Как компании сотрудничать с самозанятым: правила безопасности

Самозанятые начинают играть все более активную роль в бизнес процессах заказчиков. Их услугами пользуются не только «физики», но и компании, и ИП. В этом посте я покажу вам, как составить договор и закрывающие документы и расплатиться с самозанятым так, чтобы налоговая не придралась.

Почему самозанятые?

Да потому что это экономнее, быстрее и удобнее. Компаниям гораздо выгоднее привлекать для выполнения каких-либо работ/услуг граждан в статусе самозанятых.

Допустим, вам надо что-то допилить в программе, сделать обработку, чтобы оптимизировать рабочие процессы. Штатного программиста у вас нет, значить надо привлекать спеца со стороны. Есть два кандидата — Иван и Олег, готовые выполнить задание за энную сумму.

Иван — фрилансер, не обремененный никакими статусами. Олег оформился самозанятым.

Не надо делать сложных расчетов, чтобы понять, что сотрудничество с Олегом фирме более выгодно.

Во-первых, это совершенно законная экономия средств компании. Оформляя договор ГПХ с самозанятым, вам не придется платить за него взносы на ОПС (22 %) и ОМС (5,1 %).

Во-вторых, расчеты с плательщиком НПД вам не придется отражать в массе зарплатных отчетов — РСВ, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.

Договор: нужен ли в письменной форме?

Сделки с налогоплательщиками НПД оформляются так же, как с другими предпринимателями и физлицами.

Уточню: неважно, что исполнитель — физлицо, которое платит новый налог. Все равно заключение договора с ним регулирует ГК. А это значит, что сделки можно оформлять устно или письменно.

Сделка между юрлицом и гражданином должна заключаться в простой письменной форме. Договор можно заключить путем обмена документами на бумаге, по электронной или обычной почте.

Кроме того, можно принять оферту — в этом случае договор будет считаться заключенным. Об этом, в частности, сообщается в письме ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019.

И все же предпочтительнее заключить письменный договор, в котором будут прописаны все необходимые условия.

Что важно в тексте договора с самозанятым

Важный нюанс: в тексте договора упомяните статус физлица.

Так прямо и напишите: «Исполнитель является налогоплательщиком налога на профессиональный доход».

Кстати, проверить статус исполнителя можно с помощью сервиса на сайте ФНС.

Рекомендую «пробить по базе» вашего исполнителя, так как в случае утраты им права на НПД, на организацию-заказчика ложится бремя по уплате НДФЛ и страховых взносов.

Расчеты

Договор заключен, работы выполнены. Настал час расплаты. Перечисляем деньги на счет исполнителя. Это обычный счет физического лица.

Отвечаю на вопросы обеспокоенных бухгалтеров: ФНС поясняет, что НПД не содержит особенностей в части оформления платежных документов. Платежки оформляйте как обычно.

На заре введения самозанятости у многих были сомнения в легитимности использования ими обычных личных счетов, которые вообще-то не предусмотрены для доходов от ведения бизнеса.

Недавно свое веское слово сказал Центробанк. Регулятор еще раз напомнил, что в законе № 422-ФЗ не установлена необходимость использования физлицами, применяющими специальный налоговый режим НПД, конкретных видов банковских счетов.

В письме ЦБ № ИН-014-12/94 от 19.12.2019 сообщается, что использование такими физлицами своих текущих банковских счетов для получения профессионального дохода не противоречит требованиям законодательства РФ.

Закрывающие документы

Чтобы расходы, понесенные по сделке с самозанятым, учесть для целей налогообложения, необходимы закрывающие документы.

В ситуации, когда исполнитель — ООО или ИП по итогам сдачи работ составляется акт. А как быть с самозанятыми?

В письме ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019 уточняется, что документом, подтверждающим произведенные организацией-заказчиком затраты на оплату услуг по сделке, является чек, выданный плательщиком НПД.

В нем должен быть указан ИНН организации-заказчика и наименование оказанных услуг.

Если у компании-заказчика не будет чека из приложения «Мой налог», то она не сможете принять затраты, понесенные на оплату услуг смозанятого, в расходах, уменьшающих налог.

Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя.

Советую все-таки составлять акты, которые будут фиксировать факт оказания услуги. Тем более, что чек при получении оплаты от компании по безналу, самозанятый выдаст не сразу.

При расчетах в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены расчеты.

Запрет

Не стоит забывать, что для самозанятых установлен ряд запретов. Один из них — запрет применять НПД, работая по трудовому договору, а также по договору ГПХ, когда заказчик — бывший работодатель, ставший таковым менее 2 лет назад.

Об этом, в частности, в очередной раз напоминает Минфин в письме от 20.01.2020 № 03-11-11/2655.

В другом недавнем письме от 30.12.2019 № 03-11-11/103114 Минфин разъяснил, что запрет на сотрудничество с самозанятым в рамках трудовых отношений в полной мере распространяется и на некоммерческие организации.

В отношении доходов, полученных по трудовым договорам, не может применяться НПД.

Еще одно письмо ФНС, от 27.12.2019 № БС-3-11/11131@, тоже предостерегает работодателей от желания подменить трудовые отношения на гражданско-правовые.

Законодательство РФ допускает привлечение лиц к работе на основании договоров ГПХ только в случаях, если данные договоры фактически не регулируют трудовые отношения между работником и работодателем, т.е. физические лица по договору гражданско-правового характера выполняют иную оплачиваемую работу, не предусмотренную трудовым договором, говорится в документе.

Если же по договору ГПХ физлицо фактически будет выполнять трудовую функцию, то такой договор может быть переквалифицирован в трудовой договор, предупреждают фискалы.

Вывод

Юрлицам с самозанятыми работать можно. Это выгодно как в плане налогообложения, так и в плане документооборота.

Но отношения с самозанятыми не должны быть по сути своей трудовыми. Заключайте с самозанятым договор, максимально не похожий на трудовой. Подписывайте акты с указанием выполненных ими работ (оказанных услуг).

Кроме того, не сотрудничайте с плательщиками НПД, которые менее 2 лет назад были сотрудниками вашей компании.

Платформа для работы с самозанятыми

Безопасные сделки, контроль выполнения заданий, автоматизация выплат и документооборота

Подробнее