Клерк.Ру

Смена бухгалтера. Передаем дела правильно

460

Уход бухгалтера — стресс для директора. При этом процедура передачи дел главным бухгалтером при увольнении никак не урегулирована законодательно. Приходится самостоятельно вырабатывать правила и стандарты, по которым пройдет этот трудоемкий, но необходимый процесс. Напоминаем — уходящий главбух за допущенные ошибки и недочеты продолжит какое-то время нести ответственность, так что убедитесь, что у вас с учетом все в порядке.

После увольнения главный бухгалтер продолжает нести ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, отсутствие ошибок в ней. Ответственность сохраняется за главбухом год после увольнения согласно указаниям ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

  • несвоевременная сдача отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.
  • уклонение от уплаты налогов в крупном размере сотрудника могут привлечь к уголовной ответственности — штраф до 500 тыс. р. либо лишение свободы до шести лет.

Также бухгалтер несет перед руководством компании материальную ответственность — согласно ст. 238 ТК РФ бывший работодатель может потребовать возместить ущерб, нанесенный в ходе выполнения профессиональных обязанностей. За ущерб могут быть приняты доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Процедура производится в судебном порядке с предоставлением доказательств.

Оформляем передачу дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе указывают:

  • причину проведения приема-передачи дел — увольнение главного бухгалтера;
  • сроки проведения;
  • период, за который передаются дела;
  • лицо, ответственное за передачу дел — фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера;
  • лицо, ответственное за прием дел — ФИО нового главбуха;
  • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. При создании комиссии ответственен за организацию и проведение передачи дел председатель комиссии.

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств (проверяют правильность ведения учета и отраженных остатков по счетам):

  • товаров,
  • материалов,
  • основных средств,
  • кассы,
  • расчетов с дебиторами и кредиторами.

Результаты инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи.

Вступая в должность новый главбух проверяет состояние учета и отчетности. А также наличие документов, таких как:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • учетная политика;
  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями, прочими контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры и т.п.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерские справки;
  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
  • акты сверок с налоговыми органами;
  • акты налоговых органов по результатам проверок;
  • инвентаризационные описи;
  • кассовые документы, выписки банков;
  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись.

Важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, проверить бухгалтерскую отчетность на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета. Проверить правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Проверить все первичные документы новому бухгалтеру нереально, но провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете следует.

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

  • Учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету, приложения к ней,а также действующий на предприятии план счетов;
  • Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
  • Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
  • Бухгалтерская отчетность, декларации и расчеты по всем налогам;
  • Книги покупок и продаж, журналы учета полученных и выставленных счетов — фактур;
  • Приказы о проведении инвентаризации, инвентаризационные описи (акты), сличительные описи;
  • Акты налоговых проверок и сверок с налоговыми органами;
  • Документы по учету основных средств и материалов;
  • Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга);
  • Выписки банков по расчетным счетам с приложение докуметов (платежные поручения, ордера, инкассо и т.п.)
  • Кадровые документы (личные дела, трудовые договоры, приказы о кадровых событиях — принятии, переводе, увольнении, штатное расписание, табели учета рабочего времени);
  • Документы по расчету зарплаты — расчетно-платежные ведомости;
  • Авансовые отчеты;
  • Договоры с поставщиками и покупателями, акты сверок с дебиторами и кредиторами;
  • Первичные документы по покупке, продаже;
  • Прочие документы (бухгалтерские справки, путевые листы, БСО, доверенности и т.д.).

Все документы нумеруются, передача оформляется актом приема-передачи, в котором указываются все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

В акте следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, передающих и принимающих дела;
  • дату передачи;
  • период, за который осуществлена передача;
  • дату и номер приказа, на основании которого производится передача;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Скажете — пугающий объем работы? А если организовать документооборот с другой стороны — предположим ваши документы заведены в электронный архив. Электронный архив может оптимизировать работу компании любого масштаба, к тому же существенно сократить процесс передачи дел. Не только при увольнении бухгалтера, но и при смене директора, продаже компании или других изменениях, влекущих необходимость передать дела новому преемнику.

Электронный архив с «Делис Архив»:

  • Реализуется как на базе программного обеспечения «Делис Архив», так и с использованием разработок ведущих ИТ-компаний;
  • Доступен в виде облачного решения по хранению и использованию электронных копий документов.

Электронный архив бухгалтерских документов позволяет сотрудникам и руководителям компаний:

  • осуществлять копирование и создание документации в автоматическом режиме;
  • отправлять необходимые документы посредством электронной почты;
  • производить поиск в автоматическом режиме по разным реквизитам документов;
  • фиксировать связь между разными документами по общим данным;
  • осуществлять выборку той документации, оригиналы которой располагаются в различных отделах компании;
  • и, конечно, быстро сформировать опись всех находящихся в архиве документов.

 

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, и аудитория «Клерка» о вас узнает
Создать блог