Самое главное:
С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок переходят на обязательные перевозочные документы (ЭПД).
Требование затрагивает всех участников перевозок независимо от сферы деятельности.
ФНС рекомендовала заранее подготовить инфраструктуру и подключиться к ИС ЭПД.
Подготовка к переходу на обязательные ЭПД включает: оформление КЭП, выпуск МЧД на сотрудников, создание регламентов, выбор оператора ИС ЭПД. Подробно расскажем об этих и других этапах.
В конце — чек-лист «Готова ли ваша компания к переходу на ЭПД».
Когда и для кого ЭПД становятся обязательными
Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — это часть государственного плана по переводу участников транспортно-логистической деятельности на электронный формат обмена документами.
С 1 сентября 2026 года вместо бумажных документов необходимо использовать электронные формы:
Электронная транспортная накладная (ЭТрН).
Электронный заказ-заявка.
Сопроводительная ведомость.
Электронный путевой лист (ЭПЛ).
Заказ-наряд.
Электронный договор фрахтования.
Использовать их с указанного срока будут обязаны все участники перевозок — грузоотправители, получатели, экспедиторы, транспортные компании. Изменения внесены законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Также ФНС разработала электронные форматы экспедиторских документов. Проект приказа размещен на Едином портале для публикации проектов нормативных правовых актов.
Для обмена и хранения документов введена ГИС ЭПД — государственная платформа в области грузоперевозок. Все участники логистической деятельности будут предоставлять сведения в систему через операторов ИС ЭПД:
ГИС ЭПД повышает прозрачность и контроль в сфере перевозок и выводит из «тени» недобросовестных участников рынка. Координирует систему Минтранс. Ведомство отмечает, что использование электронных документов снижает количество нарушений в грузоперевозках.
Операторы ИС ЭПД — сервисы-посредники, которые обеспечивают передачу документов в ГИС ЭПД. Участники транспортно-логистической деятельности не могут напрямую передавать сведения в ГИС ЭПД, поэтому должны заблаговременно выбрать оператора и подключиться к системе.
Требование к экспедиторам. С 1 марта по 30 апреля 2026 года экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре экспедиторов системы «Гослог». С 1 мая 2026 года вести деятельность экспедитора без подключения к «Гослог» запрещено.
Как перейти на обязательные ЭПД: пошаговая инструкция
Система ГИС ЭПД функционирует с 1 сентября 2022 года, и многие представители транспортной деятельности уже используют ее в работе. С 1 сентября 2026 года взаимодействие с госсистемой становится обязательным.
ФНС опубликовала рекомендации по переходу на ЭПД: руководителям и ИП получить КЭП, оформить МЧД на уполномоченных лиц (бухгалтеров, кладовщиков, логистов), подключиться к ИС ЭПД.
Шаг 1. Аудит текущих процессов
Многие крупные компании уже перешли на ЭПД и перестроили работу с контрагентами: им будет проще адаптироваться к новым условиям и преодолеть сложности перехода. Остальным участникам перевозок нужно ускориться, чтобы не выпасть из «обоймы» профессии.
Что сделать прямо сейчас | Зачем это нужно |
Проверить, как сейчас оформляются документы: на бумаге, ЭДО или смешанный вариант | До начала действия обязательных ЭПД участники могут использовать бумажные перевозочные документы. С 1 сентября 2026 года все без исключения участники перевозок обязаны будут использовать ЭПД: в транспортных, авиа- и железнодорожных перевозках |
Проверить, какие подразделения задействованы в грузоперевозках: бухгалтерия, экспедиторы, логисты | Переход на ЭПД в марте-апреле 2026 года — наиболее оптимальный период, чтобы внедрить электронные перевозочные документы в бизнес-процессы. Далее уже стартует сезон отпусков — не самое благоприятное время для перехода на новые правила из-за отсутствия сотрудников, которые должны принимать участие. Руководители могут заранее провести планерки и разъяснить сотрудникам новые правила работы. Проактивные действия снизят градус сопротивления «консервативных» работников и позволят спокойно пройти адаптацию. |
Примечание. Минтранс оставляет за собой право определять перечень разрешенных бумажных документов после 1 сентября 2026 года, но их доля будет незначительной по сравнению с количеством электронных форм.
Шаг 2. Инфраструктура и электронная подпись
1. Электронная подпись. Руководителям, ИП, бухгалтерам, экспедиторам, логистам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП) для работы с ЭПД. Собственники бизнеса могут оформить подпись бесплатно в местном отделении ФНС: с собой нужно принести токен (USB-накопитель), на который сотрудники налогового органа запишут ключ и сертификат ЭП.
Приобрести ЭП для работы с госсистемами также можно в сервисе «Астрал Подпись» — оформление происходит онлайн, вам не нужно посещать Удостоверяющий центр. Водителям и кладовщикам достаточно получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) — через «Госключ» или сервис оператора ЭДО.
2. Машиночитаемая доверенность. На уполномоченных лиц необходимо оформить МЧД и прописать в ней разрешительные функции для работы в сервисах. Получить МЧД можно на сайте ФНС или в сервисе «Астрал Доверенность».
Шаг 3. Выбор оператора ИС ЭПД
Участники грузоперевозок обязаны подавать сведения в ГИС ЭПД через посреднические сервисы — операторов ИС ЭПД. Кроме роли посредника, операторы выполняют и другие функции: например, проверяют корректность документов перед отправкой в ГИС ЭПД и обеспечивают безопасность.
Подавать сведения участники могут только через сервисы уполномоченных операторов — перечень ОЭД опубликован на сайте ФНС. Обратите внимание, что компания «Астрал» входит в реестр Минтранса аккредитованных операторов ИС ЭПД.
Шаг 4. Настройка учетной системы
В учетной системе будут храниться и обрабатываться электронные перевозочные документы — это может быть программа 1С или другая система.
Настройка ЭПД / ЭТрН в 1С. Например, в «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» есть функции для работы с ЭПД, но они могут быть не активированы. После настройки в программе появится возможность создавать электронную транспортную накладную или другой перевозочный документ и отправлять его контрагенту или перевозчику через оператора ЭДО.
Связь ЭПД с бухгалтерскими документами. Электронные перевозочные документы должны быть встроены в бухгалтерский и складской процесс. Например, когда товар реализуется, ЭТрН автоматически подтягивает данные о грузе, отправителе и получателе.
Связанные документы решают несколько задач: исключают двойной ввод данных, помогают сопоставить сведения о перевозке и данные бухгалтерского учета. Документы можно быстро найти и предоставить контролирующим органам.
Шаг 5. Регламенты и маршруты согласования
Нужно заранее определить, кто и на каком этапе отвечает за создание, проверку и подписание ЭПД. Иначе документы будут «зависать» между подразделениями. Допустим, распределение зон ответственности может выглядеть так:
Сотрудники подразделений | Какие действия выполняют |
Логистика | Формирует электронную транспортную накладную и заполняет сведения о перевозке (маршруте, перевозчике, водителе, транспорте) |
Склад | Проверяет фактические данные по грузу — количество мест, вес, номенклатуру |
Бухгалтерия | Контролирует корректность реквизитов контрагентов и связь документа с реализацией или поступлением |
Уполномоченный сотрудник | Подписывает документ электронной подписью |
Маршрут ЭПД следует закрепить во внутреннем регламенте и настроить в учетной системе: создание документа, внутренняя проверка, подписание, отправка контрагенту.
Шаг 6. Обучение сотрудников
Проинформируйте сотрудников о новых изменениях в сфере грузоперевозок. Новшества касаются не только руководителей бизнеса, экспедиторов, перевозчиков, но и работников компаний — бухгалтеров, логистов, водителей. У каждого своя зона ответственности.
Проведите собрание на тему обязательного использования ЭПД с 1 сентября 2026 года.
Организуйте тренинги и семинары.
Уточните у специалистов ИС ЭПД о наличии у них обучающих видео или текстовых памяток.
Создайте внутренние регламенты и инструкции.
Сервис «1С-ЭПД» поддерживает актуальные требования закона № 140-ФЗ. Контрагенты могут обмениваться всеми видами ЭПД в грузоперевозках, форматы которых утверждает ФНС. На специальном бесплатном тренажере вы научитесь создавать и обмениваться документами в интерфейсе «1С-ЭПД». По запросу вы получите демонстрацию и узнаете, как работать с ЭТрН в сервисе. Специалисты готовы взять на себя переговоры с вашими контрагентами, чтобы выработать общее решение и выполнить оценку тестовых отправлений
Шаг 7. Пилотный запуск
Пока еще есть время, внедрите ЭПД постепенно: протестируйте один маршрут, один тип груза, обмен документами с одним контрагентом. Не действуйте по принципу «все и сразу» — это может привести к сбоям в документообороте. В адаптационный период можно успеть выявить и доработать слабые места в процессах. Для пробных рейсов выбирайте несложные маршруты.
Шаг 8. Масштабирование и отказ от бумаги
С 1 сентября 2026 года ЭПД становится обязательным для всех участников транспортной деятельности независимо от сферы. Например, электронные перевозочные документы станут обязательными в перемещениях этих видов товаров:
зерна и продуктов его переработки;
алкогольной и спиртосодержащей продукции;
товаров с маркировкой.
Небольшая доля бумажных перевозочных документов останется — их будет утверждать Минтранс. ЭПД затрагивает большинство перевозок: наземных воздушных, морских. После окончания пробного периода нужно отказаться от документов на бумаге и постепенно масштабироваться.
«Астрал» — первый оператор ИС ЭПД в России
Переходите на электронный обмен перевозочными документами
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Итоговый чек-лист
Как понять, что ваша компания готова к переходу на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года? Если на все пункты ответите «Да», то все в порядке:
Этап | Что означает | ||
1 | Вы провели аудит документооборота перевозок | Понимаете, какие перевозочные документы используются сейчас, где применяется бумага, какие подразделения участвуют в оформлении | ✅ |
2 | Руководитель и ключевые сотрудники получили квалифицированные электронные подписи (КЭП) | Подписи оформлены для тех, кто будет подписывать и отправлять ЭПД | ✅ |
3 | На сотрудников оформлены машиночитаемые доверенности (МЧД) | Полномочия на подписание и отправку электронных документов официально закреплены | ✅ |
4 | Выбран оператор ИС ЭПД из реестра Минтранса | Компания подключена к сервису, через который документы передаются в ГИС ЭПД | ✅ |
5 | Учетная система готова к работе с электронными перевозочными документами | В 1С или другой системе включена работа с ЭПД и настроена интеграция с оператором | ✅ |
6 | ЭПД связаны с бухгалтерскими и складскими документами | Электронные транспортные накладные автоматически сопоставляются с реализациями, поступлениями и услугами перевозки | ✅ |
7 | В компании утвержден внутренний регламент работы с ЭПД | Определено, кто формирует документ, кто проверяет данные, кто подписывает и отправляет | ✅ |
8 | Настроен маршрут согласования и контроль статусов документов | Сотрудники видят, на каком этапе находится перевозочный документ и кто отвечает за следующий шаг | ✅ |
9 | Сотрудники прошли обучение работе с ЭПД | Бухгалтерия, логисты, экспедиторы и водители понимают, как формируются и подписываются электронные документы | ✅ |
10 | Компания провела тестовые перевозки с использованием ЭПД | Пилотные рейсы позволили проверить обмен документами с контрагентами и устранить ошибки до обязательного перехода | ✅ |
Почему бизнес выбирает сервисы «Астрал» — первого оператора ИС ЭПД в России? Сервис «1С-ЭПД» выполняет несколько функций:
Транспортный ЭДО. Участники грузоперевозок могут обмениваться всеми утвержденными форматами ЭПД (электронными транспортными накладными, путевыми листами и др.).
Подача сведений в ГИС ЭПД. Направляет сведения в госсервис, обеспечивает корректность заполнения документов и безопасность процесса.
Работа в одном окне. Интегрируется с типовыми и нетиповыми конфигурациями 1С. Есть варианты подключения по API и в свое платформенное решение.
Обменивайтесь с контрагентами любыми электронными документами в сервисе «Доки». Новым пользователям — бесплатный доступ и безлимитные отправки на 3 месяца! При подключении «Доки» вы получите модуль для работы с «1С-ЭПД» всего за 1 рубль.
Читайте также:
УСН «доходы минус расходы»: как правильно учесть убытки прошлых лет в декларации за 2025 год.
НДС 2026: как работать с электронными УПД после обновления формата.
Дедлайны марта 2026: таблица с отчетностью, актуальные формы, сроки.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFJroxwj
Комментарии
2Отличная статья, спасибо! Очень полезный чек-лист, особенно для тех, кто только начинает подготовку к переходу на ЭПД