10 лайфхаков по сотрудничеству юрлиц с самозанятыми

По данным ФНС, в России уже 2 миллиона самозанятых. Режим НПД набирает все большую популярность и все более прочно и гармонично вписывается в деловую среду.

Если поначалу многие компании и ИП опасались сотрудничества с этой новой категорией бизнесменов, то сейчас сделки между юрлицами и самозанятыми гражданами — уже не редкость.

Такое сотрудничество, безусловно, выгодно компаниям — нет взносов, кадрово-зарплатной отчетности и прочих «радостей», с которыми сталкивается бизнес при найме физлиц.

Однако в погоне за выгодой не стоит забывать о правилах осторожности. Сотрудничество с самозанятыми имеет ряд нюансов.

Приведем несколько лайфхаков, которые помогут заказчикам обойти острые углы и избежать ненужных проблем.

1. Заключаем договор

Лайфхак № 1: перед заключением договора с самозанятым убедитесь, что этот человек в течение последних 2-ух лет не работал в вашей фирме по трудовому договору.

Конечно, в малом бизнесе, где каждый сотрудник на счету, можно, не вороша кадровые архивы, по памяти определить, что нанятый исполнитель никогда ранее не состоял с фирмой в трудовых отношениях.

Но даже в среднем бизнесе, не говоря уже про крупный, да еще с большой текучестью кадров, память может подвести, и лучше заглянуть в список уволенных ранее сотрудников.

Если компания случайно наймет по договору ГПХ самозанятого исполнителя, который менее 2 лет назад был штатным сотрудником, эта сделка не подпадет под НПД и придется платить НДФЛ и взносы по полной программе.

Лайфхак № 2: укажите в договоре, что исполнитель является плательщиком НПД.

Это необходимо, чтобы избежать неожиданных сюрпризов как со стороны самозанятого гражданина, который может заявить, что выступал в этих отношениях как обычное физлицо, и извольте заплатить за меня взносы на формирование моей будущей пенсии, так и со стороны налоговиков, которые могут предъявить аналогичные претензии.

Обычно в преамбуле договора с самозанятым пишут так:

ФИО, являющийся налогоплательщиком налога на профессиональный доход, именуемый в дальнейшем Исполнитель.

Лайфхак № 3: «пробейте» самозанятого на предмет наличия у него данного статуса на момент заключения договора.

Здесь действует правило «доверяй, но проверяй». Не будет лишним убедиться, что данный гражданин — тот, за кото себя выдает, то есть действующий плательщик НПД.

Проверить это совсем не трудно. На сайте ФНС есть специальный бесплатный сервис, который выдает данные о наличии статуса плательщика НПД на заданную дату.

Если вдруг статуса самозанятого у исполнителя не окажется, то компанию не спасет то, что в договоре об этом упоминается. НДФЛ и взносы с вознаграждения такому исполнителю придется платить.

Лайфхак № 4: пропишите в договоре санкции за трансформацию самозанятого в обычное физлицо в процессе сотрудничества.

Дело в том, что самозанятый может сам передумать и сняться с учета, или превысить лимит дохода и принудительно быть снят с НПД налоговиками.

По закону такой неприятный сюрприз грозит заказчику финансовыми потерями. ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ предупреждает, что на юрлицо возлагается обязанность по исчислению и уплате НДФЛ и страховых взносов в отношении физлица, с даты утраты последним права на применение НПД.

Поэтому лучше перестраховаться и обезопасить себя. В договоре, например, можно написать так:

В случае утраты Исполнителем своего статуса плательщика налога на профессиональный доход, Заказчик вправе потребовать от Исполнителя уплаты компенсации НДФЛ, взносов, пеней, штрафов, которые будут вменены Заказчику.

Лайфхак № 5: не допускайте в договоре с самозанятым признаков трудовых отношений.

Налоговики и Трудовая инспекция, проанализировав ваши договоры с нпдшниками, могут прийти к выводу, что под видом гражданско-правовых отношений скрываются трудовые.

Чтобы этого не произошло, при составлении договора ГПХ максимально старайтесь избегать трудовых признаков.

Для сведения — перечень оснований, полагающих считать договор ГПХ трудовым, содержит Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. И хотя этот документ был принят еще в «доНПДшные» времена, многие критерии актуальны и при сотрудничестве с самозанятыми.

Кроме того, есть специальная памятка, разработанная ФНС совместно с Рострудом, в которой содержатся критерии различия услуг самозанятого (гражданско-правовые отношения) от услуг штатного сотрудника (трудовые отношения).

2. Производим оплату

Лайфхак № 6: еще раз проверьте наличие статуса плательщика НПД у исполнителя перед тем, как отправлять в банк платежку на выплату ему вознаграждения.

То, что самозанятый был таковым при заключении договора, увы, не означает, что он сохранил свой статус, когда наступил час расплаты. Поэтому будет не лишним еще раз обратиться к сервису ФНС.

3. Получаем закрывающие документы

Лайфхак № 7: Требуйте от самозанятого чек из приложения «Мой налог».

Даже если оплата производится безналом (а в большинстве случае это именно так), самозанятый обязательно должен выдать чек, который он формирует в приложении «Мой налог».

При безналичном расчете чек должен быть сформирован и передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.

Если происходит наличный расчет, то чек должен быть сформирован налогоплательщиком НПД и передан заказчику в момент расчета.

Без чека учесть эту выплату в составе расходов заказчик не может. Чек из «Моего налога» — это самый главный документ. На этом регулярно акцентирует внимание ФНС. Например, в письме от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@.

Лайфхак № 8: проверьте чек.

К сожалению, иногда самозанятые допускают ошибки при формировании чеков. Некоторые серьезные ошибки легко просмотреть, поэтому получив чек, следует внимательно с ним ознакомиться.

Например, в чеке может быть неверно указан ИНН компании-заказчика. Выходит, что услуги самозанятый оказал какой-то другой компании и принять в расходы суммы по такому чеку нельзя. В этом случае самозанятый должен аннулировать неправильный чек и сформировать новый, с правильными данными.

Лайфхак № 9: составьте акт выполненных работ.

Конечно, составление закрывающего акта — это, как правило, обязанность исполнителя, так как он заинтересован в фиксации факта сдача результата работ.

Но в случае, когда контрагент — самозанятое физлицо, обычно этот документ готовит бухгалтерия заказчика.

И хотя самым важным закрывающим документом по сделке с самозанятым является чек, акт понадобится как минимум для того, чтобы зафиксировать сам факт выполнения работ.

Так, ФНС в письме № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019 сообщает, что акт также влияет на отражение расходов в налоговом учете, например, в случае предоплаты. Ведь в этом документе отражается период или дата оказания услуги.

Кроме того, наличие акта — еще одно доказательство, что имеют место именно гражданско-правовые отношения, а не трудовые.

Лайфхак № 10: «пробивайте» контрагентов-ИП не только по ЕГРИП, но и по сервису плательщиков НПД.

Казалось бы, заключая договор с индивидуальным предпринимателем, компании вообще не о чем тревожиться — налоги с вознаграждения ИП в любом случае платит сам независимо от применяемого им режима налогообложения.

Однако с введением в России режима НПД, возникли некоторые нюансы при сотрудничестве с ИП, которые перешли на этот режим.

Во-первых, если ИП является бывшим сотрудником компании, то это не запрещено только в том случае, если он не перешел на НПД. Поэтому если оказывать вам услугу будет бывший работник, а ныне бизнесмен в статусе ИП, убедитесь, что он не самозанятый.

Во-вторых, при перечислении вознаграждения ИП на УСН, его можно включить в расходы на основании акта и платежки. А если этот ИП применяет НПД, с него надо требовать еще и чек. Не имея информации о применении им данного спецрежима, заказчик может «прокрыть» момент с чеком и потом налоговики признают расход неправомерным.

Надеемся, что эти простые правила помогут компаниям при сотрудничестве с самозанятыми избежать возможных неприятностей в виде претензий налоговиков, влекущих финансовые потери.

Платформа для работы с самозанятыми

Безопасные сделки, контроль выполнения заданий, автоматизация выплат и документооборота

Подробнее