Когда в проектной компании решили вести управленческий учет прямо в «1С:Бухгалтерии», главный бухгалтер сразу выступила против.
В этой базе — первичка, банк, взаиморасчеты, отчетность и настроенное закрытие месяца. А теперь финансист собирался добавить проекты, управленческие отчеты и аналитику. К тому же доступ к 1С требовался менеджерам.
«Когда мне сказали, что финансист собирается вести управленческий учет прямо в моей рабочей 1С, я встала на дыбы. Для главбуха база — святая святых. Я представила, как менеджеры наплодят лишних полей, накосячат, а исправлять все перед сдачей отчетности опять придется бухгалтерии».
Она не была против отчетов для директора, но не хотела, чтобы ради них ломали привычный учет.
Но модуль P&L не изменил первичные документы 1С. Вместо этого он помог связать договоры, счета, акты, оплаты и данные, за которые отвечали разные сотрудники.
До закрытия месяца один день, а актов все еще нет
Раньше закрытие месяца начиналось не с регламентных операций, а с расследования.
Бухгалтеру нужно было понять:
по каким договорам работы уже выполнены;
все ли счета и акты подготовлены;
когда клиенты должны заплатить;
Часть данных была в 1С. Часть зависала в почте. А самое важное хранилось в головах менеджеров.
Перед закрытием бухгалтер выгружала список договоров и рассылала его по отделам. В ответ приходило что-то такое:
«Работы вроде закончили. Акт пока не сделали. Счет, кажется, отправили. Деньги обещали на следующей неделе».
Весь этот словесный фольклор нужно было превратить в документы: найти договор, проверить реализацию, сверить банк и понять, можно ли закрывать операцию. Если менеджер вовремя не сказал, что работы закончены, акт мог всплыть уже после закрытия периода. Если счет забыли отправить клиенту, об этом узнавали, когда ожидаемые деньги не приходили.
В итоге бухгалтер не только вела учет, но и бегала по отделам, выясняя, что происходит с каждым договором.
Бухгалтеру и финансисту не хватало одного и того же
Финансисту нужна была прибыль по проектам. Бухгалтеру — вовремя закрытый месяц без потерянных актов.
Но зависели они от одной и той же цепочки:
договор → выполненные работы → счет и акт → оплата → задолженность
Если услугу оказали, а акта нет, финансист не видит полный результат проекта. Бухгалтер не понимает, какого документа не хватает в периоде.
Если акт есть, но счет клиенту не отправили, непонятно, когда ждать деньги.
Если срок оплаты прошел, одной цифры на счете 62 мало. Директор спрашивает, почему клиент не платит, когда обещал заплатить и кто этим занимается. Бухгалтер снова идет к менеджеру.
«Сначала мне казалось, что финансист тащит в базу лишнюю писанину. Потом выяснилось, что он собирает те же сведения, которые я каждый месяц выбиваю из менеджеров. Мы оба страдали от одного и того же синдрома глухого телефона».
Одному нужна прибыль по проекту. Другому — документы для закрытия месяца. А данные для этого нужны одни и те же.
Учёт договоров в 1С без сложных таблиц и сервисов
Кто, кому, когда и сколько должен заплатить, поставить, сделать. Разберем как учет договоров становится эффективным инструментом в 1С.
Теперь видно, где именно пропал документ
После подключения модуля P&L проверку выстроили от договора.
По нему стали видны связанные документы, состояние оплаты и ответственный сотрудник.
Перед закрытием бухгалтер больше не думает: «Кажется, по этому клиенту чего-то не хватает». Она видит конкретный пробел:
работы выполнены, но акта нет;
счет выставлен, но срок оплаты прошел;
менеджер не обновил ожидаемую дату оплаты в платежном календаре.
Изменился и разговор с продажами.
Раньше вопрос звучал так: «Ребята, ну что там у вас по этому клиенту?»
Теперь — так: «Работы по договору № 15 завершены. Где акт?» / «Срок оплаты прошел три дня назад. Какую дату обещал клиент?»
Вместо длинной переписки бухгалтер получает список конкретных исключений, которые нужно разобрать перед закрытием.
Похожую задачу мы решали в компании со 100+ договорами. Там нужно было вовремя видеть, где не выставлен акт, пропущена оплата или закончился срок договора.
Счета и акты больше не держат в голове
В компании было много договоров с ежемесячными платежами.
Раньше бухгалтер поднимала прошлые реализации, ставила себе напоминания и ждала сигнала от менеджеров. Если менеджер забыл сообщить о выполненных работах, акт мог всплыть уже после закрытия месяца.
В модуле для договора можно заполнить состав и график, а затем подготовить счета и акты за выбранный период.
Бухгалтер по-прежнему проверяет документы перед проведением. Но ей больше не нужно вспоминать, какой договор в этом месяце потеряли.
«Мне не нужна программа, которая проводит документы накидом без моего ведома. Мне нужен четкий и полный список того, что я должна проверить».
Автоматизация здесь не забирает контроль у бухгалтера. Она помогает ничего не пропустить и автоматизировать согласование реестра платежей и подготовки документов “пачкой”.
Не держите акты в голове
По графикам договоров в модуле P&L можно подготовить счета и акты сразу за выбранный период, а затем проверить их перед проведением.
Бухгалтер перестала работать за менеджеров
Главным страхом оставался доступ сотрудников к 1С.
Менеджерам нужны их клиенты, проекты и договоры. Но им не нужны зарплата, налоги, банковские данные и закрытие месяца. В модуле права разделили по ролям. Каждый сотрудник видит только разрешенные ему разделы и данные.
«Менеджерам открыты только их клиенты, проекты и договоры. Зарплата, налоги, банковские данные и, главное, кнопки закрытия месяца для них наглухо закрыты».
Но главное изменение произошло не в правах доступа, а в распределении работы внутри 1С:Бухгалтерия.
Менеджер подтверждает, что работы выполнены, сообщает об изменениях по договору и указывает ожидаемую дату оплаты.
Бухгалтер проверяет документы и правильность их отражения в учете.
Финансист готовит управленческие отчеты, разбирает результат по проектам и создает дашборды для собственника.
Раньше бухгалтер сама выясняла, закончен ли проект и когда клиент обещал заплатить. Теперь этот мячик остается на стороне того, кто ведет клиента.
«Я больше не бегаю по отделам и не собираю чужую работу. Менеджер сообщает, что произошло с клиентом, а я проверяю документы».
Все остались в одной 1С, но каждый занимается своим делом
До внедрения финансист выгружал данные из 1С, дополнял их вручную и уточнял у менеджеров.
Получались две версии цифр: бухгалтерская — в 1С и управленческая — в отдельной таблице Excel. После каждого изменения их приходилось снова сверять.
Теперь управленческие отчеты готовит финансист, бухгалтер отвечает за первичку и корректность учета, а менеджеры — за сведения по своим клиентам и договорам.
При этом исходные операции и аналитика остаются в одной 1С.
Бухгалтеру не нужно вести отдельную управленческую таблицу. Но при необходимости она может открыть ОПиУ, ДДС или результат по проекту и посмотреть, из каких операций сложилась цифра.
Шесть изменений для бухгалтерии
Модуль P&L внедряли ради управленческого учета. Но на практике он изменил и работу бухгалтерии.
Регулярные акты под контролем. Забыть про регулярный платеж теперь физически невозможно из-за графиков.
Четкое разделение труда. Бухгалтер больше не делает работу за менеджеров.
Безопасность базы. Менеджеры работают в 1С, но видят только свои кусочки и ничего не могут сломать.
Прозрачная дебиторка. К счету 62 добавились конкретные лица и даты оплат.
Каждый занимается своим делом. Управленческие отчеты готовит финансист, а я отвечаю за правильность первички и налоговый учет.
Единое пространство. Никаких свервок 1С с кривыми таблицами в Excel. Вся компания наконец-то смотрит в один и тот же источник данных.
«Я перестала подменять собой финансиста и работать за менеджеров. Но если директор заходит и спрашивает про цифры — я могу прямо в своей 1С открыть управленческий отчет и за 10 секунд показать, из чего сложилась каждая копейка».
Спецпредложение для дочитавших: посмотрите этот сценарий на своей базе с модулем P&L для 1С по промокоду KLERK
На демо покажем путь одного договора:
счета и акты;
оплату и задолженность;
ожидаемую дату поступления и платежный календарь;
ответственного сотрудника.
Демо с полным функционалом на месяц
Отдельно разберем, какие данные передает менеджер, что проверяет бухгалтер и как ограничить доступ сотрудников к 1С.
Получите доступ
Реклама: ООО «ХОРОШИЕ ЛЮДИ», ИНН 8601044590, erid: 2W5zFH52EDF
