Совмещение командировки и отпуска: как оформить и что учесть

На практике встречаются несколько вариантов совмещения командировки и отпуска:

• Сотрудник из командировки сразу поехал в отпуск.

• Сотрудник поехал в командировку из отпуска.

• Отпуск сотрудника прерван на командировку.

• Командировка прервана на отпуск сотрудника.

Рассмотрим каждый вариант подробно.

По согласованию с работодателем работник вправе не возвращаться из командировки к месту работы, а остаться на отдых там или переехать в другое место.

Шаг 1. Работодатель издает приказ на командировку, работник расписывается в нем в знак ознакомления.

Шаг 2. Оформление отпуска. Порядок оформления отпуска зависит от того, стоит ли этот отпуск в графике отпусков или нет:

• Если отпуск по графику, то сотрудника нужно предупредить о его приближении не позднее, чем за две недели до начала отпуска. А после — издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника.

• Если отпуск в графике не запланирован, сотрудник может в заявлении попросить предоставить его. При положительном решении работодатель издает приказ и знакомит с ним работника. Работодатель не вправе отказать в предоставлении незапланированного графиком отпуска, если сотрудник относится к числу льготников с внеочередным правом на отдых. Например, такой льготой пользуются родители детей-инвалидов, чернобыльцы, ветераны, супруги женщин период отпуска по беременности и родам и др.

Шаг 3. Работник отчитывается о работе в командировке и о потраченных средствах. Он может сделать это онлайн, если в компании действует кадровый ЭДО, или сдать работодателю бумажный авансовый отчет и отчет о проделанной работе, когда выйдет на работу после отпуска.

Работодатель обязан оплатить все расходы, которые связаны с командировкой. Если это командировка с последующим отпуском, то состав расходов такой:

• Суточные за каждый день пребывания в рабочей поездке. Суточные — это плата за то, что работник вынужден жить вне дома. Подтверждать их чеками не нужно.

• Проживание. Это может быть гостиница, квартира или другой объект под сдачу, главное — чтобы стоимость проживания соответствовала произведению количества ночей и тарифу за сутки. Если командированный остается в отпуске в той же гостинице (квартире и т. д.), оплачивать жилье после окончания командировки он обязан из своего кармана. Работодатель жилье во время отпуска после командировки не оплачивает.

• Визы, консульские сборы и т. д.

• Проезд к месту командировки. По умолчанию обратный проезд работодатель не оплачивает, даже если маршрут следования такой же. Например, сотрудник из Москвы полетел в командировку в Сочи, остался там в отпуске и через неделю вернулся в Москву. Работодатель оплачивает только проезд Москва — Сочи, так как поездка Сочи — Москва пройдет уже после окончания командировки.

Но по своему усмотрению компания может взять на себя оплату обратной дороги работника, который отправился в отпуск сразу из командировки.

Компенсационные выплаты, которые связаны с командировкой, освобождены от НДФЛ и страховых взносов:

• проезд к месту командировки, проживание, стоимость оформления виз и т. д. — в сумме фактически подтвержденных расходов;

• суточные — в пределах норм: 700 рублей — по России, 2 500 рублей — за границу.

Оплата работодателем обратного билета из отпуска сразу после командировки — экономическая выгода для работника, поэтому с этой суммы нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974). А еще списать такие затраты в качестве проезда к постоянному месту работы из командировки нельзя (письмо Минфина от 04.10.2019 № 03-04-06/76228).

Ситуация близка к стандартной и почти не отличается от оформления и оплаты командировки во внеотпускное время. Еще такая схема выгодна для работодателя, если место командировки расположено близко к месту отпуска. Например, сотрудник московской компании отдыхает в Сочи, а после едет в командировку в Краснодар. Проезд из Сочи в Краснодар быстрее и дешевле, чем из Москвы.

Работодатель издает приказ о направлении в командировку датой, которая следует за последним днем отпуска.

Все связанные с командировкой расходы: суточные, проживание, визы, консульские сборы, проезд, в том числе из места отпуска к месту командировки (письма Минфина от 27.03.2019 № 03-04-06/20991, от 16.06.2017 № 03-03-06/1/37573). 

Все расходы, которые связаны с командировкой, в которую работник отправился сразу из отпуска, можно учесть в расходах, а выделенный в счетах за гостиницу и билеты НДС — принять к вычету.

Под НДФЛ и страховые взносы проезд из отпуска в командировку не попадает.

Millennium

Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий

Подробнее

Такое бывает, когда у компании-работодателя появляются неотложные дела в другом городе, а находящегося в отпуске работника заменить никто не может.

Шаг 1. Работодатель издает приказ об отзыве работника из отпуска. Отозвать можно только из ежегодного оплачиваемого отпуска или из отпуска по уходу за ребенком и только при наличии письменного согласия работника.

Шаг 2. Работодатель вносит изменение о переносе неотгулянной части прерванного отпуска в график отпусков. Когда использовать эти дни, решает работник. Он может продолжить отдых сразу после командировки, может перенести на другое время и даже присоединить к отпуску в следующем году, если работодатель согласен.

Шаг 3. Работодатель издает приказ о направлении работника в командировку. Дата начала командировки — день, следующий за днем отзыва из отпуска.

Работодатель оплачивает дорогу в место командировки, суточные и проживание за каждый день. Оплата проезда из командировки зависит от того, куда едет работник:

• Если к месту постоянной работы, то работодатель обязан взять эти расходы на себя.

• Если сотрудник возвращается в отпуск и только потом едет к месту постоянной работы, то обратную дорогу в отпуск или из отпуска к месту постоянной работы работодатель не обязан оплачивать, так как эти поездки не связаны с командировкой. Исключение — обязанность оплаты таких расходов прописана в трудовом или коллективном договоре или ином внутреннем документе компании.

НДФЛ и страховые взносы в отношении стоимости проезда из командировки возникают тогда, когда работодатель оплачивает билеты работника из нее к месту отпуска или по маршруту командировка — отпуск — работа, и эта обязанность не предусмотрена локальными актами (п.п. 1-3 письма Минфина от 14.02.2022 № 03-04-06/9883). Принять эти расходы в налоговом учете нельзя.

Семейные или другие обстоятельства могут вынудить сотрудника попроситься в отпуск в разгар командировки.

Шаг 1. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска работнику. Основание — заявление работника. Если компания успевает выплатить отпускные за три дня до начала отпуска, то можно предоставить ежегодный оплачиваемый. Если времени на соблюдение трехдневного правила нет, то безопаснее оформить отпуск без сохранения оплаты.

Шаг 2. Работодатель издает приказ о прерывании командировки. В нем нужно прописать дату начала и окончания перерыва.

Шаг 3. Работник сдает отчет о проделанной работе в командировке и авансовый отчет о расходах после завершения второй части поездки.

Все расходы, связанные с командировкой. 

Транспорт из командировки в места отпуска и обратно оплачивать не нужно. Эти расходы работник несет сам, так как они не связаны со служебными обязанностями.

Например, работник компании из Санкт-Петербурга находится в командировке в Нижнем Новгороде с 11 по 27 августа 2025 года. На 19–23 августа он берет отпуск, и из Нижнего Новгорода он едет в Псков. Работодатель обязан оплатить только транспортные расходы по маршруту Санкт-Петербург — Нижний Новгород — Санкт-Петербург.

Все расходы, связанные с командировкой, можно учесть при расчете налогооблагаемой базы, а выделенный НДС по ним принять к вычету. 

При возмещении расходов в рамках командировки выгоды у сотрудника не возникает, поэтому под НДФЛ и страховые взносы эти суммы не попадают.

Еще один способ совместить отдых с работой — bleisure-поездки. Это, например, когда после окончания командировки в пятницу сотрудник остается на выходные, чтобы погулять по музеям и насладиться природой. Millennium знает все об организации и совмещении командировок с отдыхом: от правильного документооборота для целей бухгалтерского и налогового учета до интеграции с корпоративными системами и автоматического расчета расходов.

Читайте также:

• Смета расходов на проведение мероприятия в 2025 году: как составить, образец.

• Корпоративные праздники 2025-2026: лучшие сценарии для каждого сезона.

• Питание в командировке: как оплачивается в 2025 году.

Millennium

Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий

Подробнее

Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFK71yVi