Как устроен внутренний аутсорсинг для бизнеса — экономия с ОЦО

Крупные компании все чаще меняют свою структуру, выделяя непрофильные процессы в ОЦО (общий центр обслуживания). Многие холдинги с 2021 года передают в ведение таких центров новые обязанности, снижая расходы и увеличивая производительность корпораций. Как ОЦО позволяет экономить компаниям, какие функции перекладывают на центры? Как дополнительно повысить эффективность ОЦО с помощью автоматизации потокового распознавания документов? Расскажем в статье.

Общий (или единый) Центр Обслуживания (ОЦО) — модель ведения бизнеса, при которой однотипные, непрофильные и неключевые задачи передают специальным подразделениям, либо компаниям. К таким задачам относятся:

• бухгалтерское обслуживание;
• HR-сопровождение;
• кол-центры;
• работа с клиентами;
• IT-обслуживание;
• логистические подразделения;
• обучение персонала;
• диспетчерские услуги и другие.

Крупные компании, холдинги передают в ведение центров непрофильные функции, чаще всего — однотипные и повторяющиеся, связанные с различного рода документооборотом.

Обрабатывайте любые виды и типы документов, включая рукописные формы и уникальные акты через платформу Beorg Smart Vision.

Таким образом, в общих центрах обслуживания сконцентрированы огромные потоки документов. Каждое подразделение центра имеет четкие регламенты, стандартизированные инструкции по выполнению выделенных задач. За счёт этого операционные расходы головной компании снижаются на 20-40%.

Эффективность работы общих центров контролировать значительно проще, чем структурных подразделений в штате компании.

Основные принципы работы ОЦО:

• Стандартизация. Операции, которые обрабатывает Центр, единообразны и стандартизируются для последующей работы.
• Централизация. Информация от подразделений компании обрабатывается централизованно.
• Цифровизация. В ОЦО, как правило, используют электронный документооборот, цифровые методы обработки информации. Современные методы работы позволяют ускорить процесс работы в несколько раз.
• Непрофильность. В ОЦО передают функции, не относятся к основным видам деятельности компаний.

ОЦО в России. Пример

Холдинг «ГазпромМедиа» использует Общий центр обслуживания, который обслуживает 44 юридических лица и насчитывает около 500 сотрудников.

В ведение ОЦО ГазпромМедиа передал следующие функции:

• кадровый учет и управление персоналом (подбор, обучение, компенсации и льготы, охрана труда),
• финансовые сервисы (бухгалтерский учет, казначейские операции и трансформационные операции по МСФО),
• юридическое обеспечение,
• закупки,
• ИТ-инфраструктуру и поддержку бизнес-приложений,
• административно-хозяйственную деятельность,
• корпоративную безопасность,
• техническое сопровождение вещательного комплекса,
• дистрибуцию сигнала.

Платформа Beorg Smart Vision умеет обрабатывать документы любого вида и сложности: технические, рукописные, плохо структурированные, и даже составленные на иностранном языке. Российская компания Биорг сотрудничает с госведомствами, банками, предприятиями нефтегазового и энергетического сектора, ритейлом и т. д.

Кейс Биорг. Обработка кадровой документации для многофункционального единого ОЦО «Лотос»

• Интеграция системы распознавания Биорг с кадровой системой 1С ЗУП, мобильным приложением и другими системами.

«По итогам пилотного проекта приняли решение подключить к платформе Beorg Smart Vision большое количество географически удалённых подразделений, которые находятся у нас на обслуживании, с общим объёмом около 15 тысяч документов в месяц. Качество распознавания и оцифровки документов выше 99% стало решающим аргументом в пользу масштабирования сервиса Биорг», — говорит Владимир Калуцкий, руководитель многофункционального единого ОЦО «Лотос».

• Документы загружать в систему быстро и просто. Для сканирования на рабочие смартфоны сотрудников установлено мобильное приложение.
• Через платформу обрабатывается весь комплект кадровых документов, необходимых при трудоустройстве.

«До сотрудничества с Биорг на обработку каждого комплекта сотрудник ОЦО тратил 25-30 минут. Через платформу Beorg Smart Vision комплект обрабатывается около 10 минут (время от момента сканирования до выгрузки готовых данных в систему) при одновременной обработке множества комплектов. Кроме того, документы сразу атрибутируются и загружаются в электронный архив», — отмечает Владимир Калуцкий.

Преимущества ОЦО:

1. Легче управлять бизнесом, т. к. за счет стандартизации руководители могут быстро изменить схему бизнес-процессов в зависимости от целей.
2. На 20-40% ниже операционные затраты в рамках группы компаний.
3. Единый способ представления информации для всех составляющих предприятий.
4. Проще ввести в группу новую компанию или направление, т.к. многие процессы автоматизированы через ОЦО.

Как дополнительно повысить эффективность ОЦО

Центры обслуживания наиболее эффективны для организаций, имеющих несколько бизнес-единиц. Тогда однотипные, повторяющиеся задания из каждой части группы компаний передают для обработки в общий центр.

Например, финансовый учет, бухгалтерский учет, или кадровое делопроизводство.

Автоматизация обработки документов существенно ускоряет рутинные действия и снижает затраты в любом подразделении: бухгалтерии, отделе кадров, финансовом или юридическом отделе.

Сервисная платформа от компании Биорг в непрерывном режиме 24/7 и с гарантированным качеством 99%+ переводит в цифру любые виды и типы документов, в том числе рукописные и слабоструктурированные. Тарификация — от 5 до 12 рублей за документ. Стоимость пилотного проекта — от 500 тыс. до 1 млн рублей.

Кейс Биорг. Обработка и оцифровка первичной бухгалтерской документации для Tele2

• За 4 месяца компания Биорг обработала более 17 тонн бумажной документации.
• Сепарация из всего объема необходимых документов.
• Оцифровка свыше 680 тыс. документов.
• Использование облачного электронного хранилища документов.
• Обогащение информационной заказчика системы ранее имеющимися данными.
• Постоянная актуализация системы новыми данными.

Компания Биорг не только оказывает услуги по оцифровке документов, но помогает создать электронный архив для быстрого и удобного поиска атрибутированной информации. Все связанные документы можно найти по единому запросу и легко подготовиться к любого рода проверкам.

Отличия ОЦО от аутсорсинга

На первый взгляд, ОЦО — тот же аутсорсинг, когда определенные задачи компании передают другим исполнителям за определенную плату. Однако отличия есть:

1. ОЦО — это либо отдельное подразделение компании, либо входит в состав бизнеса или группы организаций. Аутсорсинговая фирма никак не зависит от заказчиков, может оказывать услуги многим компаниям и предприятиям.
2. Головная организация напрямую осуществляет контроль за деятельностью ОЦО. В случае работы с аутсорсинговыми компаниями тотальный контроль за операционными действиями получить невозможно.

Таким образом, создание и функционирование ОЦО в компаниях называют также «внутренний аутсорсинг» или «инсорсинг».

Кейс Биорг: потоковая обработка трудовых книжек для НЛМК

Выездное сканирование и распознавание трудовых книжек/ распознавание комплектов документа кандидата:

1. За 3 месяца отсканировано свыше 45 000 ТК в 7 локациях РФ.
2. Полнотекстовое распознавание рукописной информации.
3. Проведение анализа и формализация данных для последующей загрузки в SAP HCM.
4. Метрики системы:

• распознавание пакета кандидата до 20 минут;
• возможность обработки свыше 100 комплектов одновременно.

Через платформу Биорг можно обрабатывать документы любого вида и сложности.

Узнайте больше о наших возможностях.

Прогнозы развития ОЦО в России

Большинство крупных холдингов в России в настоящее время уже перешли на использование ОЦО для работы с основными непрофильными операциями.

О том, что индустрия корпоративного аутсорсинга в форме ОЦО активно формируется, можно косвенно судить и по наличию профессиональных премий. Так например, в марте 2021 года «Лучшим многофункциональным центром» признали общий центр обслуживания «Норникеля», который работает с 2015 года. Конкурс «Лучший ОЦО России и СНГ 2020» был инициирован порталом CFO Russia.

По прогнозам экспертов, все больше функций и обязанностей корпорации планируют передавать в ведение ОЦО. Таким образом, компании хотят сосредоточить основные усилия для работы с ключевыми показателями деятельности, которые влияют на рост прибыли и доходности.

Автоматизировать работу с документами в ОЦО — означает дополнительно повысить эффективность многофункционального центра.

Beorg

Автоматически обрабатываем любые бухгалтерские, кадровые и другие документы. Быстро, точно, надежно.

Отправить