Секрет №1: Массовые операции — ваш лучший друг
С помощью нескольких кликов можно провести массовый прием, перевод, увольнение или рассчитать отпуска сразу группе сотрудников. Документы для проведения массовых операций можно найти там же, где и документы на одного сотрудника.
Раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения» по кнопке «Создать»:
изменение графика работы списком;
кадровый перевод списком;
перемещение в другое подразделение;
прием на работу списком;
увольнение списком.
Либо «Кадры — Все кадровые документы»:
все перечисленные выше документы;
командировка группы;
отгул списком;
отпуск без сохранения оплаты списком;
отпуск сотрудников;
отсутствие (болезнь, прогул, неявка) по списку сотрудников;
отпуск с сохранением оплаты списком.
Еще один вариант — «Кадры — Все отсутствия сотрудников» и «Кадры — Отпуска».
В чем особенность использования массовых операций? Это удобно, если кадровик оформляет много однотипных кадровых операций в один день и печатает один кадровый приказ на всю группу сотрудников.
Рассмотрим пример оформления на работу списка сотрудников. Для этого можно использовать механизм подбора.
Отметьте в списке созданных в справочнике, но еще не принятых на работу сотрудников, либо создайте новых по кнопке «Создать». Выбранный сотрудник будет отмечен цветом.
Выбранных сотрудников программа автоматически переносит в документ «Прием на работу списком».
Двойным щелчком мыши по строке с сотрудником открывается окно для заполнения данных о приеме.
Чтобы программа корректно назначила следующий по порядку номер трудового договора, после ввода каждой строки документ следует записывать.
После того как вся информация о сотрудниках введена, документ нужно провести и можно печатать групповой приказ по кнопке «Печать — Приказ о приеме (Т-1а)».
Есть особенность, о которой нужно знать. При вводе групповых кадровых приказов, для которых необходимо выполнение расчетов, в 1С:ЗУП 3.1 предусмотрено два шага. Например, чтобы отправить в отпуск группу сотрудников, недостаточно ввести по ним документ «Отпуска сотрудников» и распечатать приказ — это первый шаг.
Далее программа предложит оформить индивидуальные документы для расчета отпуска по соответствующим ссылкам в столбце «Учет отсутствия».
После проведения документа «Отпуск сотрудников» напоминание о шаге №2 появится и в нижней части формы.
Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом
Настроим систему, которая возьмет на себя контроль за кадровым делопроизводством
Секрет №2. Шаблоны расчетов и печатных форм
Можно создать и использовать собственные шаблоны для документов и печати отчетов, чтобы не вводить одни и те же данные каждый раз вручную.
В разделе «Настройка — Шаблоны ввода исходных данных» настраивают шаблоны, например, для сдельных работ.
Сами документы по созданным шаблонам вводят из раздела «Зарплата — Данные для расчета зарплаты».
Шаблоны печатных форм можно отредактировать в разделе «Настройка — Настраиваемые печатные формы».
По двойному клику на строке откроется окно для редактирования шаблона.
Внедрение «1С:Зарплата и управление персоналом» — это не только расчет зарплаты, но и полный контроль за кадровым делопроизводством. Компания ATech Resolve на рынке более 7 лет, команда состоит из сертифицированных специалистов с опытом работы на крупных производственных предприятиях. Мы возьмем на себя консультацию, внедрение, обучение и сопровождение, чтобы 1С:ЗУП работала максимально эффективно.
Секрет №3. Анализ зарплаты без сложных отчетов
Программа позволяет использовать стандартные отчеты, например «Анализ зарплаты по сотрудникам», с гибкой настройкой отборов и группировок для быстрой проверки данных перед расчетом. Отчеты расположены в разделе «Зарплата — Отчеты по зарплате».
Настроить отчет для проверки расчета можно по кнопке «Настройки», переключившись на вид «Расширенный».
На вкладке «Отборы» нужно установить флаг у существующего отбора либо по кнопке «Добавить фильтр» добавить новый. Программа позволяет устанавливать сразу несколько отборов.
Настройка отчетов с помощью фильтров
Для отбора задается условие «Равно», «В списке» и др., затем подбираются конкретные значения. Давайте установим отбор по подразделению «Отдел продаж».
И посмотрим, в каком виде формирует отчет программа.
Чтобы настроить вывод своих группировок, нужно на вкладке «Структура» установить или снять соответствующие флажки. Также можно добавить новую группировку по кнопке «Добавить». Важно внимательно следить за иерархией группировок.
Сформируем отчет по подразделениям без разбивки по сотрудникам.
Кроме того, можно управлять настройками для каждой группировки.
Самостоятельно настроенный вариант отчета сохраняют в программе по кнопке «Сохранить как» и в дальнейшем вызывают как обычный отчет.
Секрет №4. «Горячие клавиши» и ускорение ввода
В 1С:ЗУП 3.1 есть неочевидные сочетания клавиш для быстрой навигации. Кроме того, посмотрим, как использовать подсказки и автоподстановку в полях, чтобы не искать сотрудников или статьи затрат в списках.
Например, чтобы выделить сразу весь список отобранных сотрудников, можно использовать сочетание клавиш «Ctl-A».
Для использования автоподстановки, нужно поставить курсор на нужное поле и начать вводить первые буквы элемента справочника.
Аналогично и по сотрудникам. Если работника с такими первыми буквами фамилии нет в выбранном подразделении, программа выдаст об этом подсказку и предложит открыть весь список для выбора.
Секрет №5. Контроль ошибок «до того как»
Программа позволяет настроить и использовать «Монитор расчета зарплаты» для предварительной проверки и выявления потенциальных проблем (отсутствующие данные, неоформленные отпуска и т. д.).
Для этого нужно перейти в раздел «Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Правила проверки учета».
Можно указать те проверки, которые вам нужны. Проверяются заполненность и корректность личных данных, последовательность и корректность ввода документов и др. Например, актуальны ли у сотрудника паспортные данные, начислена ли компенсация и удержания уволенным сотрудникам и др.
Редактирование этого справочника доступно пользователям с полными или администраторскими правами.
Для каждого вида проверки задается время — по общему расписанию или индивидуально. Можно запустить выполнение правила в режиме реального времени по кнопке «Выполнить проверку».
Если открыть элемент, можно увидеть причины проблемы и рекомендацию по устранению.
Например, в документе «Прием на работу», если у сотрудника введены неактуальные данные паспорта — например, он не получил новый паспорт при достижении определенного возраста — программа выдаст об этом сообщение и предложит исправить.
Кроме того, из раздела «Зарплата — Сервис» доступна процедура по управлению перерасчетами документов: начисления зарплаты, удержаний, отпусков, больничных и др.
Компания ATech Resolve внедряет и настраивает 1С:ЗУП и 1С:ERP, учитывая специфику каждого клиента. Наши аналитики с опытом работы на крупных производственных предприятиях знают нюансы кадрового учета и бухгалтерии, поэтому подскажут, какие возможности системы помогут именно вам. Мы всегда на связи, чтобы решать вопросы оперативно, а при необходимости дорабатываем систему под индивидуальные задачи. Оставьте заявку для бесплатной диагностики вашей 1С.
Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом
Настроим систему, которая возьмет на себя контроль за кадровым делопроизводством
Реклама: ООО «Адаптивные Технологические Решения», ИНН 1686035616, erid: 2W5zFFudATz
Начать дискуссию