Все еще храните старые документы? Проблем у вас, видно, мало

Даже не заходя в офис компании, можно сказать, что где-то в ящиках столов лежат старые черновики, тетрадки с записями или расчетами, устаревшие бланки, а в кабинетах на полках и в коробках скучают архивные документы с истекшим сроком хранения. Все это «богатство» собирается годами и что ужаснее — не уничтожается правильно и вовремя.
24,5 тыс. 9,4 тыс.
Все еще храните старые документы? Проблем у вас, видно, мало

Даже не заходя в офис компании, можно сказать, что где-то в ящиках столов лежат старые черновики, тетрадки с записями или расчетами, устаревшие бланки, а в кабинетах на полках и в коробках скучают архивные документы с истекшим сроком хранения. Все это «богатство» собирается годами и что ужаснее — не уничтожается правильно и вовремя.

Почему важно избавляться от офисного «мусора»?

Вот только несколько причин, навскидку:

В черновиках может найтись много информации для заинтересованных лиц и просто любопытных — сведения о доходах, коммерческие тайны заключенных сделок, списки кандидатов на увольнение, да все что угодно Представьте, что какие-то сведения попали к вашим конкурентам или неуполномоченным на доступ к такой информации сотрудникам?

ФНС вам вообще скажет большое спасибо за все ваши заметки и записки. Даже если это всего лишь черновики, они станут неисчерпаемым источником данных, например, о ваших связях с другими компаниями. Пускай это даже будут совершенно законные действия, но вы знаете — налоговики все равно потребуют объяснений. Причем к вам могут явиться внезапно и произвести выемку всех носителей информации, начиная от бумажных документов и заканчивая жесткими дисками, а разбираться, что именно забрали (оригиналы или «черную бухгалтерию») будут потом.

Неуничтоженные персональные данные работников могут стать причиной серьезных неприятностей. Например, в отчетах СЗВ-М, РСВ, справке 2-НДФЛ упоминаются ИНН, СНИЛС, паспортные данные, которые можно использовать в преступных целях. Не говоря уже о трудовых договорах, личных карточках Т-2 и т.д.

Хотите сохранить документы в надежном месте, не захламляя собственное помещение? Воспользуйтесь услугой хранения документов вне офиса.

Про пароли, логины, коды доступа и прочие подобные «заметки на полях» стоит ли даже говорить?

Если вы оставляете старые бланки или черновые документы с печатями и подписями, есть риск, что кто-нибудь из сотрудников захочет воспользоваться случаем и провернуть аферу, особенно если документы касаются выплаты денег.

Можно создать путаницу. К примеру, вы руководитель и согласовываете вариант нового трудового договора с профсоюзом, ведете долгие переговоры и, наконец, утверждаете окончательную редакцию. Да вот незадача — подписываете и отдаете другую, с невыгодными для вас, как работодателем, условиями А все потому, что хранили все варианты «на всякий случай» и под руку попал не тот.

В старых документах встречаются ошибки — неверное оформление, отсутствие подписей, копия вместо оригинала, опечатки, неточности расчетов и т.д. Для многих правонарушений есть сроки давности, после которых привлечь вас к ответственности нельзя и возможно вы даже исправили ошибку, просто не уничтожили первичный документ, но зачем в таком случае хранить компромат на самих себя?

Есть и другие, почему-то не принимаемые в расчет причины для уничтожения: освобождение места (устройте уже персоналу комнату отдыха вместо заваленного коробками кабинета), повышение уровня пожарной безопасности. Накопление легковоспламеняющихся материалов может привести к пожару и препятствовать эвакуации в чрезвычайной ситуации. Нередко складирование архивов осуществляется в непредназначенных для этого местах (на балконах, у дверей аварийных выходов и т.д.).

Как провести уничтожение документов?

Мы уже рассказывали о сроках хранения различных документов. Теперь давайте поговорим как правильно их уничтожить, если сроки закончились или у вас просто скопилось большое количество ненужных деловых бумаг.

В 2020 году можно смело уничтожать документы 2014 года и более ранние, если они не относятся к тем, что имеют особые сроки хранения (например, документы по учету кадров).

Вот алгоритм, согласно которому вы должны действовать:

  • Собрать комиссию для проведения процедуры — состав определяется внутренними документами, в нее могут входить, к примеру, руководитель, главный бухгалтер, сотрудник ответственный за ведение архива, специалист отдела кадров и т.д.
  • Провести отбор документов, подлежащих уничтожению — с учетом ценности документа для организации и сроков его хранения, под наблюдением и при участии членов комиссии;
  • Составить перечень (акт) всех документов для утилизации — его подписывают все члены комиссии. Форма акта определена Правилами работы архива, утвержденными Росархивом. В нем отображаются основные сведения о документации — даты создания, сроки, количество и т. п. Наличие акта придает процедуре уничтожения законность;
  • Выбрать способ уничтожения (особенно это важно для конфиденциальных данных);
  • Уничтожить документы и составить соответствующий акт.

Ключевых момента здесь два — отбор и сам процесс уничтожения.

Если включить в список документы, срок хранения которых не успел подойти к концу, то при проверке вы получите штрафы за отсутствие первички или регистров, не говоря уже о том, что, например, уничтожив лицевые счета сотрудника, можете попросту лишить его пенсии.

Штрафы. Согласно статье 15.11 КоАП при нарушении сроков хранения или уничтожении документации ранее установленного законом времени может наступить административная и уголовная ответственность. Если это стало причиной снижения налоговой базы или искажения отчетности (хотя бы одной строки на 10% и более), то ответственные лица могут подвергнуться штрафу от 5 до 20 тысяч рублей, а также могут быть дисквалифицированы на срок 1-2 года. Если хочется повысить уровень адреналина — загляните в статьи 199 и 325 УК РФ, там ответственность не только денежная, но и в виде лишения свободы.

Обычно уничтожают документы двумя способами:

  • Измельчение. Для этого применяют специальный аппарат — шредер. Он измельчает документы практически в конфетти. Его можно установить прямо в офисе и использовать самостоятельно.
  • Сжигание. Конечно в офисе печь не поставить, поэтому эта процедура проводиться на специальном оборудовании, а организации, производящие сжигание обязаны иметь лицензию.

Возможно комбинировать варианты, например измельчить, а затем сдать на переработку.

Какие услуги по уничтожению документов предлагает «Делис Архив»:

  1. Экспертная оценка сроков хранения документов и выделение документов с истекшими сроками;
  2. Подготовка для согласования акта о выделении документации, не подлежащей хранению;
  3. Вывоз и утилизация в вашем присутствии. У нас мощное оборудование способное уничтожать до 2 тонн документов в час и до 40 тонн в день.

Утилизация документов производится вместе со скрепками, папками, файлами и т. д., предварительная подготовка не требуется. По желанию вы можете арендовать шредер для офиса.

Нам стоит довериться — мы сохраняем предоставленные нам конфиденциальную и коммерческую информацию и данные на всех этапах взаимодействия.

Если вас заинтересовала услуга, оставьте ваши контакты в форме ниже, мы свяжемся с вами и ответим на все вопросы:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Кадры

Исследование: искусственный интеллект заменит бухгалтеров через 3 года. Сами бухгалтеры смеются

Исследование заведующего лабораторией искусственного интеллекта, нейротехнологий и бизнес-аналитики РЭУ им. Г.В. Плеханова Тимура Садыкова показало, что в ближайшие 3 года технологии искусственного интеллекта смогут заменить бухгалтеров и специалистов по кадрам.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

На сдачу декларации УСН компаниями осталось меньше недели

УФНС по Московской области напомнило (актуально для всей России), что налоговую декларацию по УСН за 2023 год необходимо сдать по обновленной форме.

Роструд уточнил особенности гибкого режима рабочего времени

Специалисты Роструда разъяснили основные особенности режима рабочего времени, о которых должны помнить бухгалтеры, кадровики и работники.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Отпуска

МТС Travel запустил продажу авиа, ж/д и автобусных билетов

Цифровая экосистема ПАО «МТС» сообщилп о запуске на платформе МТС Travel витрины с билетами на самолеты, автобусы и поезда.

27

Вестник государственной регистрации: публикация сообщения в журнале

Все заинтересованные лица могут оперативно и из одного ресурса черпать официальную информацию российских компаний, организаций и ИП, которую указанные лица должны публиковать в журнале «Вестник государственной регистрации» на основании действующих законодательных обязанностей.

Вестник государственной регистрации: публикация сообщения в журнале
Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Ликбез по фиксированным взносам-2024: вопрос-ответ

Как теперь платить фиксированные взносы, как уменьшать на них налог, нужно ли уведомление и заявление о зачете?

Ликбез по фиксированным взносам-2024: вопрос-ответ
4
942
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Налоговая тайна больше не тайна для Роструда. Роструд получил доступ к данным об организациях и ИП

Министерство труда предоставило доступ ведомству к некоторым сведениям, которые составляют налоговую тайну. Такая мера направлена на пресечение нелегальной занятости.

Налоговая тайна больше не тайна для Роструда. Роструд получил доступ к данным об организациях и ИП

С 26 марта начнет действовать новая форма заявления на соцвычеты

С 26 марта заявление о подтверждении права на социальный вычет по НДФЛ нужно подавать по обновленной форме.

Весеннее настроение на «Клерке». Красивые и интересные фото

Весна чувствуется с каждым днем все сильнее. Уже совсем скоро снег растает и появится зеленая травка. Сделали для вас весенне-снежную подборку фотографий для поднятия настроения. Присылайте свои фото!

Весеннее настроение на «Клерке». Красивые и интересные фото
192

Календарь вебинаров для бухгалтера в марте 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на март 2024 года и ссылки на записи прошедших в этом месяце эфиров.

1
1,4 тыс.

Закрывающие документы с самозанятыми. Что в них входит и как правильно их оформить

С самозанятыми удобно и выгодно сотрудничать: можно быстро приступить к выполнению задач, а налоги с вознаграждений исполнитель платит сам. Но чтобы избежать проблем с контролирующими органами, нужно правильно оформлять закрывающие документы с самозанятыми. 

Закрывающие документы с самозанятыми. Что в них входит и как правильно их оформить

Мигрантам разрешат работать по одному патенту в нескольких регионах

Минфин начал готовить поправки в закон о правовом положении иностранцев в России.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как не надо оформлять сделку, чтобы потом ее не оспорили в банкротстве?

Представьте ситуацию: у человека есть имущество в виде машины, квартиры, загородного дома или нескольких квартир. Все было хорошо, пока не появилась просроченная задолженность перед  кредиторами.

Коды ОКВЭД для торговли на маркетплейсах: какие выбрать

Выбор кода ОКВЭД зависит от того, как бизнес будет вести продажи: только онлайн или еще и в офлайн-магазинах, будут ли у него пункты выдачи товара и доставка своими силами или с привлечением третьих лиц.

Как рассчитать затраты на перевозку грузов

Грузоперевозки — существенная статья в себестоимости продукции, которая включает в себя не только доставку, но и сопутствующие услуги, например, страхование, проезд по платным дорогам. Рассказываем, как рассчитать затраты на перевозку грузов и сэкономить.

Как рассчитать затраты на перевозку грузов
4
88
НДФЛ

👔Для ИП меняют срок уплаты НДФЛ. Мнение эксперта

Когда устанавливали единый срок уплаты налогов 28 число, забыли про ИП на ОСНО. Теперь это исправят.

5
593

🔥 Последние горячие новости по УСН и взносам

Собрали самые обсуждаемые и важные для бухгалтера новости по УСН, фиксированным взносам ИП и взносам за сотрудников. Кстати, сдать декларацию по УСН организации должны до 25 марта, а ИП до 25 апреля. Времени осталось совсем мало!

Вклады

Страховое возмещение по вкладам теперь можно получить дистанционно

Заявление на получение страхового возмещения по вкладу с 19 марта 2024 года можно подать дистанционно на сайте госкорпорации «Агентство по страхованию вкладов» (АСВ) или через портал Госуслуг.

54

Можно ли получить электронную подпись дистанционно? Рассказываем про все законные способы

В УЦ Айтиком можно приобрести все виды электронных подписей для личных и рабочих задач, средства криптографической защиты, сертифицированные носители ключевой информации (токены) от ведущих российских производителей. Выпускаем подписи в ускоренном режиме, а значит в день обращения при оплате счета вы получите саму подпись и все необходимое для работы с ней.

Можно ли получить электронную подпись дистанционно? Рассказываем про все законные способы
87

Интересные материалы

⚡Срочный вебинар по самозанятым и комиссиям для работодателей. Уже завтра, не пропустите!

Минтруд установил лимиты на работу с самозанятыми. Нужно срочно подготовиться к мониторингу Минтруда и привести в соответствие свои показатели работы с внешними исполнителями.

96