Смена бухгалтера. Передаем дела правильно

Уход бухгалтера — стресс для директора. При этом процедура передачи дел главным бухгалтером при увольнении никак не урегулирована законодательно. Приходится самостоятельно вырабатывать правила и стандарты, по которым пройдет этот трудоемкий, но необходимый процесс. Напоминаем — уходящий главбух за допущенные ошибки и недочеты продолжит какое-то время нести ответственность, так что убедитесь, что у вас с учетом все в порядке.

После увольнения главный бухгалтер продолжает нести ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, отсутствие ошибок в ней. Ответственность сохраняется за главбухом год после увольнения согласно указаниям ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

• несвоевременная сдача отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
• грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.
• уклонение от уплаты налогов в крупном размере сотрудника могут привлечь к уголовной ответственности — штраф до 500 тыс. р. либо лишение свободы до шести лет.

Также бухгалтер несет перед руководством компании материальную ответственность — согласно ст. 238 ТК РФ бывший работодатель может потребовать возместить ущерб, нанесенный в ходе выполнения профессиональных обязанностей. За ущерб могут быть приняты доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Процедура производится в судебном порядке с предоставлением доказательств.

Оформляем передачу дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе указывают:

• причину проведения приема-передачи дел — увольнение главного бухгалтера;
• сроки проведения;
• период, за который передаются дела;
• лицо, ответственное за передачу дел — фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера;
• лицо, ответственное за прием дел — ФИО нового главбуха;
• состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. При создании комиссии ответственен за организацию и проведение передачи дел председатель комиссии.

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств (проверяют правильность ведения учета и отраженных остатков по счетам):

• товаров,
• материалов,
• основных средств,
• кассы,
• расчетов с дебиторами и кредиторами.

Результаты инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи.

Вступая в должность новый главбух проверяет состояние учета и отчетности. А также наличие документов, таких как:

• учредительные и регистрационные документы;
• учетная политика;
• первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями, прочими контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры и т.п.);
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерские справки;
• бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
• акты сверок с налоговыми органами;
• акты налоговых органов по результатам проверок;
• инвентаризационные описи;
• кассовые документы, выписки банков;
• кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
• должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
• список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
• другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись.

Важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, проверить бухгалтерскую отчетность на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета. Проверить правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Проверить все первичные документы новому бухгалтеру нереально, но провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете следует.

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

• Учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету, приложения к ней,а также действующий на предприятии план счетов;
• Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
• Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
• Бухгалтерская отчетность, декларации и расчеты по всем налогам;
• Книги покупок и продаж, журналы учета полученных и выставленных счетов — фактур;
• Приказы о проведении инвентаризации, инвентаризационные описи (акты), сличительные описи;
• Акты налоговых проверок и сверок с налоговыми органами;
• Документы по учету основных средств и материалов;
• Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга);
• Выписки банков по расчетным счетам с приложение докуметов (платежные поручения, ордера, инкассо и т.п.)
• Кадровые документы (личные дела, трудовые договоры, приказы о кадровых событиях — принятии, переводе, увольнении, штатное расписание, табели учета рабочего времени);
• Документы по расчету зарплаты — расчетно-платежные ведомости;
• Авансовые отчеты;
• Договоры с поставщиками и покупателями, акты сверок с дебиторами и кредиторами;
• Первичные документы по покупке, продаже;
• Прочие документы (бухгалтерские справки, путевые листы, БСО, доверенности и т.д.).

Все документы нумеруются, передача оформляется актом приема-передачи, в котором указываются все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

В акте следует отразить:

• Ф.И.О. лиц, передающих и принимающих дела;
• дату передачи;
• период, за который осуществлена передача;
• дату и номер приказа, на основании которого производится передача;
• наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
• серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
• все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
• число переданных печатей, штампов.
• последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Скажете — пугающий объем работы? А если организовать документооборот с другой стороны — предположим ваши документы заведены в электронный архив. Электронный архив может оптимизировать работу компании любого масштаба, к тому же существенно сократить процесс передачи дел. Не только при увольнении бухгалтера, но и при смене директора, продаже компании или других изменениях, влекущих необходимость передать дела новому преемнику.

Электронный архив с «Делис Архив»:

• Реализуется как на базе программного обеспечения «Делис Архив», так и с использованием разработок ведущих ИТ-компаний;
• Доступен в виде облачного решения по хранению и использованию электронных копий документов.

Электронный архив бухгалтерских документов позволяет сотрудникам и руководителям компаний:

• осуществлять копирование и создание документации в автоматическом режиме;
• отправлять необходимые документы посредством электронной почты;
• производить поиск в автоматическом режиме по разным реквизитам документов;
• фиксировать связь между разными документами по общим данным;
• осуществлять выборку той документации, оригиналы которой располагаются в различных отделах компании;
• и, конечно, быстро сформировать опись всех находящихся в архиве документов.

Архив, хранение документов, передача дел

Доверьтесь специалистам Делис Архив

Хотите задать вопросы или узнать больше об услугах?

Оставьте свои данные в форме и мы вам все расскажем:

Имя

Телефон

E-mail

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным