, это был внеплановый проект, спонтанный, история, которая выросла сама собой. Сейчас в нашей базе порядка 110 клиентов, территориально главный офис находится в Екатеринбурге, но ситуация с пандемией научила нас работать на удаленке, поэтому мы теперь не только работаем с клиентами по всей России, но и сотрудников из других городов привлекаем.

Года три назад у меня возникло ощущение потолка — количество клиентов растет, нужно увеличивать количество сотрудников в штате, но при этом падает качество контроля за выполненной работой. Было непонятно куда двигаться дальше.

Тогда я видела два варианта:

  1. автоматизировать процессы собственными силами;
  2. подглядеть за успехом других компаний и попросить у них некую лицензию, доступ к возможностям их сервисов — по аналогии с 1С или спецоператорами, у которых я приобретаю услуги.

Я начала искать способ подружиться с такими успешными компаниями для создания какого-то совместного проекта. На одной из встреч я познакомилась с представителями компании «Кнопка». Началось все с внедрения автоматизации работы с сотрудниками и затем, когда появился КНАП — я автоматизировала обработку документов. Второй год мы уже совместно успешно работаем.

— Вы используете не только классический аутсорсинг, но и услугу закрепленного бухгалтера, который находится на связи с клиентом в приложении, расскажите об этом подробнее.

— Мы действительно такая ламповая, теплая компания, в которой за клиентом закрепляется бухгалтер, который всегда на связи, которому можно позвонить. И даже приехать можно — если клиент находится территориально в Екатеринбурге, или, например, приезжает из Москвы в командировку, то он может прийти в наш офис, посмотреть в глаза человеку, которому он доверяет свои деньги, выпить с ним чашечку кофе со вкусной шоколадкой (смеется).

Это создает атмосферу доверия, сближает нашу компанию с клиентом. Но нельзя сказать, что это какой-то нетрадиционный подход, многие аутсорсинговые компании предоставляют подобный сервис. Еще у нас есть юридическая поддержка, она зашита в некоторых тарифах или можно воспользоваться этой опцией отдельно.

Мы расширяем услуги и уже есть клиенты, которые полностью отдали нам управление своими тендерными заказами.

— А клиенты — это малый бизнес или все-таки крупные компании?

— Если смотреть размеры бизнеса относительно критериев малого предприятия в законе (по выручке до 120 млн. рублей это микропредприятие), то у нас именно такие. Хотя в базе есть и некоммерческие организации, учет у которых мы тоже умеем вести. Тут есть своя специфика, например, используются счета учета, которые не применяются в стандартной коммерческой деятельности.

А вот крупные организации просто уже не впишутся в наш формат, они требуют больше управленческого учета, детализации, аналитики по счетам. В этом случае предприятию выгоднее иметь специалиста или даже целый отдел, которые занимаются такой работой.

— Какую первичку перекладывают на вас клиенты? Сами составляете ее или вам отдают уже готовые документы и в каком формате?

— Есть те, кто работает в таких программах как 1С «Управление торговлей» или 1С «Управление нашей фирмой», с ними мы синхронизируемся удаленно.

Например, у клиента есть отдел продаж, который самостоятельно заводит в «Управление торговлей» первичную документацию (покупку и продажу товара), а мы путем синхронизации подгружаем данные в 1С Бухгалтерию и формируем бухгалтерские проводки.

Есть прямо противоположная ситуация, когда у клиента вообще никого нет — ни отдела продаж, ни бухгалтера, зато есть компания «Формула», которую они любят :) и которой несут все бумаги и просят сделать так, как надо.

В чате с бухгалтером они ставят текущие задачи — сделать счет, реализацию, сверку и т.д. А документы собирают у себя в лоточке для бумаг и потом, когда их накапливается достаточно много, призывают на помощь нашего курьера. И вот все эти документы после получения мы сканируем и отправляем в КНАП. Там роботы обрабатывают это все, и через какое-то время мы уже видим, что документы попали в базу.

Есть удаленные клиенты, которые уже сами сканируют и присылают нам документы на электронную почту. Почта единая для всех, поэтому после поступления документы сортируются и направляются к бухгалтеру, закрепленному за конкретным клиентом. Бухгалтер загружает сканы в приложение и они также обрабатываются.

Комментарий от КНАП: мы подсчитали, что за два года работы с компанией «Формула», мы обработали для нее 110 208 сканов документов.

— Т.е. все полностью автоматизировано, бухгалтеры совсем не занимаются обработкой первички?

— Не совсем так. Бывает, например, период отчетности, как я говорю — 4 страшные страшные даты в году — 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января — когда мы сдаем любимы отчет по НДС. Некоторые клиенты могут оттягивать сроки до последнего и в 18.00 в последний день отчетности приносят нам счет-фактуру и просят «Срочно принять! Учесть! Или, все, горим!». КНАП тоже может быть сильно загружен в период отчетов и эта счет-фактура не успеет попасть в программу и соответственно в отчет до дедлайна. В таких ситуациях, конечно, мы обрабатываем документы сами.

Есть еще один важный момент — у нас есть небольшое количество клиентов, которые работают, например, в 1С УНФ, но у них нет сотрудника, который бы вводил документы в их программу и они просят нас это делать. Получается, что сначала мы заводим документы в их базу, а потом путем синхронизации заносим данные в бухгалтерию. Пока сервис КНАП работает только с 1С Бухгалтерия Предприятия, мы надеемся что появится также функция загрузки и в 1С УНФ и 1С Торговлю, что также сильно облегчит работу бухгалтерам.

Мы стремимся к тому, чтобы у нас бухгалтер занимался непосредственно аналитикой. Остальные процессы автоматизированы:

  • загрузка банковской выписки;
  • загрузка из других баз первичной документации;
  • формирование проводок по заработной плате.

Бухгалтеру остаются операции, которые требуют вдумчивого подхода — определение сложной проводки, правильный подход с точки зрения оптимизации налогообложения и т.д.

Мы нацелены на то, чтобы труд бухгалтера тратился на аналитические процессы, а не на рутину. И главную нашу головную боль с нас снимает компания КНАП.

— А насколько у вас большой штат сотрудников?

— Всего 12 человек — бухгалтеры, бизнес-ассистенты, системный администратор, юрист и директор, конечно.

— И такой сравнительно небольшой штат справляется с нагрузкой в 110 клиентов?

— Да, благодаря внедрению автоматизации.

— На вашем сайте указаны очень непривычные тарифы — клубничный, ежевичный, вишневый — чья это была креативная идея?

— (смеется) Да, нам очень хотелось сделать яркую, вкусную, сочную бухгалтерию! Обычно ее воспринимают, как что-то непонятное, сложное и скучное. Мы хотели от этого шаблона избавиться. Надо чтобы клиент пришел и мы ему сказали — все просто, сейчас мы расскажем, что вам нужно сделать, дадим алгоритмы для работы и у вас все будет классно и все по-закону.

Но не всем подходят стандартные тарифы. И еще нужно учитывать психологию некоторых руководителей. Например, на встречах с представителями более крупного бизнеса я могла услышать «Я видел ваш сайт, у вас несерьезные тарифы». Т.е. человек ожидал увидеть обычный «Стандарт», «Эконом», «Бизнес плюс» и т.п., а тут клубника с земляникой. Обычно это говорит о том, что с таким клиентом будет тяжело работать.

Большинство предпринимателей молодые, более гибкие в общении, они понимают что такое маркетинг, они не связаны с какой-то бюрократизированной структурой, у них все намного проще. Когда они видят наши тарифы, то говорят — «О, а с ними можно договорится! Мы поймем друг друга». Мы нацелены именно на таких предпринимателей, потому что с ними наверняка подружимся.

Мы, в КНАП, уверены, что клиенты «Формулы» это креативные и продвинутые предприниматели и нам нравится нестандартный подход Елены к бизнесу. В свою очередь обещаем и дальше избавлять ее сотрудников от скучной первички :)

Мы ждем ваших комментариев — делитесь историями о своем бизнесе, не важно кто вы — самозанятый бухгалтер или владелец целой компании, расскажите о трудностях, которые вам приходится преодолевать и достигнутых успехах.

Подписывайтесь на наш блог и следите за новыми публикациями.

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка»
Создать блог