Пять распространенных ошибок при работе с 1С, которые могут дорого обойтись вашему бизнесу

Серьезный ущерб бизнесу при работе с 1С может нанести человеческий фактор. Неопытный или безответственный сотрудник — проблема для компании. Разделим неправильную работу с данными на две категории:

1. Неверный ввод данных — это неточности или опечатки при внесении в программу дат, сумм, единиц и др. Все это приводит к искажениям в отчетности. 

2. Нарушение порядка ввода данных — это нерегулярное или несвоевременное внесение данных. 

Пример. Кладовщик весь день принимает и отправляет товары. Данные он записывает в блокнот, чтобы вечером перенести их в программу. Информация не фиксируется в системе своевременно, и это отражается на работе с клиентами. Заказы поступают от клиентов в течение дня, но товара в это время уже может не быть на складе. Руководителю приходится созваниваться с клиентами, оправдываться, объяснять причины произошедшего. Отношения с покупателями могут испортиться из-за халатного отношения сотрудника, который поленился вовремя внести данные в систему.

Решение. Настройте систему, чтобы она подсвечивала ошибки и неточности. Обучите сотрудника правильной работе в программе, обозначьте участок, акцентируйте внимание на важности своевременного внесения данных.

У 1С много разных конфигураций, и не всегда компании уделяют достаточно времени ее выбору — а это влияет на дальнейшую работу.

Часто бизнес не изучает весь потенциал программы. При учете продаж использует только определенные блоки с ограниченными возможностями. Появляется необходимость в конкретной опции, и бизнес подключает программиста для ее разработки. А по факту опция была в стандартном пакете, подключить ее можно было за пару минут. 

Решение. При внедрении 1С оцените свои потребности, а затем выберите программу 1С с необходимым набором функций. Для этой задачи можно задействовать консультанта-аналитика — он изучит бизнес-процессы и даст рекомендации по выбору программы. Если уже работаете с 1С, то изучите ее возможности: это поможет понять принцип ее работы и использовать функционал по максимуму. 

Своевременное обновление программы нужно для корректного заполнения отчетности, передачи сведений в налоговую. Устаревшая версия может конфликтовать с системными модулями, в ней чаще случаются технические сбои. 

Пример. Идет закрытие квартала, бухгалтеру нужно подготовить отчеты. Программа не обновлялась несколько месяцев, а за это время могли измениться требования к формам отчетов. В устаревшей версии программы отправить отчет не получится или его не примет налоговая. 

Решение. Контролируйте своевременное обновление программы, если она стоит на серверах компании. Это задача не только технического администратора, но и руководителя. Особенно важно проследить за установкой обновления в период сдачи отчетности. В облачном варианте 1С обновления устанавливаются автоматически, загрузка происходит незаметно для компании и не отражается на бизнес-процессах.

На рынке попадаются пиратские версии программ 1С, которые обходятся бизнесу дешевле. Но такая экономия сомнительна и только увеличивает издержки компании в дальнейшем.

Пример. Компания устанавливает пиратскую версию 1С очень дешево или даже бесплатно. Первое время работа идет превосходно, но наступает момент, когда разработчик выпускает обновление. Пиратские версии не поддерживают обновления, начинаются технические сбои, у пользователей «слетают» доступы. В итоге программа становится непригодной для работы.

Решение. Обращайтесь сразу к официальным поставщикам 1С. Это сократит издержки компании. Нелегитимные версии работают только до выхода обновлений, и работа в них может нанести серьезный ущерб бизнесу. В ответственный момент доступы исчезнут или «пиратка»  перестанет работать, учет на какое-то время встанет на паузу.   

Программы 1С — это многоуровневые системы, неправильная работа с изменениями может вызвать цепную реакцию и ухудшить работу всей экосистемы.

В 1С могут возникать ошибки конфигурации, которые негативно отражаются на работе. Система уведомит о сбое: «Конфигурация базы данных не соответствует сохраненной конфигурации». Например, такое окошко выскакивает, если некорректно внести изменения в 1С.

Ошибки появляются также при неправильном обновлении программы. В этом случае система просигнализирует: «Не удалось выполнить обновление», «Ошибка совместного доступа к файлу». Например, такое уведомление всплывет на экране при неправильном обновлении программы «1С:Предприятие».

Решение. Регулярно следите за изменениями и обновлениями конфигураций. Если возникают ошибки, подключайте системного администратора. Также решить проблему помогает служба поддержки поставщика 1С. Обращайтесь к официальному представителю 1С в случае сбоев.  

Ошибок при работе с 1С на практике встречается далеко не пять, а намного больше, например:

• Не создавать резервные копии базы данных. В случае сбоев, компьютерных атак, несанкционированного доступа база данных может слететь. Бизнес потеряет ценные материалы, придется с нуля восстанавливать отчетность и данные о клиентах.

• Не разграничивать участки. Наделяйте сотрудников ограниченными правами доступа. Каждый отвечает за свой участок в соответствии с обозначенными полномочиями. В случае инцидентов проще будет найти виновных лиц.

• Не оптимизировать программу. Некорректные настройки могут привести к разным последствиям — замедлению работы 1С, распространению вирусов, невозможности входа в программу, сбоям в сети. Регулярно устраивайте проверки и оптимизируйте систему. 

Основная ошибка — это не использовать программы 1С, когда они нужны бизнесу. Часто предприниматели не применяют этот мощный инструмент для разного вида учета, потому считают его сложным. На самом деле программы 1С отличаются гибкостью и подходят любому бизнесу. Главное — выбрать надежного подрядчика, который поможет внедрить систему в процессы бизнеса и в дальнейшем окажет полное сопровождение (установка обновлений, решение проблем, помощь штатным специалистам и т. д.).

Перечислим несколько простых правил, которые помогут минимизировать ошибки:

• Правильно настраивайте 1С с самого начала. Ошибки часто возникают из-за некорректной первоначальной настройки системы. Перед началом работы убедитесь, что все параметры заданы верно. 

• Обучайте сотрудников. Часть ошибок связана с человеческим фактором. Если сотрудники не знают, как правильно работать в 1С, они могут допускать ошибки в документах, проводить неверные операции или дублировать данные. Обучайте персонал и создавайте понятные инструкции.

• Разделяйте участки. Чтобы избежать случайного или намеренного изменения важных данных, ограничьте доступ сотрудников к ненужным функциям, которые им не нужны. Например, кладовщик не вносит изменения в налоговую отчетность.

• Создавайте резервные копии данных. Любая программа может дать сбой, а потеря данных может привести к серьезным проблемам. Настройте автоматическое создание резервных копий базы 1С, чтобы в случае сбоя можно было быстро восстановить информацию.

• Обращайтесь за помощью к специалистам. Если возникают сложные ошибки, которые невозможно решить самостоятельно, не откладывайте обращение к специалистам. Попытки «лечить» систему методом проб и ошибок могут только усугубить ситуацию.

Компания BRG оказывает бизнесу различные услуги, связанные с продуктами 1С — настройка, внедрение, сопровождение, абонентское обслуживание, обучение сотрудников, консультации. Например, абонентская подписка включает в себя настройку конфигураций, анализ учета, создание копий баз данных, ведение бухгалтерского и налогового учета. Услуги по абонентскому обслуживанию вносятся в договор — никаких недоговоренностей и скрытых платежей. За бизнесом закрепляется отдельный специалист, который разбирается в специфике конкретного направления.  

Читайте также:

• 5 красных флагов: как понять, что ваша учетная система не вывозит и пора переходить на другую.

• 1С:ЕRP или 1С:КА. Муки выбора.

• Управление продажами в 1С: от хаоса к порядку.

Скачайте чек-лист выбора поставщика 1С, чтобы он всегда был у вас под рукой!

Заполните форму, вышлем чек-лист на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ГК Би Эр Джи» ИНН 9717069500, erid: 2W5zFHaSq6g