Годовая отчетность 2025: как избежать штрафов за 6-НДФЛ и РСВ в условиях тотального контроля ФНС

Расчеты за 2025 год заполняются:

• РСВ — по форме из приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878 в ред. от 13.09.2024;

• 6-НДФЛ — по форме из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649 в ред. от 09.01.2024.

Сроки сдачи у них разные:

• РСВ за 2025 год нужно было сдать не позднее 26 января 2026 года;

• крайний срок сдачи годового расчета 6-НДФЛ — 25 февраля 2026 года.

Что будет, если эти сроки нарушить:

• При опоздании с подачей РСВ штраф — от 5% до 30% от неуплаченных обязательств за каждый просроченный месяц, но не меньше 1 000 рублей (ст. 119 НК).

• Не сданный вовремя расчет 6-НДФЛ обойдется в 1 000 рублей штрафа за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК).

• Если задержите РСВ или 6-НДФЛ более чем на 20 рабочих дней, налоговая вправе заблокировать банковские счета (п. 3.2 ст. 76 НК).

Из-за налоговой реформы и изменения отчетных форм в 2024–2025 годах ФНС усилила автоконтроль, обновив контрольные соотношения (КС) для проверки расчетов 6-НДФЛ и РСВ.

Какие КС используют налоговики:

• Для проверки РСВ в 2025 году ФНС выпустила письма от 12.02.2025 № БС-4-11/1275 и от 02.04.2025 № БС-4-11/3511 с обновленными соотношениями.

• Данные расчета 6-НДФЛ за периоды 2025 года проверяются с помощью КС из письма ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922 и приказа ФНС от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164.

Если в поданном расчете выполнены не все КС, налоговая направит требование о предоставлении пояснений или о сдаче уточненной отчетности. На исполнение требования дается пять рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК).

При помощи КС для 6-НДФЛ сверяют:

• суммы выплаченных доходов с суммами вычетов — доходы не могут быть меньше вычетов;

• показатели за год, отражаемые нарастающим итогом — они должны быть больше или равны показателям расчета за 9 месяцев 2025 года;

• показатели раздела 2 с суммированными данными справок о доходах и налоге физлиц — они должны быть равны;

• данные справок о доходах и налоге по каждому работнику — с размером МРОТ и средней зарплатой по отрасли;

• суммы вычетов с соответствующим уведомлением от налоговиков и т. д.​

КС для РСВ включают сверку показателей расчета:

• с соответствующими реестрами, нахождение в которых дает право на пониженные тарифы взносов 15%, 7,6% и т. д.;

• с размером МРОТ, действующим в 2025 году, и среднеотраслевыми зарплатами;

• с персонифицированными сведениями о физлицах;

• между разделами 1 и 3 РСВ;

• с данными ЕНС и т. д.

Рассмотрим некоторые ошибки, которые часто допускают налоговые агенты и страхователи, заполняя расчеты 6-НДФЛ и РСВ.

Типовые ошибки при заполнении годового 6-НДФЛ:

• Отразили еще не выплаченные доходы. В расчете 6-НДФЛ отражается налог, удержанный с доходов, которые реально выплатили физлицам. Если доход начислен в 2025 году, а выплачен в 2026 (например, зарплата за вторую половину декабря), включать его в 6-НДФЛ за 2025 год не нужно, чтобы не завышать налоговую базу.

• Не отражены больничные, отпускные. Эти выплаты отражаются в расчете в периоде их выплаты, независимо от дат начала и окончания больничного или отпуска. Например, если отпуск сотрудника начался 12 января 2026, а отпускные ему выплатили накануне праздников — 30 декабря 2025, отпускные и удержанный при их выплате НДФЛ нужно включить в расчет за 2025 год, иначе занизите базу по налогу.

• Ошибки в кодах доходов и вычетов. В годовых справках о доходах и налоге физлиц (приложение № 1 к 6-НДФЛ) каждый вид дохода и налогового вычета обозначайте соответствующим ему кодом из приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (в ред. от 01.09.2025).

• Несоответствие показателей годового расчета 6-НДФЛ суммированным показателям всех прилагаемых справок о доходах и налоге физлиц.

Типовые ошибки, возникающие при заполнении РСВ:

• Неправомерно применили пониженный тариф. Если страхователь применил льготу, не имея на это права, сумма страховых взносов будет уплачена не полностью. Например, компанию исключили из реестра МСП, а она продолжает применять пониженный тариф 15% к доходу, превышающему 1,5 МРОТ, вместо единого тарифа 30%.

• Не включили в расчет выплаты, освобожденные от страховых взносов. Такие суммы нужно учесть в Подразделе 1 Раздела 1 в общем доходе по строке 030 и выделить отдельно в строке 040. Если в последние три месяца все выплаты сотруднику были необлагаемыми, их все равно надо отражать в строке 140 Подраздела 3.2 Раздела 3.

• Не отразили данные по сотрудникам, которым не выплачивали доходы. Если в последние три месяца выплат работнику не было, но договор с ним действовал в этом периоде хоть один день, по нему нужно заполнить персональные сведения в Подразделе 3.1, в строке 130 указать код категории застрахованного, а в строках начислений поставить прочерки.

• Несоответствие показателей Подраздела 1 Раздела 1 РСВ суммированным показателям Раздела 3. Налоговики не примут расчет, в котором суммы выплат и взносов за последние три месяца не сходятся с суммированными данными персонифицированного учета.

Суммы доходов и облагаемые базы, отраженные в расчетах 6-НДФЛ и РСВ, совпадают не всегда. Это связано с тем, что доходы признаются по-разному:

• в 6-НДФЛ — по дате фактической выплаты​ физлицу;

• в РСВ — по дате начисления дохода в пользу физлица.

Также нужно учитывать, что некоторые выплаты могут облагаться НДФЛ и не облагаться взносами, и наоборот.

Примеры таких законных расхождений:

• Зарплата за декабрь 2025 года, начисленная 31 декабря и выплаченная в январе 2026 года, будет отражена в РСВ за 2025 год, а в 6-НДФЛ за 2025 год — нет. 

• Платежи за аренду помещения у физлица (не ИП) облагаются НДФЛ, но не облагаются страховыми взносами, поэтому в 6-НДФЛ они будут присутствовать, а в РСВ — нет.

ФНС знает об этих расхождениях и не требует пояснений​ — междокументное контрольное соотношение, которым ранее проверялись показатели между 6-НДФЛ и РСВ, отменили еще в 2023 году (письмо ФНС от 30.01.2023 № БС-4-11/1010).

Для 6-НДФЛ:

• Проверьте все показатели и расчеты — убедитесь, что внесенные доходы, облагаются налогом и реально выплачены физлицам, пересчитайте базу и суммы НДФЛ.

• Проверьте коды доходов и вычетов в справках.

• Суммируйте данные справок о доходах и налоге по всем физлицам (приложение 1) и сверьте их с общими показателями Раздела 2 расчета.

• Убедитесь, что весь НДФЛ, удержанный в 2025 году, вовремя перечислен в бюджет.

• Прогоните заполненный расчет через проверку контрольных соотношений​ перед его отправкой в ИФНС. Если проверка выявит невыполненные КС, исправьте показатели и проверьте РСВ заново.

• Если доходы от вас в 2025 году получали более 10 человек, расчет сдавайте только электронно.

Для РСВ:

• Проверьте, имеете ли вы право на пониженные тарифы.

• Пересчитайте облагаемую базу и взносы.

• Сверьте персонифицированные данные застрахованных лиц (Раздел 3) с кадровыми документами.

• Сделайте проверку готового отчета по контрольным соотношениям. Если есть нарушения, внесите исправления и проверьте еще раз.

• При численности физлиц, получавших доходы, более 10, оформляйте и сдавайте РСВ в электронном формате.

Если сами обнаружите ошибку в уже сданном расчете РСВ или 6-НДФЛ, подайте уточненный вариант до того, как нарушения заметят налоговики. Если же они найдут несоответствия раньше вас, вы получите требование, согласно которому необходимо:

• Представить необходимые пояснения (когда ошибки нет, но нужно разъяснить, почему в расчет внесены именно такие данные).

• Подать уточненку (обнаружена ошибка, которая привела к занижению или завышению налога, либо отсутствуют необходимые сведения).

Опоздание со сдачей расчетов 6-НДФЛ и РСВ в срок грозит штрафами и приостановлением банковских счетов. Чтобы этого избежать, при возникшей просрочке действуйте так:

• Перечислите подлежащие уплате суммы НДФЛ или страховых взносов до того, как сдадите расчет — это уменьшит штраф, рассчитываемый от суммы неуплаты.

• Подготовьте и сдайте расчет как можно скорее.

• Подготовьте письменное объяснение причин, почему расчет не был представлен вовремя.

Цифровые сервисы «Калуга Астрал» для всех видов бизнеса

Отчетность без ошибок и просрочек

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

• Тщательно проверяйте отчетность РСВ и 6-НДФЛ по КС до ее отправки в налоговую.

• Учитывайте разницу в признании доходов между РСВ и 6-НДФЛ — по этой причине данные в отчетах могут не совпадать.

• Не нарушайте сроки сдачи расчетов.

• Если сами обнаружили ошибку в сданной отчетности, срочно подайте уточненку.

• Если получили требование ИФНС, отвечайте на него в течение пяти рабочих дней.

Отчитывайтесь по налогам и страховым взносам легко и без ошибок с помощью сервиса Астрал Отчет 5.0. Работайте в привычной системе учета и сдавайте отчетность с любого рабочего места сразу за несколько компаний. Все отчеты тщательно проверяются перед отправкой в ИФНС. А если вам привычнее работать в программе «1С:Предприятие», воспользуйтесь модулем 1С-Отчетность. Для этого не требуется никакого дополнительного программного обеспечения, а подключиться к сервису можно с любой УКЭП. 

Читайте также:

• НДС 2026: как работать с электронными УПД после обновления формата.

• Страховые взносы 2026: кто сохранит льготу 15% и сколько переплатит бизнес.

• Декларация УСН за 2025: новая форма и контрольные точки для проверки.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFGhyXhT