Учет оплаты корпоративной картой: разбираем 5 сложных ситуаций из практики 

Вопрос. Компания выпустила работнику именную корпоративную карту, которая постоянно находится у него. Работник по ошибке расплатился ею за покупки для семьи в продуктовом магазине. Что делать в такой ситуации?

На практике такое может произойти и с обезличенной корпоративной картой, и в рабочее время, например, когда сотрудник расплачивался за обед в кафе или покупал сувениры в командировке. Разницы нет, алгоритм решения проблемы един.

Ответ: 

1. Зафиксируйте долг. Отразите сумму ошибочного расхода в бухучете на счете 73 — «Расчеты с персоналом по прочим операциям»: Дт 73.02 Кт 55.04 

2. Возьмите с работника служебную записку. Авансовый отчет не нужен, так как он оформляется только для рабочих расходов. Но факт ошибочной траты и возврата денег все равно нужно задокументировать. Для этого подойдет простая служебная записка в свободной форме. Это защитит компанию, если налоговая запросит пояснения по транзакции.

3. Попросите вернуть деньги. Сотрудник может:

• Перевести сумму со своей карты на корпоративную: Дт 55.04 Кт 73.02.

• Внести наличные в кассу компании. В этом случае внесите их на расчетный счет компании. Использовать эти деньги дальше, например, выдавать другим сотрудникам под отчет, минуя зачисление на счет нельзя (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). Бухгалтерские проводки в такой ситуации будут выглядеть так:

• Попросить удерживать долг из его зарплаты, но не больше 20% от суммы, оставшейся после вычета НДФЛ, до полного погашения. Тогда проводка будет такой: Дт 79 Кт 73.02.

4. Если сотрудник отказывается платить, расцените сумму долга как доход работника и начислите на нее НДФЛ и страховые взносы.

Пример расчета:

Вопрос. Работник оплатил корпоративной картой билеты на самолет и гостиницу в командировке. 15 числа следующего месяца банк прислал кэшбэк деньгами. Он чей: работника или компании? Нужно ли облагать кэшбэк налогами? 

Ответ. Кэшбэк принадлежит организации, а не работнику. Корпоративную карту выпускает компания, и все средства на ней, включая кэшбэк, являются собственностью организации даже, если карта именная. Работник лишь использует карту для совершения служебных расходов от имени работодателя. Поэтому объекта налогообложения НДФЛ у работника в отношении кэшбэка по корпкарте не возникает.

Кэшбэк относится к прочим внереализационным доходам (п. 6 ст. 250 НК). Когда именно его отражать в учете, зависит от того, как компания учитывает доходы:

• Если компания использует метод начисления (п. 1, подп. 3 п. 4 ст. 271 НК), то отразить кэшбэк в доходах нужно в день, когда банк сообщил о его начислении, например, прислал уведомление. Деньги на счет еще могут не поступить, но доход уже нужно учесть.

• Если кассовый метод (п. 2 ст. 273 НК), то в день, когда деньги за кэшбэк реально поступили на расчетный счет компании.

Вопрос. МОЛ (материально ответственное лицо) держатель карты снял деньги в банкомате для оплаты наличными за ремонт принтера, но в выписке снятие наличных и комиссию за это банк отразил только на следующий день. Как отразить это в учете?

Ответ. В бухучете все операции по карте отражаются по дате выписки банка, а не по дате фактического снятия. В идеале — это один и тот же день, но иногда даты оказываются разными. Тогда можно использовать счет 57 «Переводы в пути», а бухгалтерские записи сделать следующим образом:

Вопрос. Работник-держатель корпоративной карты, привязанной к счету компании, потерял чек на покупку хозтоваров. Бухгалтер по выписке видит сумму списания и получателя, но сомневается в обоснованности принятия к учету этих расходов. 

Ответ. Чтобы подтвердить расходы по корпоративной карте, сотрудник должен сдать кассовый чек или БСО, подтверждающий получение продавцом или исполнителем деньги (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Если магазин отказал:

• возьмите с работника объяснительную записку;

• составьте акт об утере первичного документа;

• приложите выписку по карте с детализацией операции и любые дополнительные доказательства: фото товара, чека на телефоне, гарантийный талон, переписку с поставщиком.

При отсутствии чека компания вправе:

• отказать в принятии расхода к возмещению и расценить покупку как личную трату работника;

• принять расходы в учете за счет чистой прибыли.

Вопрос. Для работников, которые часто ездят в командировки, компания выпустила именные корпоративные карты. В ближайшую командировку один из работников купил авиабилеты на себя и коллегу. Вправе ли он так делать? Кто должен отчитаться за покупку билета коллеги?

Ответ. Карта оформлена на одного конкретного сотрудника, и формально пользоваться ей имеет право только он. Даже если деньги на карте принадлежат компании, правила банка требуют, чтобы распоряжался картой именно тот человек, на кого она выдана.

Отчитывается за покупки могут тоже только держатель карты независимо от того, на что или на кого потрачены деньги (письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777). В данном случае работник, чьей корпкартой были оплачены билеты, обязан заполнить авансовый отчет, приложить к нему чек и билеты.

Как работать с расчетным счетом ИП без ошибок и рисков блокировок

От открытия до пополнения счета

Бесплатно получите памятку по грамотному использованию расчетного счета

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

• Любая корпоративная карта — собственность компании, и использовать ее и деньги на ней работник вправе только в бизнес целях. Любые личные или необоснованные траты подлежат возмещению.

• Именная корпоративная карта — это не общая карта компании, а инструмент одного сотрудника, который пользуется и отчитывается.

• Отражение движения денег по карте в выписке по счету — не основание для отказа от первичных документов. Потеря чека — не катастрофа, но и не повод списывать расход вслепую. 

• Корпоративные карты Ак Барс Банка — инструмент оплаты, контроля и экономии времени бухгалтера на сверках.

Премиальная карта Мир Supreme Business отлично интегрируется в бизнес и предоставляет множество привилегий:

• Бесплатное пополнение карты и обслуживание от 0 ₽.

• Бесплатное посещение бизнес-залов аэропортов по всему миру.

• Услуга личного помощника 24/7.

• Возможность страхования во время путешествий.

Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: 2W5zFGnEkMw